Wanneer gekozen wordt voor het vertraagde vervangings-proces is de zaak reeds afgehandeld en worden de bijbehorende documenten met terugwerkende kracht vervangen.
Bij het bepalen van de benodigde scankwaliteit, beoordeelt de post- en archiefmedewerker de waarde van het analoge document, op basis van de volgende factoren:
Bewaartermijn
Visuele complexiteit
Cultuurhistorische waarde
Belang van kleur voor de interpretatie en raadpleegbaarheid van het document
Wanneer er aan de hand van één of meer van de bovenstaande factoren een indicatie is om de benodigde scankwaliteit te verhogen, wordt gekozen voor de Multifunctional met compactknop uit. Wanneer er hier geen indicatie voor is, wordt het document gescand met de Dedicated Scanner.
Tabel 4 Stroomschema vertraagde vervanging, van toepassing voor reeds afgehandelde documenten
Tijdens de visuele controle vergelijken de post- en archiefmedewerker, en de 2e controleur het origineel met de weergave van de reproductie in Capture Center. De kwaliteitscriteria die van toepassing zijn staan vermeld in hoofdstuk 6.1. Bij niet akkoord kan de benodigde scankwaliteit worden verhoogd en wordt het scanproces herhaald.
Pas wanneer beide controleurs akkoord geven op de scankwaliteit, kan het digitale document worden geïmporteerd en geregistreerd.
Bij het laatste stapje, archiveren, wordt de kwaliteitscontrole toegepast, zoals beschreven in hoofdstuk 6.2. Alvorens de analoge stukken vernietigd mogen worden, voert de medewerker Informatiebeheer eerst de steekproefcontrole uit (par. 5.3.5).
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.3
Artikel 5.3.3