Het is dus de raad of de commissie die bepaalt of zij in beslotenheid willen vergaderen. Het college kan natuurlijk altijd een verzoek doen aan de raad of de commissie om een onderwerp/voorstel in beslotenheid te behandelen. De Gemeentewet geeft niet aan dat hiervoor een expliciet besluit nodig is.
Van een besloten raadsvergadering of commissie wordt een afzonderlijke besluitenlijst c.q. terugkoppeling met adviesoverzicht gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tot de raad de geheimhouding opheft. Dit ligt ter inzage op de griffie voor de leden van de gemeenteraad en alle commissieleden.
Bij een besloten vergadering wordt als volgt te werk gegaan:
De vergadering wordt in openbaarheid geopend.
De voorzitter deelt mee dat verzocht is in beslotenheid te vergaderen.
De voorzitter stelt voor te besluiten dat met gesloten deuren wordt vergaderd. De vergadering dient hier mee in te stemmen.
Wanneer de vergadering niet akkoord is met een bespreking in beslotenheid, vergadert men door in openbaarheid.
Wanneer de vergadering wel akkoord is met een bespreking in beslotenheid, verzoekt de voorzitter belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren.
De online uitzending wordt gestaakt.
Na het sluiten van de deuren vergewist de voorzitter zich ervan dat de discussie in de zaal niet buiten de zaal te volgen is en dat de vergadering niet langer wordt uitgezonden.
Op de agenda/annotatie van de voorzitter van de commissie/raad voor een besloten vergadering wordt daarom opgenomen: Vaststellen van beslotenheid van de vergadering.
Als tijdens de vergadering aanvullende schriftelijke stukken worden overgelegd (zoals een presentatie), dan moet hierop geheimhouding worden opgelegd. In die situatie wordt op de agenda/annotatie voor de voorzitter van de commissie het volgende opgenomen: Opleggen geheimhouding en dit kan worden ondervangen met het uitspreken van de volgende zin: ‘’De vergadering besluit geheimhouding op te leggen op de inhoud van de stukken die in deze vergadering aan de raad zijn overgelegd, te weten ….’’
Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en eventueel op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar.
Tijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt voor de sluiting aan de aanwezigen meegegeven dat er van rechtswege sprake is van geheimhouding omtrent hetgeen besproken is tijdens de vergadering. Daarnaast wordt nogmaals benadrukt dat de geheimhouding van toepassing is op het verslag van de besloten vergadering en op de stukken waar geheimhouding over is opgelegd. Wanneer sluiting van de deuren voorzienbaar is, dan kan op de agenda van de vergadering worden aangegeven dat bij een bepaald agendapunt de deuren worden gesloten en dat daarover ‘naar verwachting’ in beslotenheid zal worden vergaderd. Het onderwerp wordt, omwille van de openheid zo volledig mogelijk weergegeven, tenzij dit te veel weggeeft over het geheime aspect van de vergadering of het onderwerp.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies