Binnen de gemeente worden het gehele jaar door evenementen georganiseerd, maar de meeste evenementen vinden plaats in het voorjaar en de (na)zomer. Dit is van invloed op de beschikbare mogelijkheden per datum en locatie.
Omdat evenementenlocaties schaars zijn is spreiding van belang, onder andere om overlast door evenementen op een locatie te beperken. Daarnaast hebben evenementen ook gevolgen voor de capaciteit van de oov-diensten. Daarom worden alle organisatoren jaarlijks verzocht om vóór 15 september een vooraankondiging te doen. Eventuele risico’s of hinder die deze evenementen veroorzaken kunnen daarmee tijdig worden onderkend en voorkomen. De evenementenkalender wordt jaarlijks uiterlijk op 31 december door het college vastgesteld. Met plaatsing op de evenementenkalender wordt de datum en locatie van het evenement gereserveerd. Het evenement kan echter pas plaatsvinden na verlening van de benodigde vergunningen. Als niet tijdig een vergunningsaanvraag is ingediend, kan de burgemeester besluiten dat de bestaande reservering komt te vervallen.
A. Vooraankondiging
Om geplaatst te kunnen worden op de evenementenkalender wordt dus gewerkt met een vooraankondiging. Hiervoor geldt de volgende werkwijze:
Iedere organisator van een vergunningplichtig evenement dient vóór 15 september het evenement aan te melden voor de evenementenkalender voor de daarop volgende periode van 1 april tot 1 april;
De vooraankondiging vindt plaats via het digitale loket van de gemeente: Vooraankondiging evenement - Gemeente Weert;
De ingekomen vooraankondigingen worden verzameld en geplaatst op de evenementenkalender;
Ingeval van concurrerende en/of samenlopende aanvragen wordt de werkwijze gevolgd zoals omschreven onder C van deze paragraaf;
De aangekondigde evenementen worden gedeeld met de adviseurs van de oov-diensten. De adviseurs kunnen knelpunten signaleren en hierover advies geven. Het is uitgangspunt is dat de adviseurs van de oov-diensten eventuele bezwaren uiterlijk 15 november kenbaar maken;
Het college stelt de evenementenkalender voor de komende evenementenperiode uiterlijk 31 december vast, waarna deze te raadplegen is via de website van de gemeente;
Na plaatsing op de vastgestelde evenementenkalender is de locatie en het tijdstip op basis van de bij de vooraankondiging ingediende informatie voorlopig gereserveerd, in afwachting van de vergunningsaanvraag;
De organisatie dient met inachtneming van de geldende indieningstermijnen30 De geldende indieningstermijnen worden nader uitgewerkt in paragraaf 8.2.2.1, onderdeel B. de aanvraag voor een vergunning te voltooien. Hierbij geldt dat als de aanvraag niet tijdig is ingediend de reservering komt te vervallen;
Als de evenementenvergunning is verleend wordt de reservering definitief.
Het indienen van een vooraankondiging is geen juridische eis voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Het verdient echter wel aanbeveling om een vooraankondiging te doen, omdat een organisator hierdoor meer zekerheid krijgt over de doorgang van het evenement. Daarnaast ontstaat een duidelijker beeld over het vervolgproces, kan tijdig worden ingespeeld op eventuele knelpunten en is op voorhand duidelijk welke vergunningen/toestemmingen nog nodig zijn.
Voor evenementen die niet (tijdig) via een vooraankondiging zijn gemeld, geldt dat vergunningverlening afhankelijk is van de mogelijkheden die dit beleid en de evenementenkalender bieden op het moment van ontvangst van een ontvankelijke vergunningaanvraag.
B. Beoordeling categorie evenement
Naar aanleiding van de ingediende vooraankondiging wordt bekeken onder welke categorie het evenement valt. Dit wordt vervolgens in de evenementenkalender verwerkt. De gemeente baseert de aanpak van evenementen op de veronderstelde risico’s die kunnen optreden. Het uitgangspunt is dat aanvragers die geen risico’s veroorzaken met hun evenement zo min mogelijk moeten worden belast met voorafgaande overheidstoetsing. Hoe meer risico een evenement met zich meebrengt, hoe intensiever de aanpak en hoe meer professionaliteit van een aanvrager wordt verwacht. Bij evenementen worden de volgende 3 categorieën onderscheiden:
Categorie A: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten niet noodzakelijk wordt geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
Categorie B: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
Categorie C: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
Bij een A-evenement kan indien nodig een monodisciplinair advies worden gevraagd bij de oov-diensten. Bij alle categorieën evenementen staat het de oov-diensten vrij om gevraagd en ongevraagd advies te geven.
Door de gemeente wordt de indeling gemaakt op grond van een regionale risicoscan. De uiteindelijke categorie (A, B, of C) op basis van de risicoscan is bepalend voor de behandelaanpak, de behandeltermijn en de benodigde inbreng van de betrokken adviespartners. Deze werkwijze is ook verankerd in de Handreiking van het LEO.31 Evenementenbeleid | Veiligheidsregio Limburg-Noord (vrln.nl). De 3 verschillende categorieën zijn ook opgenomen in de APV (artikel 2:25a, eerste lid).32 Het volledige APV artikel is te raadplegen via bijlage 1. Wanneer aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan kan worden meegenomen dan heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een afwijkende categorie in te delen.
C. Concurrerende en samenlopende aanvragen
Als sprake is van concurrerende en/of samenlopende aanvragen dan wordt in eerste instantie gestuurd op een gezamenlijke oplossing. De evenementencoördinator brengt de organisatoren in contact en/of faciliteert waar nodig een overleg/ bijeenkomst met een gezamenlijke oplossing als doel. Als een dergelijk overleg niet tot een oplossing leidt, dan wordt aan de hand een afwegingskader met daarin vastgestelde criteria een afweging gemaakt om een keuze te maken tussen deze evenementen.
De werkwijze is als volgt:
De aangekondigde evenementen worden getoetst aan criteria en ontvangen punten wanneer zij voldoen aan de gestelde criteria;
Het evenement met de meeste punten krijgt voorrang en wordt geplaatst op de evenementenkalender.
Het afwegingskader is opgenomen in bijlage 2.
Door het afwegingskader wordt gestuurd op diversiteit aan evenementen, inclusiviteit en toegankelijkheid voor bezoekers, spreiding, herstel- en rusttijd op verschillende locaties en duurzaamheid. Hierdoor wordt het milieu in de openbare ruimte beschermd en de openbare orde en veiligheid gewaarborgd. Daarnaast wordt gestuurd op evenementen die een meerwaarde hebben voor de inwoners van Weert. In bijlage 2 wordt het afwegingskader nader toegelicht.
Als op grond van het afwegingskader een gelijke score volgt dan vindt een loting plaats.
D. Circus
Zoals omschreven in paragraaf 6.2.4 wordt een circus aangemerkt als een evenement in de zin van de APV. Ook voor deze evenementen moet een vooraankondiging worden ingediend. Voor de procedure hieromtrent wordt verwezen naar onderdeel A en B van deze paragraaf.
Bij een circus wordt vervolgens de volgende werkwijze gehanteerd:
Per kalenderjaar zijn maximaal 2 circussen toegestaan, waarbij 1 in het voorjaar binnen de periode van 1 maart tot en met 30 september en eén in het najaar binnen de periode 1 oktober tot en met 28 februari. 33 Als sprake is van een schrikkeljaar dan geldt hier 29 februari.
Een circus mag per toegestaan circus maximaal 7 aaneengesloten dagen (exclusief op- en afbouw)34 Het betreft hier het aantal speeldagen. per kalenderjaar plaatsvinden.
Het uitgangspunt is dat circussen plaatsvinden op de locatie Maaslandlaan.
Als sprake is van samenlopende aanvragen dan wordt geselecteerd op basis van de volgende uitgangspunten:
positieve beoordeling van het circus- c.q. bouwboek door politie en/of brandweer;
eigen waarneming/ervaring en ervaring van andere gemeenten t.a.v. onderstaande punten:
nakomen van afspraken;
dierenwelzijn;
calamiteiten en incidenten;
kwaliteit van informatievoorziening en professionaliteit van het circus;
duurzaamheid.
Als naar aanleiding van bovenstaande punten de circussen als gelijkwaardig worden beschouwd, wordt gewerkt met een loting.
E. Evenementen zonder vooraankondiging
Ook nadat de evenementenkalender is vastgesteld, kunnen vergunningsaanvragen binnenkomen die niet van tevoren zijn aangekondigd zoals omschreven bij onderdeel A van deze paragraaf. Hierbij kan worden gedacht aan evenementen die spontaan worden georganiseerd of op voorhand niet voorzien waren, zoals een evenement tijdens een WK- of EK-toernooi of een huldiging.
De gemeente wil ruimte bieden voor spontane initiatieven, ook als die niet altijd op voorhand gemeld (kunnen) worden middels een vooraankondiging voor de evenementenkalender. Deze aanvragen zullen per geval en in relatie tot de reeds vastgestelde evenementenkalender worden bekeken en worden afgestemd met de oov-diensten.
Als de vergunning wordt verleend dan wordt deze ook op de evenementenkalender geplaatst.
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.2.1.3
Procedure vooraankondiging en evenementenkalender
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert