Bijlage 1: Participatiebeleid fysieke leefomgeving gemeente Achtkarspelen

Handreiking participatie voor initiatiefnemers

In gesprek met uw omgeving

Inleiding

Bij ruimtelijke plannen is het belangrijk om uw omgeving op tijd en actief te betrekken, met de komst van de omgevingswet wordt dit nog belangrijker. Dit noemen we participatie. Dit is vooral belangrijk wanneer uw plan grote invloed heeft op de (leef)omgeving. Hoe gaat dit nu precies in zijn werk? En wat wordt er van u verwacht?

Met deze handreiking wil de gemeente u als initiatiefnemer helpen om te bepalen in welke mate u uw omgeving moet betrekken bij uw plan. U leest wanneer u uw omgeving moet betrekken en daarna volgt er een stappenplan. Het stappenplan helpt u op weg om participatie te organiseren. Houdt u hierbij in het achterhoofd: participatie is maatwerk, op elk moment kijkt u of uw aanpak goed is en of het anders kan.

Hulp nodig?

Bij gemeente Achtkarspelen kunt u terecht voor vragen over het betrekken van uw omgeving. Wij kunnen de aanpak met u bespreken en waar nodig aanbevelingen en advies geven. U kunt hiervoor contact opnemen met de casemanager van uw plan of via het algemene nummer van de gemeente: 14 0511. U kunt vragen naar de afdeling Ruimtelijke Ordening of Vergunningen.

Wanneer voer ik een gesprek met mijn omgeving?

Heeft u (ver)bouwplannen of plannen die invloed hebben op de fysieke leefomgeving? Dan is het verstandig om de omgeving te betrekken, ook wanneer u geen toestemming nodig hebt van de gemeente.

U moet altijd aangeven of u een gesprek heeft gevoerd met de omgeving. In sommige gevallen bent u verplicht om de omgeving te betrekken. De gemeente kan u informeren over wanneer u verplicht bent om participatie te organiseren. U zult de participatie zelf moeten uitvoeren.


*Omgevingsplan

In het omgevingsplan staan alle regels van de gemeente die gelden voor de fysieke leefomgeving. Wilt u bijvoorbeeld een boom kappen, een inrit aanleggen of uw woning verbouwen? Controleer dan bij de gemeente of deze activiteit binnen het omgevingsplan past. Voldoet u aan de regels van het omgevingsplan dan is een gesprek met uw omgeving niet verplicht, maar wel aan te raden.

Mogelijkheid om af te wijken binnen het Omgevingsplan

In het Omgevingsplan vindt u gevallen waarbij u mag afwijken van de regels uit het Omgevingsplan. Wanneer uw plan bij deze gevallen hoort, dan is een gesprek met uw omgeving niet verplicht, maar wel aan te raden. Voldoet uw plan niet aan de regels van het Omgevingsplan én valt het niet onder de gevallen waarbij afgeweken kan worden? Dan heeft u een buitenplanse afwijking (het plan past niet in het Omgevingsplan) nodig waarbij een gesprek met uw omgeving wel verplicht is. U moet aangeven hoe u de omgeving heeft betrokken bij uw plan. Dit wordt meegenomen in de beoordeling van het in behandeling nemen van uw plan.

Participatie vooraf en achteraf

Participatie betekent dat u de omgeving actief betrekt in een vroegtijdig stadium van uw plan. Denk aan ondernemers, inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Dit is een informeel proces. Naast dit informele proces bestaat er de mogelijkheid van het formele (wettelijke) recht van inspraak: het indienen van zienswijzen, mogelijkheid op bezwaar op beroep. Deze wijze van inspraak vindt plaats wanneer het plan al verder in procedure is. Participatie zoals beschreven in deze handreiking vindt in een vroeg stadium van een plan plaats.

Aan de slag!

Stap 1: Analyse van het plan

Om te beginnen is het belangrijk om erachter te komen wat de aard van het plan is. Hierbij is het maken van een analyse belangrijk. U beantwoordt de volgende vragen:

• - Waarover gaat u de omgeving betrekken?
• - Wat is het doel van participatie?
• - Wat is de aanleiding van uw plan?
• - Hoeveel invloed heeft uw omgeving op het plan? Geef aan op welke vlakken de omgeving kan meepraten of meebeslissen
• - Hoeveel budget en tijd heeft u om een participatieproces te organiseren?
• - Wie zijn er belanghebbenden?
• - Wie gaat u betrekken bij het participatieproces?

Stap 2: Mate van participatie: de participatieladder

Er zijn verschillende participatieniveaus. Nadat u een analyse heeft gemaakt, kunt u de participatieladder gebruiken om te kijken welk participatieniveau geschikt is voor uw plan. De analyse geeft inzicht in de impact van uw plan op de omgeving, welk niveau van participatie van toepassing is op uw plan en heeft te maken met de ruimtelijke en maatschappelijke impact uw plan. Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende participatieniveaus. Twijfelt u over welk niveau het beste bij uw plan past, neem in dat geval het hogere niveau of informeer bij uw contactpersoon bij de gemeente.

1. Informeren

U informeert betrokken personen en omwonenden over uw plan. Dit speelt vaak bij kleine plannen zoals het kappen van een boom of het plaatsen van een dakkapel. Ook geldt dit vaak voor plannen waar weinig of geen participatie mogelijk is. Denk hier aan het plaatsen van verkeersborden of handhaving van wettelijke regels.

2. Raadplegen

U vraagt ideeën, meningen en ervaringen van de omgeving. U bepaalt hier zelf de agenda en het participatieproces. U bepaalt zelf of u reacties uit de omgeving verwerkt in het vervolgproces. U kunt dit bijvoorbeeld doen door een enquête uit te zetten of een inloopavond te organiseren.

3. Adviseren

Betrokkenen kunnen eigen belangen, ideeën, problemen en oplossingen aandragen. U bepaalt hier wel de agenda en het verloop van het proces. De inbreng van betrokkenen spelen een grote rol bij de planontwerp en planontwikkeling. Wanneer u de aangedragen adviezen niet overneemt, moet u dit goed motiveren. U kunt bijvoorbeeld een bijeenkomst organiseren waarbij u samen met betrokkenen brainstormt over het ontwerp of de ontwikkeling. Vervolgens kunt u de uitkomsten van zo’n bijeenkomst verwerken in een verslag. In dit verslag geeft u vervolgens aan of u de aangedragen adviezen wel of niet overneemt.

4. Samenwerken (co-creatie)

Op dit niveau van participatie gaat u met belanghebbenden en betrokkenen vroegtijdig om tafel. U bespreekt het plan, de uitgangspunten en mogelijke kaders. Samen bepaalt u de agenda van het proces. Gezamenlijk gekozen oplossingen en ideeën voert u uit binnen bepaalde kaders. Betrokkenen kunnen ook meedenken over hoe het proces ingericht wordt. U kunt dit bijvoorbeeld toepassen bij de uitbreiding van een woonwijk of het ontwikkelen van een visie. U werkt hierbij samen met de betrokken aan het gehele proces.

5: Meebeslissen

(Mee)beslissen is de hoogste trede van de participatieladder. U laat de ontwikkeling van en de besluitvorming over aan de betrokkenen, waarbij u een adviserende rol heeft. Resultaten uit het proces hebben een bindende werking: u moet als initiatiefnemer de resultaten overnemen. U kunt hierbij denken aan het herontwikkelen van een dorpshuis. U betrekt bij het gehele proces de betrokkenen. U werkt bijvoorbeeld samen uit hoe het dorpshuis eruit komt te zien en welke activiteiten er plaats zullen vinden. De keuzes hierover maakt u samen met de betrokkenen.


Stap 3: Kies een werkvorm voor participatie

Kies een werkvorm (zie de voorbeelden in de onderstaande tabel). Motiveer kort waarom u deze vorm gebruikt (omschrijving van het plan). Geef ook aan welke partijen u betrekt bij het proces (bedrijven, omwonenden, instellingen, et cetera). Bespreek deze keuze met uw contactpersoon bij de gemeente voor eventuele aanbevelingen. Participatie is maatwerk. U kunt altijd andere participatievormen overleggen. U kunt bijvoorbeeld ook een combinatie van verschillende vormen kiezen.

Stap 4: Maak een verslag

Maak altijd een verslag van hoe het gesprek of het participatieproces is verlopen. Hoe uitgebreider uw participatievorm is, hoe uitgebreider het verlag is.

Bij een mondeling of schriftelijk omgevingsdialoog staan de volgende onderdelen in het verslag:

• - Welke betrokkenen heeft u benaderd;
• - Welke reacties/vragen/opmerkingen u kreeg van de betrokkenen;
• - Of u aan de hand hiervan de plannen aanpast.

