Om organisatoren te informeren en actief bij het evenementenproces te betrekken, wordt jaarlijks voorafgaand aan het evenementenseizoen een kennissessie georganiseerd. De oov-diensten worden hierbij ook betrokken. Ook wordt bij de organisatoren van tevoren geïnventariseerd waar zij behoefte aan hebben. Door het organiseren van een kennissessie wordt duidelijkheid gecreëerd over het proces en nieuwe (juridische) ontwikkelingen. De agenda wordt vooraf kenbaar gemaakt, zodat inschrijving per onderwerp mogelijk is.
Er wordt gewerkt vanuit de 1 loketgedachte. Het emailadres voor alle evenement gerelateerde zaken is evenementen@weert.nl. De evenementencoördinator fungeert als spin in het web binnen het evenementenloket en staat in nauw contact met collega’s van betrokken afdelingen van de gemeente en externe ketenpartners.
De evenementencoördinator is in de voorfase het eerste aanspreekpunt voor evenementenorganisatoren. Zodra het evenement in de vergunning-/meldingsfase zit, wordt de vergunningverlener het aanspreekpunt.
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.3.9.2
Informeren en ondersteunen
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert