Wekelijks worden nieuwgemaakte zaken in het zaaksysteem gecontroleerd door een medewerker Informatiebeheer op omschrijvingen en juiste zaaktypes. Documenten in deze zaken worden ook gecontroleerd op omschrijving. Ook als zaken worden afgesloten wordt een controle gedaan op:
Zaaktype;
Zaakomschrijving (zoveel mogelijk GeHOPT, afkortingen voluit schrijven in toelichtingen);
Resultaat;
Organisatorische eenheid;
Extern betrokkene (afzender) (let ook op of je eventueel een tweede initiator, zoals een cliënt, kunt toevoegen in het geval van een advocaat of ander soort gemachtigde);
Vertrouwelijkheid;
Is er een begin en een eind in de zaak (een verzoek/aanvraag en een antwoord/besluit)?;
Hoort de zaak bij een object?;
Context: zou je een zaak kunnen bedenken die hier een relatie mee heeft?;
Is er een zaak over hetzelfde onderwerp dat samengevoegd zou kunnen worden?
Bovenstaande metadatacontrole is zoveel mogelijk gebaseerd op MDTO. In een update van het kwaliteitshandsboek wordt dit metadataschema vastgesteld.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2.
Controles op metadata
Onderdeel van Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024