Het is belangrijk dat je vooraf zorgvuldig in kaart brengt wat de opdrachtwaarde is van wat je wil inkopen. Of makkelijker gezegd: wat je (ongeveer) moet gaan uitgeven. Dit heet een raming.
Deze raming bepaalt welke aanbestedingsprocedure je moet gaan volgen. De raming maak je objectief en zorgvuldig. De raming is ook belangrijk om beslissingen op te baseren en budget te reserveren. In een goede raming staat duidelijk wat je hebt meegerekend en wat je niet hebt meegenomen en waar je aannames maakt.
Bij kleine inkopen is een raming heel beperkt en maak je deze meestal zelf, bij enkelvoudige onderhandse inkopen volstaat vaak de offerte. Bij grotere projecten is de raming dan soms weer heel complex. Soms wordt gevraagd aan een externe partij om de raming voor ons te maken. In de raming moeten ook meegenomen zijn de eventuele verlengingen, alle opties en verbonden kosten zoals bijvoorbeeld licentiekosten, mogelijke kosten voor (externe) inkoopondersteuning en bijvoorbeeld een tenderkostenvergoeding.
Tip! Tenderkosten zijn kosten die een ondernemer moet maken om een inschrijving te kunnen doen en daarmee in aanmerking te komen voor een overheidsopdracht. Sommige aanbestedingen brengen relatief veel kosten en/ of inspanning met zich mee voor ondernemers. Overleg over de noodzaak of wenselijkheid van het opnemen van een tenderkostenvergoeding in de aanbesteding met de inkoopcoördinator of inkoopadviseur.
Ook dien je rekening te houden met een passende post ‘onvoorzien’. Een raming maak je dus op over alle potentiële kosten over de gehele looptijd van de overeenkomst.
Let op! Merk je dat de opdracht meer gaat kosten dan je hebt geraamd en/ of loop je het risico een financiële drempel te passeren? Neem dan direct contact op met de budgethouder, je nancieel adviseur én de inkoopcoördinator.
Hoofdstuk 2. › Paragraaf 2.2
Artikel 2.2.2
Weet ik wat het gaat kosten?
Onderdeel van Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024-2027