Bijlage 1 Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom inhoudende Privacybeleid gemeente Bergen op Zoom – Taken en verantwoordelijkheden gegevensbescherming

1	Register van verwerkingen - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de actualiteit van de verwerkingen in het register van zijn afdeling. - De FG en de PO zijn verantwoordelijk voor het beheer en de coördinatie van de actualisatie van het register van verwerkingen.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Actief melden van nieuwe of gewijzigde verwerkingen bij de PO en de FG	X
Zorgdragen voor actualiteit van verwerkingen	X
Coördinatie van de actualisatie van het register van verwerkingen	X	X
Beheer van het register van verwerkingen	X	X
Toetsing op kwaliteit, actualiteit, juistheid en volledigheid van het register van verwerkingen	X
2	Privacy overeenkomsten - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het afsluiten, beheren en actualiseren van verwerkers- en andere privacyovereenkomsten. - De FG en PO zijn verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van actuele modellen voor verwerkers- en andere privacyovereenkomsten. - De PO geeft inhoudelijk advies en ondersteuning aan de proceseigenaar over het afsluiten van verwerkers- en andere privacyovereenkomsten. - De CISO geeft inhoudelijk advies aan de proceseigenaar over voorwaarden en onderdelen in verwerkers- of andere privacyovereenkomsten rondom informatiebeveiliging. - De FG adviseert over en ziet toe op het invullen van de verantwoordelijkheden van de proceseigenaar en de PO. De FG ziet daarbij toe op een handelwijze volgens de privacywetgevingen op de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van de centrale registratie.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Afsluiten van verwerkers- en andere privacyovereenkomsten	X
Actualiseren en beheren van de modelovereekomsten.	X	X
Verplicht advies ten aanzien van de samenwerking met derden en verwerkers- of andere privacyovereenkomsten.	X	X	X
Decentrale archivering van verwerkers-overeenkomsten	X
Toezicht op de registratie en uitvoering van verwerkers- en andere privacyovereenkomsten.	X
3	Overleg Informatiebeveiliging en privacy - De CISO en FG organiseren en zitten een gemeentebreed informatiebeveiligings- en privacyoverleg voor. - De CISO, FG en PO nemen deel aan organisatiebrede en onderdeelspecifieke overleggen die informatiebeveiligings- en privacyvraagstukken behandelen. - De CISO, FG en PO nemen op uitnodiging deel aan team-, project- en themaoverleggen, indien hierbij informatiebeveiligings- of privacyvraagstukken aan de orde zijn. - De proceseigenaar wijst een contactpersoon informatieveiligheid & privacy aan binnen de afdeling.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Voorzitten informatiebeveiligings- en privacy overleg	X	X
Deelnemen aan informatiebeveiligings- en privacyoverleg	X	X	X
Project-, team- en thema-overleggen m.b.t informatiebeveiligings- en privacyvraagstukken bijwonen	X	X	X
Aanwijzen decentraal contactpersoon Informatiebeveiliging en privacy	X
4	Datalekken - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het intern melden en afhandelen van datalekken binnen de afdeling, het inventariseren van feiten en omstandigheden, de eventuele externe melding bij de toezichthouder en betrokkenen en eventuele externe communicatie rond het incident. - De proceseigenaar is tevens verantwoordelijk voor de implementatie van adviezen die voortkomen uit onderzoek en/of zijn opgenomen in de rapportage van het datalekteam. - De PO is verantwoordelijk voor inhoudelijke advisering en ondersteuning van de proceseigenaar bij het doorlopen van de procedure. - De FG en de CISO staan zowel de proceseigenaar als de PO bij in raad en daad bij het doorlopen van de procedure. - De CISO, FG en PO zijn verantwoordelijk voor de registratie van het incident en de toetsing op implementatie van de adviezen uit de rapportages.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Intern melden van een datalek	X
Inventariseren van feiten en omstandigheden	X	X	X
Uitvoeren analyse, opstellen verslag en verstrekken van intern advies	X	X	X
In geval van dilemma’s in analyse en/of advies of grote risico’s afstemming verzorgen met directie en bestuur	X	X	X
Melding bij toezichthouder en betrokkenen en eventuele externe communicatie	X
Implementeren adviezen	X
Registratie incident	X	X	X
Toetsing op implementatie adviezen	X	X	X
5	Advies en voorlichting - De CISO, FG en PO geven gevraagd en ongevraagd advies aan de organisatie (medewerkers en management) en bestuur met betrekking tot privacyvraagstukken. - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor aandacht voor informatieveiligheid en privacy op de afdeling.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
X	X	X
Voorlichting en communicatie over informatiebeveiliging en privacy (bewustwording) aan de organisatie	X	X	X
Continue aandacht voor informatieveiligheid en privacy op de afdeling	X
6	DPIA - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het uitvoeren van DPIA’s en het effectueren van de maatregelen naar aanleiding van een DPIA. - De PO is verantwoordelijk voor inhoudelijke advisering en ondersteuning van de proceseigenaar bij het doorlopen van de procedure. - De CISO is verantwoordelijk voor inhoudelijke advisering en ondersteuning van de proceseigenaar voor het onderdeel informatiebeveiliging. - De FG staat zowel de proceseigenaar als de PO bij in raad en daad bij het doorlopen van de DPIA procedure en het geeft inhoudelijk en aan het eind formeel verplicht advies.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Uitvoeren van een DPIA	X	X
Inhoudelijk advies en ondersteuning bij doorlopen van de DPIA procedure	X	X
Opstellen DPIA-verslag, inclusief aanbevelingen FG, en zorgdragen voor nadere besluitvorming en registratie	X	X
Implementeren maatregelen voortkomend uit DPIA	X
Toetsen op de procedure, de resultaten, de effectuering en de naleving van de maatregelen uit de DPIA	X
7	Klachten - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de behandeling van klachten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Dit eventueel in samenwerking met de gemeentelijke klachtbehandelaar en/of FG. - De PO en de CISO zijn verantwoordelijk voor de inbreng van inhoudelijke en procedurele kennis op het gebied van informatiebeveiliging en privacy die eventueel nodig is voor het doorlopen van de klachtafhandelingsprocedure. - De FG ziet toe op de kwaliteit en de correcte afhandeling van de klacht.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Het behandelen van klachten	X
Inbreng van inhoudelijke en procedurele kennis informatiebeveiliging en privacy	X	X
Toezien op kwaliteit en correcte afhandeling van klacht	X
8	Rechten van betrokkenen - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken van de rechten van betrokkenen met betrekking tot de persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. - De PO coördineert de afdelingsoverstijgende verzoeken van betrokkenen. Dit betekent dat deze de verzoeken in ontvangst neemt, het verzoek uitzet binnen de organisatie, informatie verzamelt en een terugkoppeling geeft aan de betrokkene. - De FG ziet toe op de afhandeling van de verzoeken van betrokkenen.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
Het in behandeling nemen van verzoeken	X
Ontvangst en coördinatie, inclusief terugkoppeling aan verzoeker bij afdelingsoverstijgende verzoeken	X
Inhoudelijk adviseren en ondersteunen proceseigenaar bij behandeling verzoek	X
Toezicht op procedure en kwaliteit	X
De behandeling van bezwaar en beroep tegen een beslissing op een verzoek	X	X
9	Ontwikkeling en beheer beleid - De CISO, FG en PO zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer, de optimalisatie en de interne communicatie rond algemeen informatiebeveiligings- en privacybeleid. - De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid ten aanzien van de persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. - De FG is verantwoordelijk voor de toetsing op de uitvoer van het beleid.
Proceseigenaar	CISO	FG	PO
De ontwikkeling, het beheer, de optimalisatie en de interne communicatie rond algemeen informatiebeveiligings- en privacybeleid	X	X	X
Ten uitvoer brengen van het beleid	X
Toezicht op de uitvoering van het beleid	X

Houd art. Bijlage 1 bij de hand