(artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de administratief medewerker en/of medewerker leerplicht.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisregistratie personen (BRP) opgenomen personen in de leeftijd van 4 tot en met 22 jaar. De bewaartermijn van de gegevens is conform de selectielijsten van de Archiefwet, de AVG en de WPG. Indien er geen bewaartermijn is aangegeven stelt de gemeente zelf een redelijk bewaartermijn.
De mutaties in de basisregistratie personen met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden ten minste wekelijks en zo mogelijk dagelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.
De administratief medewerker en/of medewerker leerplicht controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en uitschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn. De medewerker leerplicht onderneemt actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan roept de regionaal coördinator leerplicht/Doorstroompunt de directeur op voor een gesprek en houdt hiervan een dossier bij.
De regionaal coördinator leerplicht/Doorstroompunt kan in overleg met teamleider/manager het verwijtbaar in gebreke blijven van de directeur signaleren bij de Inspectie voor het Onderwijs, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.
De administratief medewerker/medewerker leerplicht controleert aan het begin van het schooljaar
en daarna wekelijks of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Bij een vermoeden van absoluut verzuim wordt een brief verstuurd aan de ouders en/of contact opgenomen met de laatste school van inschrijving. In de brief naar ouders is aangegeven dat binnen 10 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er geen reactie is gekomen op een tweede brief en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan volgt een actie zoals omschreven in artikel 8 van deze instructie (absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van uitschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de uitschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven wordt schriftelijk of telefonisch contact gezocht met de ouders van de jongere.
Bij verhuizing buiten de regio worden de schoolhistorische gegevens gezonden naar de nieuwe woongemeente.
Artikel 3.
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de medewerker leerplicht/Doorstroompunt