Voorafgaand aan de procedure van vergunningverlening kunnen zowel de organisator als de gemeente het initiatief nemen tot het voeren van een vooroverleg. Dit gebeurt in principe standaard bij alle B- en C-evenementen en bij A-evenementen29 Zie paragraaf 8.2.1.3 onderdeel B voor de omschrijving van de categorieën A, B en C. als daarvoor een specifieke aanleiding is (bijvoorbeeld bij een nieuw evenement of in geval van verbeterpunten uit de evaluatie).
Het doel van een vooroverleg is om te komen tot een tijdige en complete aanvraag. Het vooroverleg wordt in principe gevoerd door de evenementencoördinator. Indien noodzakelijk kunnen bij het vooroverleg ook andere ambtenaren en de adviseurs van de oov-diensten aanwezig zijn. De adviseurs oov-diensten worden alleen uitgenodigd als op hun vakgebied bijzonderheden zijn.
Het vooroverleg kan tevens tot doel hebben om de samenhang tussen verschillende sporen in kaart te brengen. Zo kan bij een vergunningaanvraag ook een aanvraag voor een subsidie aan de orde zijn. De evenementencoördinator stemt deze sporen op elkaar af en geeft hierover de nodige uitleg aan de aanvrager.
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.2.1.1
Mogelijk vooroverleg
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert