Het digitaliseren van de werkprocessen heeft als gevolg dat er op een andere manier gearchiveerd gaat worden. Het tijdstip van archivering verplaatst zich namelijk naar het begin van het werkproces. In de oude situatie werd het analoge document pas gearchiveerd als de behandelaar het document had afgehandeld en het via interne post terugkeert naar het archief. De analoge informatiestroom wordt na het opstellen van de verklaring van vervanging stopgezet waardoor het te vervangen document direct na registratie op een numerieke wijze wordt opgeborgen.
Alle te vervangen documenten worden na registratie, scanning en controle op datum opgeborgen in dozen. Vervolgens worden deze dozen nog drie maanden bewaard om fouten in het proces te kunnen herstellen.
Na het verstrijken van de termijn worden de documenten conform de daarvoor geldende voorschriften vernietigd. De afdeling IDV draagt zorg voor en ziet toe op tijdige vernietiging. De vernietiging is vastgelegd in bijlage 4, Procedure vernietiging vervangen archiefbescheiden.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.4
Artikel 4.4.1.
Procedure archiveren en vernietigen vervangen documenten
Onderdeel van Besluit tot retrospectieve vervanging van archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024