De initiatiefnemer dient een communicatieplan in te dienen. Dit plan kan onderdeel uitmaken van het participatieplan of de initiatiefnemer schrijft een apart communicatieplan. Het communicatieplan geeft antwoord op de volgende kernvragen:
**•.** Zijn de stakeholders op tijd en voldoende geïnformeerd over de Energietuin zodat ze voldoende kans hebben gehad om hun input te leveren ten aanzien van het aanleggen van de Energietuinen?
**•.** Zijn de stakeholders op tijd en voldoende geïnformeerd over de Energietuin zodat ze voldoende kans hebben gehad om hun mening te vormen ten aanzien van het wel of niet deelnemen aan het eigenaarschap/coöperativiteit?
**•.** Zijn de gewenste communicatiedoelen behaald en wat is het effect van de communicatie?
Vereiste hoofdstukken communicatieplan
Het communicatieplan bevat de volgende hoofdstukken met de daarbij horende uitwerking:
**•.** Inventarisatie doelgroepen
Iedere geïnteresseerde inwoner van Voerendaal moet toegang hebben tot de informatie die beschikbaar is over de Energietuin. We vragen van de initiatiefnemer om ook na te denken over de aanvullende verschillende doelgroepen. Zo zijn er bijvoorbeeld de direct omwonenden. Bedenk ook welke stakeholders relevant zijn, denk daarbij aan energie coöperaties. Beschrijf de belangrijkste kenmerken van de doelgroepen waarmee gecommuniceerd gaat worden, welke rol en welk belang ze hebben.
Als er een doelgroepenanalyse uitgevoerd is, voeg deze dan toe.
**•.** Communicatiedoelen
De doelstelling, de boodschap, het resultaat en het effect.
Beschrijf de verschillende communicatiedoelstellingen, waarbij een verschil gemaakt wordt tussen de doelgroepen en de verschillende fasen van het project. Dit beperkt zich niet enkel tot de voorbereidingsfase maar is ook essentieel tijdens de gebruiksfase. Om de doelstellingen te halen dienen de boodschap en het communicatiemiddel op elkaar afgestemd te zijn.
De communicatiedoelen dienen vooraf (SMART) bekend te zijn, zodat gedurende het communicatietraject bijgestuurd kan worden.
**•.** Communicatievormen/middelen
Wanneer de omgeving actiever betrokken wordt bij de invulling en beheer van de Energietuin is de verwachting dat ook de betrokkenheid groeien. Bij de inzet van alle communicatiemiddelen is het noodzakelijk om na te gaan of het middel geschikt is voor de projectfasering, of het middel past bij de doelgroep, of het middel past bij de boodschap en op welke manier he middel ingezet wordt.
Voorbeelden van middelen zijn: Informatiebijeenkomsten, verschillende soorten media, contact per brief, regelmatig contact, Communicatie per fase, meedenkvormen, tijdige informatie, samenwerking stakeholders
**•.** Tijdpad en planning/fasering
Het tijdpad van de totale planning dient door middel van een communicatieplanning in beeld gebracht te worden. Houd rekening met de verschillende fasen; voorbereiding, realisatie en beheer. De frequentie en timing van de communicatie wordt benoemd én de inzet van verschillende communicatievormen zijn opgenomen (brief, inloopbijeenkomst, webinar, enz.). Benoem ook de aanpak van de communicatie; ligt de nadruk op informeren, inventariseren, verdiepen, meedenken, enz.
Onderstaande tabel kan een richtlijn zijn voor de communicatieplanning.
Fase: voorbereiding/realisatie / beheer
Wanneer
Doelgroep
Doel
Middel
**•.** Contactpersoon/ rol- en taakverdeling
Belangrijk in de communicatie is dat in iedere fase duidelijk is met wie en op welke manier contact opgenomen kan worden met de initiatiefnemer. Het communicatieplan geeft aan welke partij welke rollen en verantwoordelijkheden heeft. Ook wordt aangegeven wie bepaalde communicatietaken oppakt en hoe de samenwerking plaats zal vinden.
Verslaglegging
Om de samenwerking met stakeholders goed uit te kunnen voeren moeten afspraken vastgelegd worden. Dit kan resulteren in verslagen, logboeken, of tussentijdse rapportages.
Resultaten
De communicatiedoelen die vooraf (SMART) gesteld zijn, dienen gemeten te worden. Het effect van de communicatie dient gedurende het proces beschreven te worden waarvoor verschillende ijkmomenten de basis vormen. Hierbij gaat het niet alleen om de verslaglegging en terugkoppeling, maar voornamelijk om de monitoring en de bijsturing indien dit nodig is.
Hoofdstuk › Paragraaf 3
Artikel 3.6.5
Communicatieplan
Onderdeel van ENERGIETUINEN VOERENDAAL Een beoordelingskader voor de ontwikkeling van energietuinen in Voerendaal