Om te beoordelen hoe de organisator van het evenement invulling geeft de aspecten openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu en de risico’s tot het minimum beperkt, wordt naar de onderstaande documenten gevraagd. Daarbij is ook aangegeven voor welke evenementen welke documenten moeten worden ingediend.
In te dienen document
Indienen bij:
Plattegrond evenemententerrein
Alle evenementen
Draaiboek met veiligheidsparagraaf
A-evenementen
Veiligheidsplan
B- en C-evenementen
Zorgplan (vaak onderdeel veiligheidsplan)
B- en C- evenementen of bij evenementen waarbij meer dan tien evenementenzorgverleners worden ingezet
Mobiliteitsplan / verkeersplan
B- en C- evenementen
Constructiegegevens
Te plaatsen bouwsels
Keuringscertificaten (kermis)attracties
Te plaatsen (kermis)attracties
Geluidsplan
Geluid dragende evenementen van cat. III en bij evenementen cat. II als daarvoor aanleiding is.
Verslag betrekken omgeving
Zie hoofdstuk 5
Hieronder wordt beschreven uit welke onderdelen de genoemde documenten moeten bestaan. Voor de inhoud van de genoemde documenten is zoveel als mogelijk aangesloten bij het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid van de Vereniging van Evenementen Makers (VVEM). Het handboek bevat bruikbare normen die tot stand zijn gekomen door verschillende partijen die zich bezighouden met evenementenveiligheid (zowel vanuit overheidszijde als organisatoren). Het handboek is ook in diverse andere gemeenten een leidraad waardoor eenduidigheid en uniformiteit ontstaat. Voor een nadere verdieping in de indieningsvereisten wordt verwezen naar het handboek.
Plattegrond evenemententerrein
Op de plattegrond geeft de organisator aan hoe het evenemententerrein wordt ingedeeld. Een plattegrond moet op schaal worden ingetekend, een schaalaanduiding en noordpijl bevatten. Op de plattegrond moet tenminste het volgende staan aangegeven (mits aanwezig):
Grens evenemententerrein en begrenzing publieksgedeelte;
Calamiteitenroutes/aanrijdroutes, vluchtroutes, in- en uitgangen en nooduitgangen;
EHBO-post(en) en toiletten;
Alle bouwsels en objecten (bij bepaalde objecten kan gelden dat deze niet allemaal hoeven worden weergegeven, maar kan worden volstaan met de zone waarin deze zijn geplaatst (denk bijvoorbeeld aan een terras);
Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:
De voor personen beschikbare oppervlakte.
De gebruiksbestemming.
De opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Besluit bgbop) bedoelde inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
Brand- en rookwerende scheidingsconstructies.
Vluchtroutes.
Draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16 Besluit bgbop.
Nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan.
Vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15 Besluit bgbop.
Noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3 Besluit bgbop.
Brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20 Besluit bgbop, en
Brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24 Besluit bgbop.
Bak- en braadkramen (i.v.m. afstand tot andere bouwsels).
Locaties waar gasflessen en/of andere brandbare stoffen worden opgeslagen.
Draaiboek met veiligheidsparagraaf
Voor evenementen met een laag risico volstaat een draaiboek met een veiligheidsparagraaf in plaats van een veiligheidsplan. Dit draaiboek moet tenminste de volgende elementen bevatten:
Een algemene omschrijving van het evenement met daarin informatie over de locatie, datum, omschrijving van de activiteiten, bezoekersaantal en de doelgroep.
Planning / tijdschema met daarin de relevante momenten zoals de opbouw, opening, eindtijd, afbouw en oplevering terrein.
Programmering als sprake is van optredens.
Verkeer en parkeren. Deze paragraaf bevat een uitleg hoe de bezoekers naar en van het evenemententerrein zullen komen, welke extra maatregelen genomen zijn ten behoeve van het parkeren, hoe de bebording naar het festivalterrein is geregeld, of er verkeerregelaars en parkeerbegeleiders ingezet zullen worden, hoeveel en op welke plekken. Ook wordt aangegeven of tijdelijke afsluitingen van wegen nodig zijn en hoe die maatregelen worden uitgevoerd met bebording en/of verkeersregelaars.
