Bijlage 2 Nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving ODMH 2023-2026

Hieronder worden de handhavingsdoelen uit de VTH-nota 2019-2022 opgesomd, met daarachter een korte evaluatie.

1) Evaluatie actiepunten VTH-nota 2019-2022 milieu (svz 1 juni 2022)

• - Instrumenten mbt informeren/stimuleren;
• - Voorlichting naar inwoners en bedrijven;

2) Evaluatie van de diverse VTH-nota’s van Bouw- en woningtoezicht.

Evaluatie (par. 14.3)

Ieder jaar worden tussen de gemeenten en de BWT-afdeling van de ODMH Jaarprogramma’s opgesteld

Hierin wordt vastgelegd welke financiering de gemeente ter beschikking stelt voor:

• - alle reguliere VTH-taken,
• - taken waaraan alle teams een bijdrage leveren (beleidsadvisering, delen gebiedskennis, helpdesk en datamanagement en ontsluiting)
• - BD.05 Projecten en overige (maatwerk-) werkzaamheden BWT. Hierin worden per gemeente specifieke gemeentelijke wensen/speerpunten opgenomen.

Uitvoeringsmomenten Evaluatie

• - Twee maand rapportages met cijfers en storymaps
• - Accountgesprekken (jaarlijks)
• - Reguliere contacten tussen accounthouders en regie-ambtenaren.
• - Opstellen jaarprogramma’s en 12 maandsrapportage (laatst genoemd rapport wordt tevens aan de raad aangeboden)
• - KPI’s

Knelpunten

• - Toename vergunningaanvragen en daarmee overige producten vereisen extra personeel en aanscherping van processen en verkenning ICT-mogelijkheden als gevolg.
• - Corona
• - Veel taken zijn doorgegaan. Alleen projecten die betrekking hadden op binnentreding woningen en handhaving permanente bewoning recreatiewoningen waren niet of verminderd mogelijk vanwege veiligheid voor bewoners en medewerkers.
• - Overspannen arbeidsmarkt.
• - Gemeenten, private kwaliteitsborgers en OD’s met BWT-taken ‘vissen’ uit dezelfde personeelsvijver. Het krijgen en behouden van personeel is een uitdaging.

Uitkomsten

VTH-taak

• - Werkafspraken.
  • - zie document Werkafspraken ODMH Afdeling BWT Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas.
  • - Betreft ‘levend’ document.
• - ISO
  • - O.g.v. . ISO- 9001:2015 norm
  • - Externe partijen voeren in- en externe audits uit
  • - Adviezen kunnen leiden tot verbeteracties
  • - Minors leiden altijd tot verbeteracties
• - Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging voor het bouwen
  • - deelname in- en externe werkgroepen worden diverse onderwerpen behandeld zoals: nieuwe werkafspraken, inrichten processen en leges.
  • - Deelname medewerkers aan intake- /omgevingstafels om oefenen en tot duidelijke (proces)afspraken te komen.
  • - Deelname proefprojecten Wet kwaliteitsborging voor het bouwen.
  • - Deelname Ambassadeursnetwerk Wkb Alpen aan den Rijn
  • - Opstellen Senzerapport gevolgen Wkb voor BWT
• - Reacties Happynizr en klachten o.g.v. klachtenverordening kunnen leiden tot aanpassing processen en werkafspraken.
• - Processen worden opnieuw doorlopen op efficiëntie van het proces, inzet personeel en automatiseringsmogelijkheden. (zie ook Arbeidsmarkt)
• - Businesscase frontoffice.
  • - kwaliteitsimpuls door:
    • - invoering collegiale toets
    • - opstellen standaard sjabloon antwoorden.
• - FMEA
  • - uitgebreide vergunningsprocedure en meldingen
• - LEAN
  • - proces Vergunningverlening.
  • - rapportagemogelijkheid op doorloop van cruciale stappen te monitoren.
  • - zie ook punt 5 Arbeidsmarkt

Communicatie

• - Accounthouder
  • - eigen accounthouder als 1e aanspreekpunt per gemeente.
  • - waar mogelijk knelpunten worden direct opgepakt
  • - in andere gevallen wordt knelpunt op een verbetermaatregelenlijst gezet
  • - staf BWT monitort deze verbetermaatregelenlijst.
• - Jaarlijkse accountgesprekken.
  • - Bij score onder de 7 wordt verbeterplan opgesteld
  • - beide partijen accorderen verbeterplan
  • - doorlopende punten uit plan worden door staf BWT gemonitord
• - Gebiedsgericht werken.
  • - Waar mogelijk
  • - Voordeel: vergroten kennis ‘eigen’ bestemmingsplannen, beleid en andere specifieke gemeentelijke aspecten.
  • - sneller (politiek) gevoelige zaken herkennen.
  • - verbeteren communicatielijnen tussen ODMH-gemeente.
• - Heldere communicatie.
  • - Vertalen brieven en beleidsdocumenten naar B1 niveau vertalen

Arbeidsmarkt

• - Plan van aanpak opleidingen BWT
• - ODMH en Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid leiden met opleidingsinstituut medewerkers BWT op tot ABW-1 niveau.
• - Gebruik netwerken.
• - Plan van aanpak binnenhalen stagiaires/trainees.
• - Businesscases
  • - Frontoffice (zie VTH-taken, nr. 6)
  • - TVV
• - gevolgen personeel i.v.m. toegenomen vraag naar woningen nu en op basis van de provinciale woningbouw opgave in kaart gebracht.
  • - Afdeling BWT
• - Doorvertaling gevolgen toename vergunningaanvragen en woningbouw opgave op gehele afdeling.
• - Processen worden opnieuw doorlopen op efficiëntie van het proces, inzet personeel en automatiseringsmogelijkheden. (zie ook punt 5 VTH-taken).

Toekomstige ontwikkelingen

• - Invoering Ow en Wkb
  • - Met name Wkb zal leiden tot nieuwe uitvoering van taken en aanpassing uitvoeringsbeleid voor toezicht en handhaving
  • - Nieuwe taken in de vorm van sloopmelding asbest komen van niet BWT-gemeenten naar OD’s.
• - Nieuw zaaksysteem en RX-mission/ afschaffen Systeem Squit to Go
• - Processen doorlopen waar extra mogelijkheden zijn om mediationvaardigheden in te zetten.
• - Nadenken over robotisering/ automatisering om o.a. personeel te ontlasten en meer synergie in procedures te creëren.
• - Onderzoeken welke rol BWT kan vervullen op gebied van duurzaamheid.

Samenvatting

De afgelopen 4 jaar is er veel werk verzet waarvan gemeenten via diverse monitoringssystemen en gespreksmogelijkheden in kennis zijn gesteld.

Knelpunten worden altijd zo snel mogelijk en in overleg aangepast, maar hebben niet geleid tot een tussentijdse noodzaak om de nota VTH-beleid aan te passen. Wel heeft het MT met het oog op de huidige toename van aanvragen en de toekomstige woningbouwopgave besloten de formatie bij Team Vergunningen met 6 fte te verhogen.

Bij het opstellen van nieuwe processen, moet met oog op efficiëntie, kwaliteit van de producten en krapte op de arbeidsmarkt worden gekeken waar (extra) automatisering mogelijk is.