Direct na de vooraankondiging, maar uiterlijk 1 november, plaatst de gemeente het geplande evenement op de regionale evenementenkalender. Er is een werkgroep Evenementenveiligheid, die daarna aan de voorzitter van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord advies geeft over de aandachtsevenementen en risico-evenementen die op de kalender staan. Bij dit advies spelen ten minste deze criteria een rol:
de capaciteit van de hulpdiensten;
de risicovolle samenloop van activiteiten en groepen (zie de kadertekst hierna);
de historie van het evenement. Dat gaat bijvoorbeeld om hoe lang het al plaatsvindt, of het een vast patroon heeft en de ervaringen uit het verleden;
de volgorde van aanmelding.
De werkgroep kan bijvoorbeeld adviseren om het evenement te verplaatsen, extra veiligheidsmaatregelen voor te schrijven of in een uiterst geval het evenement niet te laten doorgaan, bijvoorbeeld bij samenloop van evenementen. De voorzitter van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord stelt de evenementenkalender uiterlijk 1 december vast. De gemeente informeert u vervolgens over de kalender. Staat uw evenement erop? Dan kunt u een evenementenvergunning aanvragen.
Wat doen we met grote evenementen die op dezelfde datum op de kalender komen?
We willen voorkomen dat grote evenementen gelijktijdig plaatsvinden in een kern, de gemeente of de regio, en daarom kijken we ook naar de samenloop van evenementen. Samenloop kan ongewenst zijn, omdat bijvoorbeeld hulpverleningsdiensten dan over onvoldoende capaciteit beschikken om alle evenementen veilig te laten verlopen en tegelijkertijd de reguliere bezetting op niveau te houden. We bespreken de regionale evenementenkalender daarom met andere gemeenten in de regio. In geval van samenlopende aanvragen gaan we met u in gesprek om te kijken naar (alternatieve) mogelijkheden voor uw evenement. Meer informatie hierover vindt u onder het kopje ‘Samenlopende en/of concurrerende aanvragen’.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Stap 2: het vaststellen van de regionale evenementenkalender
Onderdeel van Evenementenbeleid gemeente Koggenland 2023