Veiligheidsparagraaf, waarbij tenminste wordt ingegaan op het volgende:
Een beschrijving van de organisatie waarbij wordt beschreven wie verantwoordelijk is op welk moment.
De georganiseerde maatregelen naar de bezoekers zoals de toegang tot het evenement, kaartverkoop of niet, toegangsbeleid en eventuele huisreglement.
Een beschrijving van risico’s (wat kan er fout gaan) en wat doet de organisator om dat te voorkomen? Ook moet daarbij beschreven staan hoe de organisatie handelt als het toch fout gaat. Hierbij valt te denken aan scenario’s zoals slecht weer, te veel bezoekers of brand op het evenemententerrein.
Hoe de EHBO wordt geregeld.
Hoe de eventuele beveiliging wordt geregeld en welke eventuele andere medewerkers op het gebied van veiligheid (bijvoorbeeld reddingsbrigade of stewards) worden ingezet.
Lijst met contactgegevens.
Veiligheidsplan
Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator treft ter voorkoming van incidenten en de maatregelen die genomen worden bij optredende incidenten. Bij grotere evenementen, waarbij in het kader van de uitvoering tijdens het evenement de aanwezigheid van de hulpdiensten benodigd is, blijft het veiligheidsplan leidend voor het bewaken van de veiligheid en de te nemen maatregelen bij incidenten.
Met het veiligheidsplan toont de organisator aan op welke wijze en met welke middelen de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij het evenement gewaarborgd zijn. Het veiligheidsplan bevat tenminste de volgende onderdelen:
Beschrijving van het evenement, bestaande uit het:
Activiteitenprofiel (datum, tijden evenement, data en tijden op- en afbouw, activiteiten, programmering, etc.).
Publieksprofiel (beschrijving doelgroep, aantal bezoekers over de hele dag en tegelijkertijd aanwezig, verblijfsduur bezoekers, bezoekersstromen, etc.).
Ruimtelijk profiel (beschrijving locatie en omgeving, bereikbaarheid evenemententerrein, voorzieningen water en stroom, etc.).
Beschrijving van de organisatie. Hier wordt beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe partijen onderling communiceren en afstemmen.
Risico-analyse, bestaande uit een inventarisatie en weging van de belangrijkste risico’s. Dit is de basis van het veiligheidsplan. Alles wat volgt in het veiligheidsplan dient immers om die risico’s te beperken zodat een veilig evenement kan worden georganiseerd. Voorbeelden van veelvoorkomende risico’s zijn: overcrowding van het evenemententerrein, gevaar door opkomend slecht weer of hitte, vechtpartijen, ordeverstoringen in de omgeving door vertrekkende bezoekers, tekort aan materialen door aan- en afvoerproblemen, onwel worden van personen al-dan-niet door overmatig alcohol- of drugsgebruik.
Maatregelen en acties die de (hoogste) risico’s beperken of uitsluiten, zoals:
Toezicht en beveiliging.
Weerscenario’s’ (hoe omgegaan wordt met (extreem) slecht weer en hitte.
Crowdmanagement en crowdcontrol maatregelen.
Brandveiligheidsmaatregelen en constructieve veiligheid.
Maatregelen in het belang van de publieke gezondheid.
Ontruimingsplanplan in het licht van noodzakelijke beëindiging van het evenement.
Afspraken tussen organisator en hulpdiensten; o.a. over de communicatie taken en verantwoordelijkheden van partijen bij opschaling.
Huisregels die gelden op het evenemententerrein.
Lijst met contactgegevens.
Het veiligheidsplan ziet niet alleen op de veiligheid op het evenemententerrein, maar tevens op de directe omgeving daarvan. Samen met het mobiliteitsplan moeten de maatregelen uit het veiligheidsplan zorgen voor een ordelijk komen en vertrekken van bezoekers.
Zorgplan
Vanwege enige overlap met het veiligheidsplan wordt het zorgplan vaak integraal opgenomen in het veiligheidsplan. Het plan beschrijft hoe er met de medische zorg wordt omgegaan. Het zorgplan of het veiligheidsplan moet tenminste voldoen aan de vereisten uit paragraaf 8.3 van de Veldnorm evenementenzorg. In het plan moet minimaal zijn opgenomen:
Naam, locatie, datum en tijden van het evenement.
Informatie over het evenement (type evenement, verwachte bezoekersaantallen, aard bezoekers, aard terrein).
Contactgegevens van de evenementenzorgorganisatie (EZO), de evenementorganisator, inzetcoördinator tijdens het evenement en andere contactpersonen tijdens het evenement.
Verwachte zorgvragen en risico’s.
Het aantal ingezette zorgverleners gespecificeerd naar zorgniveau.
Afhankelijk van de grootte van het evenement en het type evenement kunnen nadere zaken in het zorgplan worden opgenomen (zoals opgenomen in de Veldnorm evenementenzorg). In aanvulling daarop kan bij bepaalde activiteiten op evenementen worden gevraagd naar de hygiënemaatregelen die worden getroffen.
Mobiliteitsplan
Het mobiliteitsplan kan ook integraal onderdeel uitmaken van het veiligheidsplan. In plaats van mobiliteitsplan wordt ook regelmatig de term “verkeersplan” gebruikt. In dit plan beschrijft de organisator hoe het ordelijk komen en vertrekken van bezoekers is geregeld. Het doel van dit plan is tweeledig. Enerzijds is het ordelijk komen en vertrekken van bezoekers in het belang van die bezoekers en een optimale beleving van het evenement. Anderzijds dient het mobiliteitsplan om de hinder voor de omgeving te beperken. Door het evenement wijzigt de verkeerssituatie (omdat het drukker wordt in het verkeer of vanwege te treffen maatregelen). De organisator is als veroorzaker van de gewijzigde verkeerssituatie verantwoordelijk om dat in goede banen te leiden en hiervoor een plan op te stellen.
Het mobiliteitsplan bestaat tenminste uit de volgende onderdelen:
Een verwachting van de verdeling van de vervoerswijzen die de bezoekers kiezen om naar het evenement te komen; auto, fiets, te voet, openbaar vervoer, etc. Dit wordt ook wel de ‘modal split’ genoemd en is de basis van het mobiliteitsplan.
Een verwachting van de aankomst- en vertrektijden van bezoekers en deelnemers van het evenement.
Een beschrijving van de parkeerlocaties en het aantal beschikbare plaatsen voor de verschillende voertuigen. Vanzelfsprekend moet de capaciteit van de parkeerplaatsen, fietsenstallingen, etc. voldoende zijn voor het verwacht aantal voertuigen uit de modal split.
De bijbehorende routes en benodigde maatregelen voor een goede doorstroom (zoals van en naar parkeervoorzieningen).
De logistieke routes en processen die nodig zijn voor de materialen en goederenstroom.
De calamiteitenroutes voor de hulpdiensten.
Beschrijving van de mogelijke obstakels op routes en welke maatregelen nodig zijn om ze weg te nemen of te omzeilen.
Beschrijving van de impact op de reguliere verkeersdrukte en de omgeving rondom het evenemententerrein en welke maatregelen nodig zijn om overlast te voorkomen dan wel te reduceren.
Een tekening met daarop bovenstaande routes en de tijdelijke verkeersmaatregelen (hekken, verkeers- en redactieborden, parkeerverboden, verkeersregelaars, etc.). Indien nodig kan hierbij onderscheid worden gemaakt in verschillende fases van het evenement, zoals de in- en uitstroom.
Constructieve gegevens
Om te kunnen toetsen aan de constructieve veiligheid van bouwsels op het evenemententerrein kan aan de organisator worden gevraagd om constructietekeningen en –berekeningen. Daarnaast kan worden gevraagd hoe de constructies worden verankerd tegen omvallen en omwaaien. De gegevens moeten worden ingeleverd overeenkomstig hetgeen is bepaald in hoofdstuk 3 van de de Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning van het Centraal overleg Bouwconstructies. Bij het bouwen van de constructies moet men handelen overeenkomstig de ingediende constructieve gegevens. Net als bij bouwwerken ligt de verantwoordelijkheid daarvoor in de eerste plaats bij de organisator/bouwer. De gemeente kan besluiten daarop toe te zien.
