Bijlage Handboek vervanging archiefbescheiden

Inleiding

Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/22/184465 – 325379. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.

In dit geval het informatiesysteem ‘ZorgNed’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen het sociale domein.

1. Reikwijdte

De gemeente voert met behulp van het informatiesysteem ZorgNed enkele wettelijke taken uit, te weten:

• - WMO
• - Jeugdwet
• - Leerlingenvervoer
• - Mantelzorgcomplimenten
• - Gehandicaptenparkeerkaarten

Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van deze wettelijke taken in het informatiesysteem ZorgNed, waarbij het de vervanging van analoge inkomende post, analoge uitgaande post en analoge documenten met een natte handtekening betreft.

Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.

De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum), rekening houdende met de wettelijke bezwaartermijn van 6 weken.

Buiten de scope van het vervangingsproces vallen:

• - fysieke gehandicapte parkeerkaarten (GPK) die uitgegeven, danwel geretourneerd worden. Op de GPK bevindt zich rechtsonder een hologram, welke de echtheid van de kaart aantoont. De retour gekomen GPK’s blijven in hun oorspronkelijke staat bewaard en zullen fysiek in het archief gearchiveerd worden.

Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.

2.Afwijkingen t.o.v. het vervangingshandboek

Hoofdstuk | Omschrijving afwijking

• - | -

Er zijn geen afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging archiefbescheiden.

3. Register van bijlagen

De hierboven genoemde bijlagen zijn op te vragen bij de gemeente Beekdaelen, onder vermelding van de unieke aanduiding. Deze bijlagen dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit.