Art. 3.3 Evenementenbeleid gemeente Koggenland 2023 — Stap 3: het evenement melden of aanvragen

Het beoordelen en voorbereiden van een evenement kost veel tijd. Daarom is het van belang dat u een evenement op tijd meldt of aanvraagt. Hoe u dat doet, leest u in de handreiking in bijlage 5 (pagina 32). Hier leest u in het kort hoe dat gaat, met in tabel 3.1 wat wij nodig hebben voor de beoordeling en in tabel 3.2 welke termijnen gelden. Wat zijn de vereisten om een aanvraag in te dienen? Voor een goede en snelle beoordeling van het evenement is het belangrijk dat u het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invult. Doet u dit niet, dan kan dat tot vertraging leiden. In tabel 3.2 staat wat er nodig is bij een aanvraag; in bijlage 5 lichten we dat uitgebreid toe. Tabel 3.2 De vereisten bij een aanvraag Melding Categorie A Regulier evenement Categorie B Aandachtsevenement Categorie C Risico evenement Aanvraagformulier Ja Ja Ja Ja Draaiboek * Ja Ja Plattegrond van het evenemententerrein (inclusief alle objecten die u wilt plaatsen) Ja Ja Ja Veiligheidsplan * Ja Ja Calamiteitenplan Ja Ontruimingsplan Ja Beveiligingsplan Ja Ja Verkeersplan * Afhankelijk van het soort evenement Ja Gegevens van de tent** (tekening van de indeling van de tent, constructiegegevens) Ja Ja Ja Gegevens van het gebouw** (tekening van de indeling van het gebouw) Ja Ja Ja Bibob toets *** *** *** *Als de gemeente dat wenst **Alleen als dit van toepassing is *** De wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) kan worden toegepast op een aanvraag indien dit in het Bibob beleid Koggenland is opgenomen. Doe de melding of aanvraag digitaal binnen de termijn die daarvoor staat Een melding of aanvraag voor een evenement doet u digitaal met DigiD of eHerkenning. Daarvoor vindt u een formulier op de website van de gemeente. U moet ook bijlagen meesturen, bijvoorbeeld het programma, de schriftelijke toestemming van de grondeigenaar, een plattegrondtekening en een draaiboek. Afhankelijk van het soort evenement en de risico’s daarvan vragen we ook om bijvoorbeeld een veiligheidsplan en verkeersplan. Zie tabel 3.1 en bijlage 5. Tabel 3.2 Termijnen voor melden of aanvragen van evenementen Categorie van het evenement Vooraankondiging van het evenement bij de gemeente Indieningstermijn voorafgaand aan het evenement 0 (melding) - Minimaal 10 werkdagen voor aanvang van het evenement A (regulier) Niet verplicht, maar wenselijk met uitzondering van een meerjarenvergunning, dat is wel verplicht Vóór 15 oktober voorafgaand aan het jaar waarin u evenement houdt Minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement B (aandacht) Vóór 15 oktober voorafgaand aan het jaar waarin u evenement houdt Minimaal 19 weken voor aanvang van het evenement C (risico) Vóór 15 oktober voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement houdt Minimaal 25 weken voor aanvang van het evenement Wat doen we met evenementen die we niet kunnen voorzien, of die niet binnen de vastgestelde termijn worden ingediend? Niet elk evenement is te voorzien. Neem bijvoorbeeld een stille tocht of de viering van een kampioensfeest. Voor dit soort onverwachte en niet-geplande evenementen zijn de termijnen van indienen niet haalbaar. We handelen dan naar de omstandigheden. Na ontvangst van de aanvraag kijken we zorgvuldig naar de risico’s die het evenement met zich meebrengt. Kan het evenement veilig en zonder overlast plaatsvinden? Dan verlenen we een vergunning. Zijn de risico’s te hoog of is er onvoldoende tijd om de risico’s te onderzoeken? Dan verlenen we geen vergunning Als een vergunning niet op tijd wordt aangekondigd of ingediend, kijkt de gemeente in overleg met u naar de mogelijkheden.

Rechtspraak bij dit artikel