(kermis)attracties en springkussens
Wanneer bij een evenement kermisattracties worden geplaatst wordt van iedere attractie zogenaamd RAS-nummer gevraagd. Iedere attractie moet beschikken over een certificaat van goedkeuring en merk van goedkeuring. Het certificaat en het merk moeten zijn afgegeven door een door de minister van Volksgezondheid, welzijn en sport (VWS) aangewezen keuringsinstelling (AKI). De bevoegdheid en de taak voor het keuren van de veiligheid van de attracties is belegd bij de AKI’s. De bevoegdheid voor die keuring ligt niet bij de burgemeester bij het afgeven van de evenementenvergunning. Wel mag de burgemeester, in het belang van de openbare veiligheid, zich ervan vergewissen dat de te plaatsen attracties goedgekeurd zijn. Dit wordt gedaan door het RAS-nummers van de attracties op te vragen. Via het Register attractie- en speeltoestellen (RAS) of de Nederlandse voedsel en warenautoriteit (NVWA) kan dan worden nagegaan of het een goedgekeurde attractie is.
Ook voor speeltoestellen zoals springkussens gelden voorwaarden op grond van landelijke wetgeving in het belang van de veiligheid. Op de locatie van het speeltoestel moeten de volgende documenten aanwezig zijn:
Een gebruiksinstructie waar alle relevante gegevens op vermeld staan voor een veilige opstelling en gebruik van het speeltoestel, zoals bijvoorbeeld instructies voor de verankering van een luchtkussen.
Een voor de huurder in te vullen blad waarop deze aantekeningen kan maken over onderhoud en ongevallen.
Kopie van de bladzijden uit het logboek of actueel dossier waaruit de typegoedkeuring blijkt.
Daarnaast moeten op het toestel en op de gebruiksinstructie identificatietekens staan, zodat een koppeling tussen het toestel, de gebruiksinstructie en het logboek of actueel dossier mogelijk is. Ook hier geldt dat het toezicht hierop en de keuring niet bij de burgemeester liggen in het kader van het afgeven van de evenementenvergunning, maar dat hij zich in het belang van de openbare veiligheid er wel van mag vergewissen of sprake is veilige speeltoestellen.
Geluidsplan
Bij geluidsdragende evenementen van de categorie II en III is sprake van geluidshinder voor de omgeving. Het is aan de organisator om erop te sturen dat deze hinder beperkt blijft en wordt voldaan aan de geldende geluidsnormen. Van een organisator mag daarom worden verwacht dat hij zich bewust is van de geluidproductie van het evenement en de verantwoordelijkheid neemt om tijdens het evenement te monitoren op de geluidbelasting, zodat kan worden bijgestuurd.
Daarom wordt bij geluidsdragende evenementen van categorie II en III geluidsevenementen (zie hoofdstuk 7) om een geluidsplan gevraagd. Een geluidsplan bestaat uit de volgende onderdelen:
Een akoestisch geluidsonderzoek, verricht door een onafhankelijk geluidsbureau. Hierin vindt een berekening plaats van het geluidsniveau op locatie, vertaald naar de geluidsbelasting bij de meest nabijgelegen en akoestisch relevante woningen en gebouwen.
Beschrijving van hoe men het geluid monitort en welke procedures worden gevolgd bij overschrijdingen van de voorgeschreven normen.
De geluidsmonitoring moet plaatsvinden met een geluidsmeter die de waarden registreert en opslaat zodat deze na afloop kunnen worden overlegd.
Bij geluid dragende evenementen van categorie II kan een geluidsplan worden gevraagd, maar daarvan kan ook worden afgezien. Dit wordt per situatie bekeken aan de hand van de locatie, eventuele klachten over geluid dragende evenementen op die locatie en vorige edities van het evenement. De verplichting om geluid te monitoren blijft voor deze evenementen wel van kracht. Een organisator kan immers niet weten of hij binnen de norm blijft met het geluid als hij de geluidbelasting zelf niet monitort. De organisator van deze evenementen moet ook vooraf beschrijven hoe de monitoring zal plaatsvinden, zodat dat kan worden beoordeeld bij behandeling van de vergunningaanvraag. Naar verwachting zal deze monitoring voor het overgrote deel bijdragen aan het verminderen van de geluidshinder. Wanneer blijkt dat de monitoring onvoldoende bijdraagt aan het beperken van de geluidshinder zal bij volgende edities in ieder geval om geluidsplan worden gevraagd.
De organisator van een evenement van geluidscategorie I hoeft geen geluidsplan in te dienen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies