In geval van een initiatief benadert een private partij de gemeente met een verzoek om planologische medewerking voor een bouwplan. De gemeente maakt dan in ieder geval ambtelijke kosten. De praktijk laat zien dat in het beginstadium van een initiatief lang niet altijd is uitgekristalliseerd dat, als de gemeente planologische medewerking kan en wil geven, aan welke invulling ze dat kan en wil doen. Vaak is er een proces van optimalisatie van het initiatief in samenspraak met de gemeente. De gemeente moet het verzoek immers gaan beoordelen. Dat gebeurt vaak aan de hand van onderzoeken en onderbouwingen die de gemeente dan van de initiatiefnemer vraagt. Er komt met andere woorden stapsgewijs meer helderheid. Dat kost inzet van het ambtelijk apparaat. Soms moet er ook advies van derden worden ingeschakeld om als gemeente het initiatief goed te kunnen beoordelen of ook te begeleiden. De kosten van het ambtelijk apparaat en van derden worden hierna plankosten genoemd.
Soms is de uitkomst van zo’n proces dat de gemeente tot het oordeel komt dat een initiatief bij nader inzien geen doorgang kan vinden of dat ontwikkeling alleen in gewijzigde vorm kan plaatsvinden. Als een initiatief geen doorgang kan vinden, wordt er uiteindelijk geen anterieure overeenkomst gesloten. Als een initiatief alleen in gewijzigde vorm kan plaatsvinden, wordt een anterieure overeenkomst meestal niet gesloten voor het oorspronkelijke gevraagde bouwplan, maar voor een gewijzigde versie daarvan. In een enkel geval is het vrijwel direct duidelijk dat een initiatief niet kan doorgaan. Maar meestal gaat het hier om processen van een half jaar tot een jaar en in enkele gevallen kan het ook wel twee jaar duren voordat een anterieure overeenkomst kan worden gesloten.
In zulke gevallen worden allerlei ambtelijke en externe kosten gemaakt. In de regel wordt in anterieure overeenkomsten de afspraak gemaakt dat deze plankosten worden verhaald op de initiatiefnemer. Een raming van de plankosten aan de hand van de Omgevingsregeling op het onderdeel plankosten (conform beleidsregel 6) is in het voortraject lang niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld zolang het programma qua aantal en prijscategorieën en/of de impact op de openbare ruimte nog niet is uitgekristalliseerd. De praktijk laat zien dat, naarmate het bouwprogramma omvangrijker is, het project vaak ingewikkelder is en meer ambtelijke uren vergt en dus tot hogere plankosten leidt. Ook in dit voortraject acht de gemeente het van belang dat er plankosten worden vergoed. Dit bewerkstelligt namelijk ten eerste dat er een prikkel aan de kant van de initiatiefnemer is om efficiënt om te gaan met het vragen van inzet van de gemeente. En ten tweede voorkomt het de situatie dat er wel allerlei inzet van het ambtelijk apparaat is geweest maar er geen anterieure overeenkomst tot stand komt en de gemeente dan dus de gemaakte kosten niet alsnog zou kunnen verhalen. Wordt er wel een anterieure overeenkomst gesloten dan wordt het bedrag aan plankosten van de voorovereenkomst in mindering gebracht op de plankosten zoals deze, via de zogenaamde plankostenscan (beleidsregel 6), voor de anterieure overeenkomst wordt berekend. Anders zou er een dubbeling kunnen optreden in de te verhalen plankosten. Dit alles leidt tot de volgende beleidsregels:
Beleidsregel 1: in het stadium van overleg over de aanvaardbaarheid van een initiatief voor een gebiedsontwikkeling verhalen we de plankosten op de initiatiefnemer.
Beleidsregel 2: onder de plankosten verstaan we alle ambtelijke kosten die betrekking hebben op de gebiedsontwikkeling, de kosten van externe adviseurs (waaronder ook kosten van juristen voor het opstellen van overeenkomsten en de gesprekken daarover) en kosten van onderzoeken, voor zover we ervoor kiezen dat we zelf onderzoeken verrichten.
