Het vergunningenproces start met de mogelijkheid tot een vooroverleg en/of door het doen van een vooraankondiging voor de evenementenkalender. Deze kalender wordt gehanteerd als het instrument om de betrokken partijen vroegtijdig te betrekken en in positie te brengen. Dit gebeurt o.a. door de oov-diensten vroegtijdig in het proces te laten adviseren over de beschikbare capaciteit. Ook dient de organisator de directe omgeving van de locatie waar het evenement zal plaatsvinden te betrekken bij de voorgenomen plannen. In onderstaande paragrafen wordt de voorbereidende fase nader uiteengezet.
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.2.1
Voorbereidende fase
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert