In het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn onderstaande taken beschreven.
De budgethouder, de deelbudgethouder en de projectbudgethouder voeren ieder voor hun budgetten de volgende processtappen uit:
Het vastleggen van het contract in het financiële systeem, zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.
Het in het financiële systeem registeren van contracten met een waarde hoger dan € 25.000,-.
Het aanmaken van verplichtingen voor iedere opdracht met een waarde hger dan € 5.000,-, zodat de actuele stand van het budget kan worden berekend.
Het verplichtingsnummer doorgeven aan de leverancier, zodat die dat kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd.
Het accorderen van de verplichtingen.
De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder wijzen ieder voor hun budgetten een prestatie-akkoordverklaarder aan, die de geleverde prestatie(s) beoordeelt.
De aanwijzing van prestatie-akkoordverklaarders gebeurt schriftelijk of per e-mail.
De prestatie-akkoordverklaarder toetst de facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.
Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert de budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de prestatie-akkoordverklaarder. Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.
Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de PAV’er voldoende is voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.
De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder informeren het college tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hun toegekende budgetten.
De budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder zorgen bij onvoldoende financiële dekking en een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.
De budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder kunnen de taken uit artikel 6.1, 6.7 en 6.8 overdragen aan de prestatie-akkoordverklaarder, met uitzondering van de taak uit artikel 6.1.5.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies