Zoals beschreven in hoofdstuk 5.2, wordt voorafgaand aan de uitvoering van een vervangingsproces bepaald of het document voor vervanging in aanmerking komt, met inachtneming van de uitzonderingscriteria.
Bij het bepalen van de benodigde scankwaliteit, beoordeelt de post- en archiefmedewerker de waarde van het analoge document, op basis van de volgende factoren:
Bewaartermijn
Visuele complexiteit
Cultuurhistorische waarde
Belang van kleur voor de interpretatie en raadpleegbaarheid van het document
Wanneer er aan de hand van één of meer van de bovenstaande factoren een indicatie is om de benodigde scankwaliteit te verhogen, wordt gekozen voor de Multifunctional met compactknop uit. Wanneer er hier geen indicatie voor is, wordt het document gescand met de Dedicated Scanner.
Na het scannen vindt er altijd een visuele controle plaats. Tijdens deze controle wordt de scankwaliteit beoordeeld in vergelijking met het analoge stuk. De kwaliteitscriteria die van toepassing zijn, staan vermeld in hoofdstuk 6.1.
In het uitvoeringsproces van routinematige vervanging zijn er 5 à 6 verschillende controlemomenten ingericht2 Te weten 4x altijd, 1x bij afdeling met werkverdeling en 1x steekproef.. De controleverantwoordelijkheid is belegd onder verschillende rollen zodat het vierogen principe ten volste wordt nageleefd.
De post- en archiefmedewerker is naast het scannen, controleren en registreren ook verantwoordelijk voor het opbergen en tijdig vernietigen van de analoge exemplaren. De medewerker Informatiebeheer is verantwoordelijk voor de steekproef en het vernietigingsproces (de steekproef en het vernietigingsproces worden toegelicht in par. 6.3 resp.5.3.5).
Tabel 3 Stroomschema routinematige vervanging inkomende documenten
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.3
Artikel 5.3.2