Bij meerjarige subsidies van een bedrag groter dan € 5.000,00 per jaar, geldt een verplichting om tussentijds te verantwoorden. Hierbij rapporteert de subsidieontvanger éénmaal per jaar, voor 1 mei van het daaropvolgende jaar, over de voortgang van de activiteiten en de bijbehorende uitgaven en geeft een vooruitblik voor het volgende jaar. Als de organisatie wettelijk verplicht is een jaarrekening op te stellen, moet deze ook aangeleverd worden. Bij de verantwoording geeft de subsidieontvanger aan in hoeverre er sprake is van afwijkingen op de oorspronkelijke (financiële) planning en wat de oorzaak hiervan is.
De precieze invulling van de monitoring kan per subsidie verschillen, maar bevat in ieder geval een jaarlijks rapportagemoment zoals hiervoor beschreven. Daarnaast is het mogelijk om in de verleningsbeschikking een verzoek om tussentijdse rapportages op te nemen.
Los hiervan heeft de subsidieontvanger te allen tijde de plicht om het college zo spoedig mogelijk schriftelijk te informeren zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen worden verricht, of dat hij niet of niet geheel zal voldoen aan de geldende verplichtingen (zie ook art. 12 lid 1 en 2 Algemene Subsidieverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024).
Artikel 3.2
Tussentijdse verantwoording en monitoring
Onderdeel van Beleidsregel Meerjarige subsidies gemeente Utrechtse Heuvelrug 2024