Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn en de wetgeving rondom inkoop en aanbesteding is complex.
Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijke inkoopbeleid bevatten de nodige waarborgen op het gebied van M&O beleid.
De gemeente is hierbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door leveranciers worden verstrekt bij inkoop- of aanbestedingsprocedures.
Kritische aandachtspunten blijven wel de vragen hoe de opdracht tot stand komt en hoe op een objectieve wijze gecontroleerd wordt dat de gevraagde prestatie (lees: opdracht) geleverd wordt. Voor leveringen en diensten vanaf € 12.500,-- en werken vanaf € 30.000,-- wordt een inkoopadviseur geraadpleegd door middel van een startformulier. Het beoordelen van offertes bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen vindt plaats door meerdere personen.
Interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing. Voor aanvullende opdrachten (meerwerk) en opdrachten die één-op-één worden gegund worden aanvullende controles verricht, omdat hierop niet alle voorstaande beheersmaatregelen worden toegepast. Deze controles (spendanalyses) worden vier keer per jaar uitgevoerd waarbij er gekeken wordt naar de juiste inkoop- en aanbestedingsprocedure maar ook of er sprake is van aanvullende opdrachten, etc. De uitkomsten van deze analyses worden twee keer per jaar gedeeld met het management.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.5
Inkoop en aanbesteding (streng/gematigd M&O beleid)
Onderdeel van Beleidsnota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik