In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

  • - archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van informatie aangewezen bewaarplaats;
  • - archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
  • - beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
  • - beheerder: de gemeentesecretaris of het hoofd van de beheereenheid;
  • - conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat;
  • - gemeentearchivaris: de aangewezen archivaris;
  • - informatie: archiefbescheiden, zoals deze beschreven staan in de Archiefwet 1995 in artikel 1c;
  • - informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
  • - informatiebeheer: het opslaan, het bewaren en beheren en ontsluiten of (actief) leveren, en het waar nodig verplaatsen of verwijderen van informatie;
  • - kwaliteitssysteem: het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen benodigd voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer, zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
  • - migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform;
  • - overbrenging: proces van overdracht van beheer van de daarvoor in aanmerking komende informatie aan de beheerder van de archiefbewaarplaats;
  • - selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke informatie voor vernietiging in aanmerking komen;
  • - strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
  • - vernietiging: proces van vernietigen of wissen van informatie, zodanig dat zij nadien niet meer te reconstrueren is;
  • - vervanging: proces waarbij informatie wordt vervangen door reproducties op gelijke of andere informatiedragers, welke in de plaats gesteld worden van de originele informatie, waarbij de vervangen informatie(vorm) wordt vernietigd;
  • - vervreemding: proces van overdracht van de zorg en het beheer van informatie aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij.