De commissie houdt bij één keer per jaar een formeel klankbordgesprek met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester of, en zo ja bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.
Het functioneren van de burgemeester is onderwerp van gesprek. Daarnaast biedt het gesprek ruimte om over en weer ervaringen met elkaar te delen. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken.
Tevens wordt getoetst aan het verslag en de afspraken uit het vorige formele klankbordgesprek.
Zoveel als mogelijk wordt een klankbordgesprek gevoerd voorafgaand aan het gesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.