De medewerker leerplicht legt slechts een leerlingdossier aan over een jongere indien de medewerker leerplicht, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden over diens:
vervangende leerplicht; en/of
vrijstelling van inschrijving; en/of
vrijstelling van schoolbezoek; en/of
(vermoeden van) absoluut verzuim; en/of
(vermoeden van) relatief verzuim of overig verzuim; en/of
(vermoeden van) voortijdig schoolverlaten; en/of
situatie die leidt tot bespreking in een (preventief) georganiseerd overleg (ZAT) indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim; en/of
signalen die uiteindelijk kunnen leiden tot een van bovenstaande situaties.
In het leerlingdossier neemt de medewerker leerplicht de volgende gegevens op:
burgerservicenummer, onderwijsnummer of administratienummer;
voornamen en achternaam;
geslacht;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
melding(en) van het verzuim geleverd door DUO in Register Onderwijsdeelnemers
verzuimoverzicht en aanvullende informatie van school of onderwijsinstelling
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim;
afschrift van de melding aan de Sociale Verzekeringsbank;
afschrift van de Halt-verwijzing;
afschrift van proces-verbaal van de jongere;
eventueel behaalde diploma’s.
persoonlijke omstandigheden die voor het halen van een startkwalificatie meegewogen moeten worden indien er sprake is van ongeoorloofd schoolverzuim.
De medewerker leerplicht verstrekt slechts gegevens uit het leerlingdossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (WPG).
Strafrechterlijkgegevens in leerlingdossiers worden na 10 jaar geschoond op grond van de Wet Politie Gegevens. Overige gegevens worden geschoond in het jaar nadat de jongere 27 jaar is geworden ( hiermee wordt mogelijk gemaakt dat het Doorstroompunt (RMC) kan beschikking over informatie over de schoolloopbaan en verzuimgeschiedenis). In het kader van de verwachte Wet van school naar duurzaam werk (ingang per 1 augustus 2025) gaan er aangepaste bewaartermijnen komen die gevolgd zullen worden.
Artikel 4.
Leerlingdossier
Onderdeel van Instructie voor de medewerker leerplicht van Gemeente Assen