Beleidsregel 3: om de plankosten te kunnen verhalen bieden we, na een eerste verkenningsgesprek, direct een voorovereenkomst aan. Zonder ondertekening van zo’n voorovereenkomst plegen we geen verdere ambtelijke inzet.
Beleidsregel 4: in de voorovereenkomst gaan we uit van een veronderstelling over de hoogte van deze plankosten. Daarbij houden we rekening met het gegeven dat de omvang van het bouwprogramma, zoals een initiatiefnemer dat voorstelt in het initiatiefplan, van invloed is op de hoogte van de plankosten.
Het bedrag dat we in de voorovereenkomst opnemen, brengen we in mindering op het bedrag aan plankosten dat we, met toepassing van beleidsregel 6, naar aanleiding van de invulling van de plankostenscan berekenen voor de anterieure overeenkomst. Bij kleine plannen werken we niet met een voorovereenkomst, maar alleen met een anterieure overeenkomst. Onder kleine plannen verstaan we in dit verband de situaties zoals opgenomen in artikel 13.5 van de Omgevingsregeling met uitzondering van onderdeel b5 en c:
Het bouwen van kassen met een bruto-vloeroppervlak van niet meer dan 3.000 m2 bvo;
het bouwen van een gebouw met één woonfunctie en nevengebruiksfuncties daarvan als bedoeld in bijlage I bij het Besluit bouwwerken leefomgeving;
het bouwen van een hoofdgebouw voor agrarische of bedrijfsdoeleinden zonder bijeenkomstfunctie, kantoorfunctie of winkelfunctie als bedoeld in bijlage I bij het Besluit bouwwerken leefomgeving, met een bruto-vloeroppervlakte van niet meer dan 1.500 m², of een bedrijfswoning op hetzelfde perceel waarop zelfstandige, bij elkaar behorende bebouwing is toegestaan;
een uitbreiding met niet meer dan 2.000 m² bruto-vloeroppervlakte van een gebouw met een industriefunctie als bedoeld in bijlage I bij het Besluit bouwwerken leefomgeving, of een uitbreiding met niet meer dan een bedrijfswoning op hetzelfde perceel waarop zelfstandige, bij elkaar behorende bebouwing is toegestaan;
een uitbreiding van een ander gebouw dan bedoeld onder 1º tot en met 3º met niet meer dan 2.000 m² bruto-vloeroppervlakte of met niet meer dan een gebouw met één woonfunctie en nevengebruiksfuncties daarvan als bedoeld in bijlage I bij het Besluit bouwwerken leefomgeving;
een verbouwing als bedoeld in artikel 8.13, onder e of f, van het Omgevingsbesluit.
Partijen gaan met de voorovereenkomst een proces in om te komen tot een aanvaardbaar bouwplan. Als het inderdaad lukt daartoe te komen is dat de insteek voor een anterieure overeenkomst. Het is van belang dat private partijen dan op voorhand weten welke kosten de gemeente dan gaat verhalen. Omdat kostenverhaal verplicht is gaat het om alle kosten van de kostensoortenlijst, zoals (in hoofdlijnen) plankosten, kosten van openbare voorzieningen (inclusief eventueel noodzakelijke grondverwerving, eventuele kosten om hindercirkels op te heffen, kosten van nadeelcompensatie. Onder de kosten van openbare voorzieningen vallen ook de kosten met een bovenwijks karakter.
Beleidsregel 5: voor de toepassing van de kostenverhaalsregeling gaan we uit van het verhalen van alle kosten van de kostensoortenlijst die voor het betreffende project relevant zijn.
Voor het bepalen van plankosten zijn er verschillende manieren. Voor de publiekrechtelijke route heeft de wetgever zelf voorzien in de Omgevingsregeling, artikel 13.1 tot en met 13.9. Deze regeling bevat principes voor de berekening van de plankosten. Daartoe wordt als hulpmiddel een rekenmodel geboden, de zogenaamde plankostenscan. De toepassing van deze berekeningsprincipes c.q. van deze plankostenscan leidt tot een forfaitair bedrag dat tevens het maximum is dat de gemeente kan verhalen. Wanneer dat maximum in een concrete situatie zou leiden tot een onevenredig hoog bedrag kan de gemeente daar gemotiveerd van afwijken en voor een lager bedrag kiezen. Gemeenten kunnen ervoor kiezen deze regeling ook toe te passen in de onderhandelingen over anterieure overeenkomsten. Als de uitkomst van de plankostenscan in een concrete situatie zou leiden tot een onevenredig laag bedrag kan de gemeente voor anterieure onderhandelingen ook uitgaan van een hoger bedrag. Overigens, voor zulke onderhandelingen kunnen ze ook kiezen voor een eigen raming van de plankosten.
Beleidsregel 6: voor het aangaan van een anterieure overeenkomst maken we gebruik van een raming van de plankosten op basis van de plankostenscan bij de Omgevingsregeling. Wanneer het voor ons evident is dat een beduidend hogere of beduidend lagere uitkomst van de plankosten ten opzichte van de plankostenscan te verwachten valt, kunnen we in anterieure overeenkomsten van de uitkomst van de plankostenscan worden afwijken.
Bij de meeste initiatieven betreft het geen ingewikkelde situaties of heel lang lopende trajecten. Meestal kan de stap van een intentie-overeenkomst worden overgeslagen. Met een intentie-overeenkomst wordt in de regel vastgelegd hoe partijen omgaan met het onderzoeken van de haalbaarheid van een project voordat een anterieure overeenkomst wordt gesloten. Dat kan nodig zijn als in de haalbaarheidsfase verschillende varianten (moeten) worden onderzocht voordat helder is voor welke variant de gemeente het geven van planologisch medewerking kan vastleggen in een anterieure overeenkomst. Een voorovereenkomst is niet bedoeld als een soort intentie-overeenkomst. Want een voorovereenkomst beperkt zich tot het verhalen van plankosten tot aan de opvolgende overeenkomst en veronderstelt alleen maar dát er ambtelijke en externe werkzaamheden moeten worden gedaan, maar legt niet vast welke. Als een intentie-overeenkomst vermeden kan worden scheelt dat partijen het werk aan de redactie van die overeenkomst en van het overleg daarover.
Beleidsregel 7: vanuit het oogpunt van kostenverhaal gaan we als regel uit van contractvorming in twee stappen: een voorovereenkomst en een anterieure overeenkomst. Bij meer ingewikkelde gebiedsontwikkelingen kunnen we een intentie-overeenkomst sluiten bij wijze van tussenstap.
De gemeente streeft in de regel naar anterieure overeenkomsten bij faciliterende grondpolitiek. Ze houdt evenwel rekening met de mogelijkheid dat dit niet altijd lukt. En ze houdt ook rekening met situaties waarin het niet wenselijk is (met alle eigenaren) te streven naar een anterieure overeenkomst. Bijvoorbeeld omdat het om teveel eigenaren gaat en het ondoenlijk is om met iedereen te onderhandelen of omdat dit teveel tijd kost en de gemeente haast heeft met het nemen van het beoogde planologische besluit. In zulke gevallen wordt in het planologische besluit dan een kostenverhaalsregel opgenomen. De kosten om te komen tot die kostenverhaalsregel zijn verdisconteerd in de exploitatieopzet van die kostenverhaalsregel.
Beleidsregel 8: wanneer geen voorovereenkomst wordt getekend en/of geen anterieure overeenkomst tot stand komt en een initiatiefnemer desondanks volhoudt in het verzoek om planologische medewerking, zullen we het kostenverhaal publiekrechtelijk regelen als we besluiten deze planologische medewerking te verlenen. We zullen dan een kostenverhaalsregel in het omgevingsplan opnemen. Dat doen we ook gedaan als het niet private partijen zijn die om planologische medewerking vragen, maar wij uit eigen beweging een planologisch besluit nemen voor een ontwikkellocatie en we niet met alle eigenaren een anterieure overeenkomst hebben gesloten.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.1
Private initiatieven
Onderdeel van Nota kostenverhaal en financiële bijdragen gemeente Oisterwijk 2023