Van de (sub)budgethouders en de kredietbeheerder worden de rollen en bevoegdheden vastgelegd in de financiële administratie. De administratie is bepalend voor wie bevoegdheden als budgethouder of kredietbeheerder heeft gekregen en welke budgetten het betreft. De administratie wordt centraal bijgehouden en er is sprake van een actieve informatieplicht. De beheerder van de financiële administratie dient bij aanwijzingen en wijzigingen direct schriftelijk op de hoogte te worden gebracht door de bevoegde leidinggevende.