Voor een goede beoordeling is een ontvankelijke vergunningaanvraag nodig. Een aanvraag is ontvankelijk als alle informatie die nodig is om tot een goede beoordeling te komen ook daadwerkelijk in het bezit van de gemeente is. Pas na ontvangst van een ontvankelijke, volledige en kwalitatief goede aanvraag, zal de gemeente voor haar beoordeling advies vragen van onder andere de hulpdiensten, toezicht en de Veiligheidsregio.
Benodigde informatie en/of bijlagen bij alle meldingen of aanvragen vergunningplichtige evenementen
De organisatie doet een aanvraag of melding en voegt daar alle benodigde informatie en bijlagen bij. Dit zijn in ieder geval de onder basis genoemde items en daarnaast, afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, aanvullende stukken en informatie. Deze zijn hieronder uitgewerkt.
De basis (voor zowel meldingsplichtige als vergunningplichtige evenementen):
De aanvraag wordt ingediend via DigiD, en, indien aan de orde, het inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel van de aanvragende entiteit organisator
Naam en mobiele telefoonnummer organisator
Toestemming van de grondeigenaar dat het evenement op de aangevraagde locatie mag plaatsvinden
De aanvraag, met de dagen en begin- en eindtijden waarop het evenement plaatsvindt en het terrein wordt op- en afgebouwd
Draaiboek, waarin o.a. de aard en doelstelling van het evenement en verwachte aantal bezoekers per dag en samenstelling publiek, sanitaire voorzieningen en hygiënemaatregelen, indien geboden: ook de overnachtingsmogelijkheden, Een op schaal gemaakte situatietekening van het evenemententerrein en de directe omgeving met daarop ingetekend alle te plaatsen objecten (schaal 1:1000), de looproutes, in- en uitgangen en calamiteitenroutes, toilet- en EHBO- voorzieningen, fietsenstallingen en andere parkeerplaatsen.
Veiligheidsplan, waarin afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, wordt vermeld:
Contactgegevens van de op het terrein voor de veiligheid verantwoordelijke medewerker
Welke communicatiemiddelen worden waarvoor ingezet en hoe stemmen de diensten met de organisatie af; mobiele telefoon, portofoon of andere vormen van communicatie, doel is om inzicht te krijgen of een heldere communicatiestructuur tussen organisator, onderaannemers en operationele diensten wordt opgezet
Calamiteitenplan, waarin de organisator beschrijft welke risico’s verbonden zijn aan het evenement denk bijvoorbeeld aan crowdmanagement, extreme weersomstandigheden, (brand) veiligheid en calamiteitenroutes en welke maatregelen getroffen worden om deze risico’s te beperken, denk bij extreme weersomstandigheden bijvoorbeeld aan gratis, gekoelde watertappunten, het aanbrengen van schaduwdoeken, het plaatsen van zwembadjes of extra ventilatoren, verplaatsen van acts, en de beschikbaarheid van extra ambulances, bliksemafleiders, de inzet van communicatiemiddelen enz. enz.
Medische voorzieningen, afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kan worden gedacht aan de aanwezigheid van extra EHBO voorzieningen tot de aanwezigheid van extra ambulance’s, sanitaire voorzieningen of drinkwater op het terrein.
Contracten met beveiligingsbedrijven (indien van toepassing), inzicht in afspraken hoe de beveiliging is geregeld en welke taken zij uitvoeren;
Inventarisatie van de brandveiligheidsrisico’s en te treffen brandveiligheidsmaatregelen (denk bijvoorbeeld aan risico’s verbonden aan accu’s, bakplaten, frituurinstallaties, kabels en leidingen)
Maatregelen die worden genomen om te voorkomen dat wapens worden meegenomen of drugs en of lachgas op het terrein voorhanden hebben, verhandelen en/of gebruiken
Maatregelen om alcoholmisbruik te voorkomen
De burgemeester kan nadere eisen stellen aan de omvang van het op te stellen veiligheidsplan.
Deze basiseisen gelden ook voor meldingsplichtige evenementen. Bij een melding een verklaring worden overgelegd dat wordt voldaan aan de eisen uit art. 2:25 lid 3 APV.
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen onder meer de navolgende stukken worden opgevraagd:
Een op schaal gemaakte plattegrond (schaal 1:100) van tenten
Organogram evenementenorganisatie met daarbij rollen, taken en verantwoordelijkheden en bereikbaarheidsgegevens
Constructiegegevens van tijdelijke bouwwerken/podia
Bij evenementen die veel invloed hebben op het verkeer moet over de aankomst en het vertrek van de bezoekersstromen, de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersdeelnemers een rapport worden opgesteld. De organisator is verantwoordelijk voor het opstellen van een dergelijk mobiliteitsplan. In dit mobiliteitsplan worden ook maatregelen met betrekking tot de verkeerscirculatie, parkeren van fietsen, auto’s en (voor zover aan de orde) andere vervoersmiddelen beschreven.
Geluidrapport waarin de geluidhinder wordt berekend en maatregelen worden voorgesteld voor het houden van toezicht op de naleving van de geluidgrenswaarden
Een rapport met betrekking tot het verwijderen van afval tijdens het evenement en het reinigen en opruimen terrein na afloop van het evenement
Financiële informatie die noodzakelijk is in verband met de Bibob toets
Nadere informatie die noodzakelijk is voor een goede beoordeling van de aanvraag3Evenementen kennen vaak een creatief karakter waardoor niet op voorhand kan worden voorgeschreven welke informatie noodzakelijk is voor de beoordeling van een aanvraag..
Deze documenten en aangeleverde informatie geven onder andere belangrijke informatie ten behoeve van de beoordeling (het toetsen) van de vergunningsaanvraag. Daarmee is een goede basis gelegd voor een veilig verloop van het evenement. De ontvangst van de aanvraag wordt schriftelijk aan de organisator bevestigd.
Daar waar onvoldoende informatie is aangeleverd spreken we van een onvolledige aanvraag. De aanvrager wordt daarvan schriftelijk in kennis gesteld en hem wordt een (korte) hersteltermijn geboden. Blijft hij daarbij in gebreke kan de aanvraag buiten behandeling worden gesteld.
Elke nieuwe aanvraag en/of melding wordt op Terschelling wekelijks besproken in het evenementenoverleg. In dit overleg wordt ook de voortgang van lopende aanvragen in de gaten gehouden. Bij dit overleg is de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving voor de APV/Bijzonder Wetten en de afdeling Openbare Orde en Veiligheid betrokken. Bijzonder Wetten zijn onder andere Alcoholwet, Wet op de Kansspelen.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.2
Artikel 5.3.1
Indieningsvereisten meldingsplichtige en vergunningplichte evenementen
Onderdeel van Toetsingskader evenementenvergunningen