De analoge stukken die zijn gedigitaliseerd met het routinematige of vertraagde vervangingsproces worden door de post- en archiefmedewerker opgeborgen in de daarvoor bestemde mappen en bewaard totdat deze vernietigd mogen worden. De analoge documenten worden gedurende drie maanden bewaard. Iedere maand wordt er een nieuw map aangemaakt. De datum waarop de documenten uit de map gedigitaliseerd zijn kan varieert dus van bijvoorbeeld 1 januari tot 31 januari. De bewaartermijn van 3 maanden wordt berekend vanaf de datum van het laatst toegevoegde document uit de map. De map uit het bovenstaande voorbeeld zou dus pas op 1 mei vernietigd mogen worden.
Voorafgaand aan de vernietiging worden steekproefsgewijs de te vernietigen documenten gecontroleerd op uitzonderingen zoals in dit handboek beschreven. De steekproefcontrole is beschreven in hoofdstuk 6.3.
Iedere 3 maanden wordt de map met te vernietigen stukken aangeboden aan een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De zorgdrager stelt een verklaring van vervanging op zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1996. Deze verklaring bevat:
Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden;
De grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit);
Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.
Anders dan het vervangingsbesluit hoeft deze verklaring niet bekend gemaakt te worden door de zorgdrager. Ter afronding van het vervangingsproces wordt er een verklaring van vernietiging opgesteld.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.3
Artikel 5.3.5