**1..** Indien sprake is van een eenjarige verlening dient de subsidieontvanger na afloop van het boekjaar een verzoek in voor vaststelling. Het verzoek tot vaststelling bestaat uit een inhoudelijk verslag op hoofdlijnen en een jaarrekening. Indien de organisatie niet gehouden is om een jaarrekening op te stellen kan in overleg met de provincie worden gekozen voor het indienen van een andere vorm van financiële verslaglegging.
**2..** Indien sprake is van een meerjarige verlening dient de subsidieontvanger na afloop van elk boekjaar een verzoek in voor een tussentijdse vaststelling waarbij na de vaststelling van het laatste jaar de subsidie voor de gehele periode definitief is. Het verzoek tot (tussentijdse) vaststelling bestaat uit een inhoudelijk verslag op hoofdlijnen waarin onder andere de voortgang van de afgesproken KPI’s is opgenomen en een jaarrekening. Indien de organisatie niet gehouden is om jaarlijks een jaarrekening op te stellen kan in overleg met de provincie worden gekozen voor het indienen van een andere vorm van financiële verslaglegging.
**3..** Indien een controleverklaring is vereist dan steunt de provincie in principe op het oordeel van de accountant wat betreft de rechtmatigheid van de besteding. Als daar aanleiding toe is kan de provincie de managementletter van de accountant als bijlage bij de controleverklaring opvragen.
**4..** Het is toegestaan dat bij meerjarige exploitatiesubsidies de subsidieontvangers jaarlijks maximaal 10% van de subsidiejaarschijf reserveren voor het volgende boekjaar, tenzij vanwege bijzondere omstandigheden anders is bepaald in de subsidiebeschikking. Deze reservering kan worden gevormd omdat het uitgavenpatroon vaak niet geheel synchroon loopt met de uitvoering van de activiteiten. De reservering die wordt overgeheveld dient apart zichtbaar te zijn in de jaarrekening en uiterlijk in het eerstvolgende boekjaar te worden besteed. Een overschrijding van de maximaal toegestane reservevorming of het deel van de overgehevelde middelen dat in het eerstvolgende boekjaar niet is besteed, zal bij de tussentijdse vaststelling worden teruggevorderd. Bij beëindiging van de exploitatiesubsidie dient de opgebouwde reservering ten laste van provinciale subsidie terugbetaald te worden aan de provincie.
Artikel 13