Het is niet de intentie dat documenten vervangen worden, buiten de afdeling Informatie- en Documentbeheer om en dus in afwijking van de voorgenoemde vervangingsprocessen. Toch kan het niet volledig worden uitgesloten dat een medewerker een document upload in Corsa dat hij/zij zelf heeft gescand. Wel wordt dit scenario zoveel mogelijk tegengegaan door het postproces te centraliseren, het volledig digitaal werken te stimuleren, nieuwe medewerkers bij indiensttreding op de hoogte te stellen van het handboek vervanging, en het vervangingshandboek met regelmaat uit te dragen naar de organisatie in de vorm van een bewustwordingscampagne. In deze bewustwordingscampagne, welke onderdeel uitmaakt van het integrale kwaliteitssysteem informatiebeheer, wordt benadrukt dat te archiveren documenten moeten worden aangeboden aan team DIV zodat deze het reguliere vervangingsproces kunnen volgen, en dus niet worden uitgesloten van de visuele controle, de kwaliteitscontrole, de steekproefcontrole en het vernietigingsproces.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.3
Artikel 5.3.4