Een schouw vindt plaats bij:
elk evenement met een BGBOP (Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen) -waardige tent;
elk C-evenement;
elk nieuw B-evenement;
jaarlijks terugkerende B-evenementen minimaal eens in de drie jaar (roulatiesysteem).
Bij de schouw zijn aanwezig:
de evenementenorganisator;
een BOA (Buitengewoon opsporingsambtenaar);
de vergunningverlener;
indien mogelijk: brandweer;
indien mogelijk: politie;
indien noodzakelijk geacht (i.o.m. vergunningverlener): GHOR.
Het initiatief voor het plannen en organiseren van de schouw ligt bij het team Vergunningen, Toezicht en Handhaving, de BOA’s. Het gaat hier immers om het toezicht op de correcte uitvoering van de verleende vergunning.
Indien er tijdens de schouw wordt geconstateerd dat de zaken nog niet volledig op orde zijn volgens de verleende vergunning, is het aan de gemeente te beslissen of de organisator nog de kans krijgt dit aan te passen of dat de burgemeester geadviseerd zal worden de vergunning in te trekken. Deze beslissing zal worden genomen door de aanwezige handhaver (BOA) in samenspraak met de vergunningverlener.