2.4.1 Dossiervorming
Van het onderzoek wordt een dossier bijgehouden en bewaard voor de duur van 10 jaar in geschrifte en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, op grond van artikel 4 van de Regeling basisregistratie personen. Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier en kan betrekking hebben op meerdere personen op het adres.
2.4.2 Aanschrijven van de betrokkene
Het adresonderzoek start met het benaderen van de persoon om hem/haar te wijzen op de plicht om aangifte te doen van adres en verblijf of adreswijziging, op grond van de Wet BRP. De persoon dient te worden opgeroepen om direct aangifte te doen van adreswijziging. Het laatst bekende adres in de BRP kan daarbij worden gebruikt om de persoon aan te schrijven. Ook kan een vermoedelijk nieuw adres van de persoon worden gebruikt, als dat beschikbaar is. Een nieuw adres kan worden vermoed door een terugmelding, dan wel door de uitkomst van nader onderzoek via internet of meldingen van derden. In de brief kan de gemeente waarschuwen voor een bestuurlijke boete als de persoon niet aan zijn aangifteplicht voldoet. In afwachting van een reactie van de persoon binnen de gegeven termijn in de brief, kan de gemeente al verder gaan met het onderzoek. Als de persoon niet reageert, of als de reactie niet leidt tot een andere beslissing, moet het adresonderzoek in elk geval verder vervolgd worden. (Zie artikel 2.4.3)
2.4.2.1 Uitkomst na aanschrijving betrokkene
Als de persoon naar aanleiding van de brief een aangifte van verhuizing doet, wordt zijn aangifte verwerkt en het adresonderzoek beëindigd. Het is uiteraard ook mogelijk dat op basis van een reactie van de persoon blijkt dat het signaal op een misverstand berust. In dat geval hoeft er geen wijziging in de BRP plaats te vinden. Het adresonderzoek kan in deze gevallen worden afgesloten. Echter bij twijfel over de juistheid van informatie kan de gemeente de persoon om bewijs vragen. Twijfelt de gemeente na inlevering van het bewijs nog steeds, dan wordt het onderzoek vervolgd.
2.4.3 Uitbreiding van het onderzoek
Het doel van het onderzoek is om de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen en de BRP op orde te brengen. In het algemeen zijn er twee mogelijkheden om het adresonderzoek verder uit te breiden. Beide mogelijkheden kunnen achtereenvolgens, gelijktijdig of afzonderlijk worden opgepakt.
Op basis van een terugmelding door een overheidsorgaan kan bijvoorbeeld al informatie beschikbaar zijn zodat een bepaald onderdeel van het onderzoek niet zinvol is. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de gemeente om te bepalen wat de waarde van de al beschikbare informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om een bepaalde situatie te onderzoeken. Als het nodig is, kan de BRP Toezichthouder zijn bevoegdheden aanwenden (titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht). De twee mogelijkheden voor uitbreiding zijn:
Informatie inwinnen bij andere bronnen;
Feitelijk onderzoek ter plaatse uitvoeren.
Onder sub a vallen o.a. de volgende bronnen:
Controle in Suwinet-inkijk en internet, maar ook het raadplegen van (interne) collega’s, familie van de persoon, woningeigenaar, werkgever, woningbouwcorporaties, nieuwe bewoners van het adres of een andere (woon) gemeente. Bij het vragen om informatie over het adres van de persoon mag de persoonlijke levenssfeer van de persoon of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen een bevraging plaatsvinden. De aangeschreven persoon – niet zijnde de persoon zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) informatie verschaffen ten behoeve van het bijhouden van de BRP.
Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te raadplegen indien van toepassing, als Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en DUO, maar bijvoorbeeld ook UWV en Belastingdienst.
Er kan ook een feitelijk onderzoek ter plaatse worden uitgevoerd, als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres, dan wel om een adres waarop in de BRP geen bewoners geregistreerd staan, maar er volgens de melding wel mensen wonen. Bij bezoek aan het, in de BRP geregistreerde adres, kan worden nagegaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Bij deze stap van het adresonderzoek moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van de persoon of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, een adres van de persoon bekend is. Personen zijn niet verplicht te antwoorden.
De gemeente kan afspraken maken met andere afdelingen over het uitvoeren van feitelijk onderzoek. Het onderzoek kan zo efficiënt en effectief worden uitgevoerd.
2.4.4 Onderzoek van een ander overheidsorgaan, een andere afdeling of een afnemer
Een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP krijgt verstrekt of een andere afdeling van de gemeente, kan zelf al een onderzoek uitgevoerd hebben naar de verblijfplaats van de persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden naar de BRP.
Tijdens het adresonderzoek kan gebruik worden gemaakt van deze gegevens. Gedacht kan worden aan een huisbezoek waarbij is geconstateerd dat de persoon niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd.
De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, als de gemeente weet dat het onderzoek gedegen is uitgevoerd.
Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, hebben op grond van de wet BRP een terug meldplicht. Als een overheidsorgaan afwijkende, mogelijk actuelere, gegevens beschikbaar heeft, kunnen deze via de Terugmeldvoorziening (TMV) 2.0 worden terug gemeld.
2.4.5 Termijn aanpassen in geval van een terugmelding
De gemeente kan na een eerste bericht dat er adresgegevens mogelijk onjuist zijn, de eerste vermelding in de TMV 2.0 of via het Zaaksysteem van het in onderzoek plaatsen van een bepaald gegeven, de eerder opgegeven termijnen vermeld in artikel 2.7 van deze Regeling, aanpassen.
Als tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek langer duurt dan dat in eerste instantie was verwacht, moet de gemeente dit bijwerken in de TMV 2.0 en het Zaaksysteem om misverstanden te voorkomen.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.4
Inhoud van het adresonderzoek
Onderdeel van Regeling briefadres en adresonderzoek gemeente Gooise Meren 2023