Bij een informatiebijeenkomst met betrokkenen staan de volgende onderdelen in het verslag:

• - Welke betrokkenen heeft u benaderd;
• - Welke betrokkenen waren bij de informatiebijeenkomst aanwezig;
• - Wie van de ontwikkelende partijen waren aanwezig bij de informatiebijeenkomst;
• - Hoe verliep de informatiebijeenkomst: was er een presentatie, informatiemarkt, etc.;
• - Welke reacties/opmerkingen/vragen kwamen van de bezoekers;
• - Past u uw plannen aan naar aanleiding van de reacties/opmerkingen en hoe dan?

Deel het verslag met de betrokkenen

Past u uw plan aan naar aanleiding va de gesprekken? Geef dan duidelijk in het verslag aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Past u het plan naar aanleiding van de gesprekken niet aan? Schrijf duidelijk op waarom u hiervoor kiest. Vervolgens stuurt u het verslag naar alle genodigden.

Het plan en het verslag maken onderdeel uit van het dossier. Daarnaast worden uitkomsten van het verslag van de omgevingsdialoog gebruikt voor de beoordeling van uw vergunning.

Gereedschapskist met voorbeelden en instructie

Participatiewebsite van de gemeente

Heeft u een omvangrijk plan waar u de omgeving breed bij wil betrekken? Dan kunt u gebruik maken van het participatieplatform van de gemeente (www.denkmee.achtkarspelen.nl).

Deze website kan worden ingezet om informatie te delen en op te halen. U kunt uw participatieproces weergeven met een tijdlijn. Via een tijdlijn kan iedereen zien in welke fase een project zit. Daarnaast kunnen inwoners input achterlaten op de website.

Uw contactpersoon bij de gemeente kan u meer informatie geven over dit participatieplatform.


Voorbeeldbrief – Bekendmaking plannen (kan gebruikt worden bij middelgrote plannen)

[Naam, adres, woonplaats]

Datum

Geachte/beste ……,

Graag willen wij u informeren over onze plannen ……..

(voorbeeld) Wij gaan/Wij hebben een wijziging in het Omgevingsplan / nieuwe vergunning aanvragen/aangevraagd bij de gemeente Achtkarspelen.

Wij willen u hierbij in de gelegenheid stellen om, als u dat wilt, hier binnen 2 weken op te reageren. U kunt een reactie schrijven of telefonisch contact opnemen.

De gemeente verwacht dat wij de reacties opnemen in een verslag. En dat wij u laten weten wat wij met uw opmerkingen gaan doen. Dit verslag maakt onderdeel uit van de beoordeling van het plan. In een later stadium wordt het plan als ontwerp voorgelegd aan het college van burgermeester en wethouders. Daarna wordt het plan ter visie gelegd en kunt u uw zienswijzen geven. De gemeente informeert u hierover via de gemeentepagina in het gemeenteblad en via de website van de gemeente.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Als u naar aanleiding van deze brief vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met ons.

Met vriendelijke groet,

[Uw contactgegevens]

Voorbeeldbrief – Uitnodiging Bewonersbijeenkomst (kan gebruikt worden bij grote/complexe plannen)

[Naam, adres, woonplaats]

Datum

Geachte/beste ….

Graag willen wij u informeren over onze plannen ..

Wij gaan/Wij hebben een herziening/wijziging/afwijking van het omgevingsplan aanvragen/aangevraagd bij gemeente Achtkarspelen.

Wij nodigen u uit op (datum) in (locatie en adres), waar wij een toelichting geven op onze plannen. Tijdens deze bijeenkomst is er ook gelegenheid voor het stellen van vragen. De gemeente verwacht dat wij een verslag maken van de bijeenkomst waarin wij uw reacties opnemen. Dit verslag maakt deel uit van de toelichting op het plan.

In een later stadium wordt het plan als ontwerp voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Daarna wordt het omgevingsplan ter visie gelegd en kunt u uw zienswijzen kenbaar maken. De gemeente informeert u hierover met een bewonersbrief.

Kunt u niet bij de informatiebijeenkomst zijn? Dan kunt u binnen 2 weken na het ontvangen van deze uitnodiging uw opmerkingen of vragen naar ons sturen.

Met vriendelijke groet,

[Uw contactgegevens]

Handleiding: De omgeving betrekken met een ontwerpteam (bij grote/complexe plannen)

De Omgevingswet zorgt ervoor dat de samenwerking tussen gemeente en inwoners verandert. Bij ruimtelijke plannen moet de omgeving in een vroegtijdig stadium worden betrokken in het proces.

Binnen de gemeente Achtkarspelen willen wij bij ruimtelijke projecten zoveel mogelijk werken volgens de Omgevingswet. Deze handreiking gaat in op het participatiemiddel: werken met ontwerpteams. Voor grotere plannen (zoals bij woningbouwprojecten) wordt dit middel ingezet om inwoners actief en vroegtijdig te betrekken bij het ontwerp van het plan.

• - Werkwijze

Hieronder worden de onderdelen in verschillende fases in het participatietraject uitgeschreven: wie participeren, de vorm van participatie, de wijze van ‘beëindiging’ van de participatiefase en de planning.

Fase 1: INFORMEREN

Het participatietraject begint met het informeren van inwoners. De start bestaat uit een plenaire bijeenkomst waarvoor we inwoners persoonlijk uitnodigen in de buurt. In de brief staat de aanleiding van de uitnodiging en een toelichting op het besluit van de gemeenteraad. Tijdens de plenaire bijeenkomst leggen we uit wat het doel is van de bijeenkomst en hoe het verdere verloop van de participatie eruit komt te zien. Ook geven we aan welke (overige) partijen mee zullen doen en wat hun rol is tijdens het participatietraject en leggen we de kaders uit.

Tijdens de bijeenkomst vragen we aanwezigen om alvast een aantal aandachtspunten of denkrichtingen mee te geven.

Fase 2: ONTWERPEN

Omwonenden krijgen tijdens en na de plenaire bijeenkomst de mogelijkheid deel te nemen aan een ontwerpteam. Andere betrokkenen op het gebied van woningbouw nodigen we ook uit om deel te nemen aan het ontwerpteam. Het ontwerpteam zal bestaan uit een afvaardiging van inwoners/omwonenden, dorpsvertegenwoordiging, grondeigenaren/ontwikkelaars, gemeente, woningcorporaties, natuurorganisaties en eventuele andere belanghebbenden. Bij de samenstelling zal gekeken worden naar een goede vertegenwoordiging van belangen en meningen (voor- en tegen).

Het ontwerpteam gaat aan de slag met alle denkrichtingen uit de plenaire bijeenkomst. Op basis van de denkrichtingen maken we één of meerdere schetsen. Het ontwerpteam zal daarbij ook rekening houden met de kaders die door de gemeente zijn gegeven. Het ontwerpteam komt een aantal keren bijeen om te komen tot een mogelijke invulling/schets.

Het is mogelijk om expertise zoals stedenbouwkundigen te vragen wanneer dat nodig is. Het ontwerpteam maakt gebruik van alle participatiemiddelen die al voorhanden zijn, zoals het participatieplatform van de gemeente: www.denkmee.achtkarspelen.nl


Fase 3: RESULTATEN VERWERKEN

Het ontwerpteam koppelt de opbrengst terug naar alle omwonenden en belanghebbenden tijdens een plenaire bijeenkomst. Uitgelegd wordt wat het participatieproces heeft opgeleverd en wat ermee is gedaan. Betrokkenen kunnen dan reageren op verschillende schetsen en gezamenlijk een voorkeursschets kiezen, die kan rekenen op zoveel mogelijk draagvlak. Van de gekozen schets wordt een ontwerp gemaakt dat verder wordt meegenomen in de planologische procedure. Hiermee is het participatieproces afgesloten.

• - Planning

Door van tevoren een schatting te maken van hoe vaak het ontwerpteam samenkomt en hoelang het duurt om de input te verwerken tot een definitieve schets kan een globale planning worden gemaakt. De planning begint bij de eerste plenaire bijeenkomst en eindigt wanneer het ontwerpteam een definitieve schets kan presenteren aan de inwoners. Hier eindigt de vroegtijdige participatie en begint de planologische procedure. Tip: het participatieplatform (denkmee.achtkarspelen.nl) van de gemeente kan goed gebruikt worden om inwoners een transparante inkijk te geven in de planning. Via een tijdslijn kan iedereen zien in welke fase het participatietraject zich bevindt. Deze tijdslijn is te allen tijde aan te passen en aan te vullen.

• - Besluitvorming

Bovenstaande werkwijze moet onder andere leiden tot een helder beeld van de mate van draagvlak van de omgeving wat bijdraagt aan de haalbaarheid van het plan. De initiatiefnemer heeft alle belangen in beeld en kan de planologische procedure starten. De raad ontvangt de resultaten van de participatie ter informatie en neemt de besluiten over het voorontwerpbestemmingsplan en het ontwerpbestemmingsplan.