Documenten die op basis van de afspraken niet voor vervanging in aanmerking komen (zie paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces), worden fysiek gearchiveerd. Deze documenten zullen afhankelijk van het type archivering (bewaren of vernietigen) na het aflopen van de archiveringstermijn overgedragen worden aan het Archief Gooi en Vechtstreek, of vernietigd worden.
De te vernietigen bescheiden worden op vernietigingsjaar, numeriek gearchiveerd, voor een tijdige (jaarlijks) en correcte vernietiging. Op de doos is het vernietigingsjaar vermeld en een volgnummer.
Indien het te bewaren bescheiden betreft, dan worden deze documenten numeriek bewaard conform de eisen die aan de archivering van definitief te bewaren bescheiden worden gesteld. Op de doos staat het eerste en het laatste documentnummer vermeld.
alle schadelijke metalen en plastics zijn verwijderd;
er is gebruik gemaakt van zuurvrij materiaal.
Ontsluiting geschiedt via het DMS/RMA. Hierin wordt de tijdelijke fysieke vindplaats vermeld.
Als over de uitzondering benoemde documenten twijfel ontstaat, wordt het analoge origineel bewaard en opgeslagen conform de Archiefwet- en regelgeving. Zo mogelijk wordt een gedigitaliseerd exemplaar opgenomen in JOIN om de behandelaar te faciliteren in het werkproces. Dit gedigitaliseerde exemplaar heeft de status van een digitale kopie. Dit is vastgelegd in de metadata van het document.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.4
Artikel 4.4.2.
Procedure Archiveren en vernietigen niet te vervangen documenten
Onderdeel van Besluit tot retrospectieve vervanging van archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024