De kaderstelling door de gemeenten aan de gemeenschappelijke regelingen vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor de kaderbrieven die de gemeenschappelijke regelingen voor 1 februari aan de deelnemers sturen en waarin de gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten kenbaar maken. Deze richtlijnen zijn beleidsmatig en financieel.
Beleidsmatig
Jaarlijks in november sturen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling de beleidsmatige richtlijnen voor de kaderbrief die de gemeenschappelijke regelingen opstellen.
Financieel
In deze nota leggen we de financiële kaders voor de komende vier jaar vast. Dit biedt financiële duidelijkheid voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Bovendien zorgen we er hiermee voor dat de jaarlijkse richtlijnen in hoofdzaak over de inhoud gaan.
Toelichting
Hieronder leest u de financiële richtlijnen zoals die voor de komende vier jaar gelden:
We verwachten van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling dat zij een structureel sluitende meerjarenbegroting, waarin vier jaar vooruit wordt gekeken, aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting voor het komende jaar neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer.
De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het algemeen bestuur is besloten.
De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen.
De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente circulaire voor zowel de loon- als de prijsindex. Hiervoor gebruiken we de meest recente ramingen zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan van het Centraal Plan Bureau. Voor de loonontwikkeling wordt hierbij ‘de index van de loonvoet sector overheid’ gevolgd en voor de prijsontwikkeling ‘de index van de netto materiele consumptie’. De verbonden partij geeft bij de kaderbrief en de begroting een specificatie weer van de verhouding lonen/prijzen in haar exploitatiebegroting. Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen.
Een besluit van het algemeen bestuur van een verbonden partij tot instelling van een algemene reserve is goed gemotiveerd, onderbouwd en voorzien van bijbehorende spelregels. Op dit besluit van het algemeen bestuur wordt een zienswijzemogelijkheid geboden aan de deelnemende gemeenten bij de concept-begroting(wijziging). De algemene reserve wordt aangevuld tot de maximale hoogte zoals vastgesteld door het algemeen bestuur. Voor het bepalen van de omvang van de (beperkte) algemene reserve kan het algemeen bestuur een advies vragen aan de accountant, maar de algemene reserve bedraagt niet meer dan 8% van de totale lasten in de begroting (uitgangspunt is en blijft dat de weerstandscapaciteit bij de deelnemers wordt aangehouden).
Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het algemeen bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het algemeen bestuur.
In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.
Wanneer zich ontwikkelingen voordoen die invloed hebben op de gemeentefinanciën dan is heroverweging van deze afspraken mogelijk. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer een sterke stijging van de inflatie optreedt zonder dat deze (volledig) wordt gecompenseerd of wanneer gemeenten moeten bezuinigen en het de bedoeling is dat ook de gemeenschappelijke regelingen daaraan hun bijdrage leveren.
Beleidsmatig
Voor de beleidsmatige richtlijnen hanteren we de vierjaartermijn voor gemeenschappelijke regelingen die met een vierjarenbeleidsplan werken en die dus dit beleidsplan uitvoeren. Vervolgens stellen we, indien daartoe aanleiding bestaat, nog enkele specifieke beleidsmatige richtlijnen op. Deze zijn gekoppeld aan onverwachte ontwikkelingen die invloed hebben op het beleid (bijvoorbeeld Covid, toestroom Oekraïners). Voor gemeenschappelijke regelingen die niet werken met een vierjarenbeleidsplan maken de deelnemende gemeenten jaarlijks afspraken over de te leveren producten en diensten.
Nieuw beleid
Voorstellen voor nieuw beleid, die niet door de deelnemers zijn opgenomen in de richtlijnen, worden gedaan in de kadernota en worden expliciet vermeld als nieuw beleid. Hierover moet besluitvorming plaatsvinden in het algemeen bestuur en bij de deelnemers (d.m.v. het geven van een zienswijze op de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling door de gemeenteraden).
Richtlijnen van de gemeenten als basis voor de kaderbrief van de gemeenschappelijke regelingen
De richtlijnen beperken zich tot de hoofdpunten en hebben betrekking op:
Te bereiken effecten/effectindicatoren;
(Nieuwe) beleidsontwikkelingen, speerpunten en/of beleidsdoelen;
Inzet van capaciteit;
Opdracht tot algemene ombuiging en bezuinigingen (korting) van een bepaalde omvang;
De richtlijnen wijken per gemeenschappelijke regeling af. Iedere gemeenschappelijke regeling wordt afzonderlijk over de richtlijnen geïnformeerd.
Wat
Wanneer
Wie
Vaststellen richtlijnen (begroting +1)
Voor 15 november
gemeenteraad
Toezenden kaders
Uiterlijk 1 februari
Gemeenschappelijke regeling
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.3.
Gezamenlijke kaderstelling met financiële en beleidsmatige richtlijnen voor de begroting
Onderdeel van Nota Verbonden Partijen en overige samenwerking West-Brabant