Zoals vastgelegd in de Wgr, wordt een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang gebracht. Het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de eigen gemeenteraad. Daarnaast geldt voor de gemeenschappelijke regeling zelf ook een actieve informatieplicht naar de raden van de deelnemers. Voldoen aan de actieve informatieplicht door de gemeenschappelijke regelingen maakt het voor het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling beter mogelijk verantwoording af te leggen aan de raad en brengt de raad in positie om te controleren en (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad nemen hierin hun verantwoordelijkheid. Er worden jaarlijks radenbijeenkomsten georganiseerd met informatie-uitwisseling als doel.
Toelichting
Risicoprofiel op basis van maatschappelijke en financiële impact
Regionale samenwerking vraagt om integrale afstemming aan de voorkant tussen gemeenteraden over impact van een regeling, het risicoprofiel en het daarbij behorende toezichtregime. Al blijft het, vanuit het perspectief van de lokale autonomie, wel een lokale afweging van de gemeenteraad zelf welk toezichtregime wordt gehanteerd.
Door gemeenschappelijke regelingen in te delen op maatschappelijke en financiële impact kunnen we risicogericht sturen. De informatievoorziening wordt gedifferentieerd naar gelang de impact van de verbonden partij. Hoe hoger de impact, hoe zwaarder het ‘toezichtregime’ vanuit de gemeenteraad en hoe meer informatie nodig is. Uit praktische overwegingen bevelen we aan om niet over alle verbonden partijen in dezelfde mate geïnformeerd te willen worden. Door de maatschappelijke en financiële impact en de daarmee samenhangende risico’s in beeld te brengen, kunnen de gemeenteraden een prioritering aanbrengen. Overigens kunnen raden, om de werkdruk beheersbaar te houden, werken met raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/adoptanten voor (clusters van) verbonden partijen. Deze raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/adoptanten volgen de verbonden partij intensief, overleggen met de verantwoordelijk portefeuillehouder, de betrokken ambtelijk adviseur en (desgewenst) met de directie van de verbonden partij en koppelen terug naar de gemeenteraad. We verwachten van algemene en dagelijkse besturen van de gemeenschappelijke regelingen dat ze oog hebben voor de positie die de raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/ adoptanten als vooruitgeschoven post van de gemeenteraad. De algemene en dagelijkse besturen voorzien de raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/ adoptanten desgevraagd van alle inlichtingen.
Actieve informatieplicht
Bij de wijziging van de Wgr is naast de al bestaande informatiestromen tussen de gemeenteraad en het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling een nieuwe verplichting toegevoegd, namelijk de actieve informatieplicht. Hiermee wordt bepaald dat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling aan de gemeenteraden alle inlichtingen geeft die de gemeenteraden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.
Zonder uitputtend te zijn, vallen onder de actieve informatieplicht de volgende documenten:
vierjaren beleidsplannen (indien aanwezig);
jaarlijkse begroting met uitvoeringsagenda;
(eventuele) begrotingswijzigingen en wijzigingen in de uitvoeringsagenda zoals opgenomen in het beleidsdeel van de programmabegroting;
een financieel jaarverslag;
een inhoudelijk jaarverslag;
periodiek verslag via de planning- & control-producten van de voortgang van programma’s en majeure projecten;
inzicht in cyber- en informatieveiligheid en het versterken van het vertrouwen van burgers, bedrijven en organisaties in de gemeenschappelijke regeling als overheidspartij;
besluiten die naar het oordeel van het bestuur ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeenschappelijke regeling of de deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling.
Aanvullend moet per gemeenschappelijke regeling bekeken worden of nog andere dan bovenstaande documenten onder de actieve informatieplicht vallen. Om informatie voor gemeenteraden behapbaar te houden, kan overigens worden gewerkt met infographics over voornoemde documenten. Verder is het noodzakelijk dat gemeenschappelijke regelingen openbaar (via overheid.nl) kennisgeven van hun vergaderingen en vergaderstukken.
Radenbijeenkomsten
Uit de evaluatie komt naar voren dat er behoefte is aan meer informele informatie-uitwisseling. Nu zien we dat gemeenschappelijke regelingen en raden los van elkaar bijeenkomsten organiseren. Om dit te stroomlijnen en te voorkomen dat we veel informatieavonden per jaar hebben, is het goed deze bijeenkomsten samen te organiseren. In de regio Hart van Brabant wordt gewerkt met radenbijeenkomsten. Raadsleden adviseren over de invulling van deze bijeenkomsten.
Hoe we de informatie-uitwisseling in West-Brabant in willen vullen leest u hieronder. We maken hierbij dankbaar gebruik van de positieve ervaringen die de regio Hart van Brabant heeft met het organiseren van hun radenbijeenkomsten. De schaal van de radenbijeenkomsten stemmen we af op de schaal van de te bespreken onderwerpen. Hierbij kan gekozen worden voor de schaal van een verbonden partij of een district (Markiezaten en Baronie) of de schaal van de regio West-Brabant. In afstemming met de regio Hart van Brabant is het ook mogelijk om radenbijeenkomsten op de schaal van de gehele regio Midden- en West-Brabant te organiseren. Uiteraard blijft bij gebleken andere behoeften ook maatwerk qua gebiedsindeling mogelijk.
We stellen voor in West-Brabant een structuur voor de governance van radenbijeenkomsten op te zetten als convenantsamenwerking. Doel is om jaarlijks radenbijeenkomsten te organiseren waarbij we qua onderwerpkeuze dezelfde breedte voor ogen staan als in de regio Hart van Brabant. Dit betekent dat onderwerpen over één of meer gemeenschappelijke regelingen aan de orde kunnen komen maar ook intergemeentelijke vormen van samenwerking die niet op grond van de Wgr of het BW zijn vormgegeven zoals de RES of de samenwerking in een Stedelijke Regio. Om te zorgen dat alle raden deel kunnen nemen aan deze radenbijeenkomsten, worden deze opgenomen in de vergaderschema’s van de verschillende gemeenten. Bij de planning en de organisatie van deze radenbijeenkomsten zullen de griffiers, net als nu, een rol spelen. In een op te stellen convenant maken we afspraken over wie bestuurlijk en wie ambtelijk vanuit zowel de ambtelijke organisaties als de griffies verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de radenbijeenkomsten. Ook leggen we hierin vast dat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft een raadslid aan te wijzen dat meedenkt over het programma en de invulling van de radenbijeenkomsten. De keuze van de tijdens de radenbijeenkomsten te behandelen onderwerpen ligt bij de raadsleden. Ook kunnen de raadleden een advies formuleren over de wenselijkheid van het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie. Door heldere afspraken over het plannen en organiseren van de radenbijeenkomsten in een convenant vast te leggen, worden verantwoordelijkheden helder vastgelegd zonder dat hiervoor een gemeenschappelijke regeling hoeft te worden opgezet.
Gemeenschappelijke radenadviescommissies
Eén van de meest in het oog springende wijzigingen in de Wgr is de mogelijkheid om een gemeenschappelijke adviescommissie van raadsleden (radenadviescommissie) in te stellen per gemeenschappelijke regeling (artikel 24a Wgr). Daartoe kan alleen worden besloten wanneer alle raden daarmee instemmen. Een gemeenschappelijke radenadviescommissie is een relatief zwaar instrument. Om nu goed te kunnen beoordelen in welke situaties dit van meerwaarde kan zijn, is inzicht in het risicoprofiel belangrijk. Wij lichten het afwegingskader hieronder nader toe.
Er zijn namelijk twee mogelijkheden om adviescommissies met raadsleden in te stellen op grond van de Wgr. Een reguliere adviescommissie op grond van artikel 24 Wgr en een gemeenschappelijke radenadviescommissie op grond van artikel 24a Wgr. Artikel 24 van de Wgr biedt de mogelijkheid om een gewone adviescommissie in te stellen. Het initiatief tot het instellen van een adviescommissie ligt bij het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur kan ook een adviescommissie met daarin raadsleden instellen. Deze adviescommissies zijn eenvoudig in te stellen ook als niet alle raden hierachter staan, maar een meerderheid van raden van deelnemers of het algemeen bestuur van de regeling zelf wel de behoefte aan een dergelijke commissie heeft. Voor het lidmaatschap van een raadslid in een commissie op basis van artikel 24 van de Wgr kan echter geen vergoeding worden verstrekt.
Het risicoprofiel van een gemeenschappelijke regeling is mede bepalend bij de keuze tot het al dan niet instellen van een gemeenschappelijke radenadviescommissie op grond van artikel 24a Wgr. De keuze tot het instellen van een gemeenschappelijke radenadviescommissie wordt uitsluitend gemaakt bij beleidsrijke regelingen met een hoge maatschappelijke impact, waarbij de adviescommissie zich met name richt op het versterken van de verbinding tussen de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers. De radenadviescommissie adviseert bij voorkeur aan de gemeenteraden van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten. Zie voor een nadere toelichting bijlage 2.
Informatievoorziening
De wijzigingen in de Wgr moeten volksvertegenwoordigers meer mogelijkheden geven om hun controlerende taak uit te voeren. Daarnaast heeft de gemeentelijke organisatie behoefte aan inzicht in de uitvoering van de taken die bij een gemeenschappelijke regeling belegd zijn. Voor beide betrokken partijen (gemeenteraad en gemeentelijke organisatie) is een goed georganiseerde informatiehuishouding bij de gemeenschappelijke regeling van groot belang. Informatie is immers de basis van zowel toezicht als inzicht. In de praktijk geldt dit uitgangspunt voor alle soorten verbonden partijen.
In deze nota worden afspraken gemaakt over (actieve) informatieverstrekking, afstemming en aansturing. Daarbij wordt een basisniveau gegeven voor actieve informatievoorziening aan de gemeenteraden. Deze informatievoorziening is gebaseerd op het informatiebeheer bij de verbonden partij en speelt, naast informatieverstrekking aan de raad, ook een belangrijke rol bij het uitvoeren van de taak van de verbonden partij.
Het jaarlijks inzicht bieden in het taakvolwassenheidniveau voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de informatieveiligheid en de Wet open overheid (Woo) door verbonden partijen in hun jaarstukken is hiervoor een belangrijk kader. Hierbij wordt aangesloten bij de meest actuele versie van de Handreiking AVG borgingsproduct van de Informatie Beveiligingsdienst van de VNG. De organisatie heeft aantoonbaar de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) geïmplementeerd. De organisatie voldoet aantoonbaar aan de eisen van de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het volwassenheidsniveau van informatiebeveiliging en privacy bedraagt tenminste ‘drie’ op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel. De organisatie doet hier tenminste eens per jaar verslag over. Voor de Woo geldt dat de verbonden partij aantoonbaar voldoet aan de verplichting tot actieve openbaarmaking, die in de loop van de komende jaren stapsgewijs per Koninklijk Besluit wordt ingevoerd. Colleges van B&W zijn en blijven verantwoordelijk voor de zorg van alle archiefbescheiden die vanuit de Archiefwet aan hun zorg zijn toevertrouwd, dus ook wanneer deze zich bij een verbonden partij bevinden. Daarop is interbestuurlijk toezicht (IBT) ingesteld. Verbonden partijen brengen tenminste éénmaal per jaar verslag over het IBT op het archiefbeheer uit. Hoewel we ons goed beseffen dat deze weergave van instrumentarium en kaders in het kader van informatiebeheer, privacy en veiligheid niet allesomvattend is, nemen we ze hier op omdat de maatschappelijke impact ervan groot is. Voor good governance en om te kunnen voldoen aan de actieve informatieplicht is er meer inzicht nodig in de gemaakte afspraken tussen de colleges van B&W en verbonden partij over de inrichting van het informatie- en archiefbeheer en de rechten en plichten ten aanzien van het beheer. Gemeenteraden kunnen aanvullend extra kaders stellen. Wij gaan er daarbij van uit dat deze per verbonden partij, zowel met de verbonden partij als met de andere deelnemers worden afgestemd.
Uiteraard moet ook de passieve openbaarmaking conform het bepaalde in de Woo worden uitgevoerd. In de begroting wordt een openbaarheidsparagraaf opgenomen als bedoeld in artikel 3.5 van de Woo. In het jaarverslag wordt over de uitvoering van deze openbaarheidsparagraaf verslag gedaan.
De informatie wordt eveneens gebruikt voor het afleggen van verantwoording op het gebied van financiën, recht- en doelmatigheid en bijvoorbeeld voor het beantwoorden van Woo-verzoeken.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1.
Risicoprofiel als kader voor actieve informatieplicht, informatievoorziening en vorm van raadssamenwerking
Onderdeel van Nota Verbonden Partijen en overige samenwerking West-Brabant