Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven controleert de budgethouder of het daarvoor beschikbaar budget (nog) toereikend is.
Is het budget niet toereikend, dan gaat hij/zij niet eerder een verplichting aan dan na verkregen goedkeuring van het college. Hij/zij adviseert het college over een passende dekking van de overschrijding.
De budgethouder vraagt bij collegevoorstellen met financiële aspecten advies bij de financieel consulent. De financieel consulent kan gevraagd en ongevraagd advies geven over het beheer van het beschikbare budget aan de budgethouder en/of het directieteam van de gemeente.
De budgethouder informeert het college periodiek over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen. Deze rapportagemomenten, zowel inhoudelijk als financieel, zijn in ieder geval op de tijdstippen die in de “jaarkalender van planning en control” zijn aangewezen (zoals de voorjaarsrapportage, de najaarsrapportage en de jaarstukken).
Zodra de budgethouder op enig moment een substantiële of politiek relevante over- of onderschrijding verwacht, informeert hij/zij de hoofdbudgethouder of het college direct.
De budgethouder is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op een zo doelmatig mogelijke besteding van een toegewezen budget.
De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ondertekenen van overeenkomsten volgens de toegekende budgetten.
Voordat een verplichting boven de € 25.000 wordt aangegaan, moet een inkoopstartformulier door de budgethouder zijn ingevuld en geaccordeerd in het inkoopsysteem.
De budgethouder houdt zich bij het aangaan van verplichtingen aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Het is medewerkers toegestaan om kosten of bestede uren in rekening te brengen ten laste van een budget, mits daarvoor vooraf toestemming is verleend door de budgethouder die daarvoor de verantwoordelijkheid draagt.
De budgethouder zorgt dat de verplichtingen die op zijn budget betrekking hebben zodanig worden bijgehouden dat de actuele stand van de aangegane verplichtingen, en de voortschrijdende uitgaven, ten opzichte van het toegekend budget voldoende worden bewaakt.
Ontvangen facturen worden door zowel de budgethouder als de tweede accordeur geaccordeerd. Facturen onder de € 5.000 worden alleen door de budgethouder geaccordeerd.
Spoedbetalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de budgethouder als de tweede accordeur digitaal akkoord worden verklaard, hier geldt ook de € 5.000 grens.
De budgethouder voegt onderbouwing van prestatielevering 1 Formulier onderbouwing prestatielevering met lijst met goederen in het systeem toe tijdens het accorderen van de factuur boven de €25.000 (incl. BTW). Voor algemene gebruiksgoederen die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd. De tweede accordeur controleert dit.
Artikel 2
Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder
Onderdeel van Budgethoudersregeling Ooststellingwerf 2023