In het voorgaande onderdeel is de aard en het gebruik van de algemene reserve beschreven. Hierna beschrijven we de kaders met betrekking tot bestemmingsreserves. Door vaststelling van deze nota gelden onderstaande kaders in alle voorkomende gevallen, tenzij de raad bij uitzondering in een specifiek geval anders besluit.
Bevoegdheid
Het college legt het voorstel voor instelling van een nieuwe bestemmingsreserve voor aan de raad. Na het raadsbesluit, wordt de reserve in de administratie ingevoerd en conform besluit aangewend. Het moment waarop de raad besluit over de instelling van een nieuwe reserve kan samenvallen met de perspectiefnota, de programmabegroting, één van de trimesterrapportages, slotwijziging of de resultaatbestemming bij de jaarrekening. Bij urgentie kan het ook als zelfstandig raadsbesluit. Het besluit om middelen toe te voegen aan de reserve dekking kapitaallasten is onderdeel van het besluit bij de betreffende investering.
Het niveau waarop de bestemmingsreserves worden ingesteld
Bij het instellen van een reserve bepaalt de raad aan welk beleidsprogramma de reserve wordt gekoppeld. Afhankelijk van de reikwijdte van de nieuwe reserve kan de raad besluiten om binnen het betreffende programma de reserve te bestemmen voor een bepaald beleidsdoel.
De gewenste informatie ten behoeve van een nieuw in te stellen reserve
Het voorstel tot instelling van een reserve moet minimaal de volgende gegevens bevatten:
Naam
Benaming van de in te stellen reserve
Aard reserve
Bestemmingsreserve, egalisatie-, risico-, project-, kapitaallastenreserve
Registratienummer
Uniek administratief nummer
Programma
Het programma waaraan de reserve wordt gekoppeld
Doel
Het doel waarvoor de reserve wordt ingesteld
Ingangsdatum
De reserve wordt ingesteld per <datum>
Stortingsplan
Het soort dotatie(s) waarmee de reserve wordt gevoed
Bestedingsplan
De verwachte bestedingen waarvoor de reserve wordt gebruikt
Opheffingsdatum
De reserve wordt automatisch opgeheven per <datum>
Reikwijdte
Maximale omvang van de reserve
Rente
Geen rentetoerekening
Eenduidige bestemming: geen gemengde reserves
Een reserve moet een eenduidige bestemming hebben. Het moet bij het instellen van een reserve duidelijk zijn voor welk doel de reserve gebruikt mag worden. Gemengde reserves zijn niet toegestaan. Zo moet bijvoorbeeld het onderscheid gemaakt worden tussen een reserve die de werkelijke uitgaven dekt en een reserve voor dekking van kapitaallasten.
Aantal reserves
Door een reserve in te stellen wordt het mogelijk om met beschikbare middelen van nu een bepaald doel in de toekomst te realiseren, zonder toekomstige begrotingsruimte daarvoor te gebruiken. Maar het betekent ook: hoe meer er voor de toekomst gereserveerd wordt, hoe minder begrotingsruimte er voor nu over blijft. Daarom is de hoofdregel terughoudendheid met het instellen van reserves.
Aan het aantal reserves wordt bij voorbaat geen maximum gesteld. Maar indirect wordt het instellen en aanhouden van reserves beperkt door afspraken te maken over een maximale en minimale hoogte en de looptijd. Bij het instellen van elke nieuwe reserve wordt vastgelegd wat de minimale en maximale hoogte en looptijd is. De reserves worden jaarlijks beoordeeld op deze criteria. Zie verder bij ‘Proces van beoordeling’.
Bovengrens
Bij instelling van een bestemmingsreserve is het noodzakelijk de bovengrens aan te geven. Als het saldo de bovengrens op enig moment overschrijdt, valt het meerdere bij de resultaatbestemming vrij in de algemene middelen. Daarnaast wordt nut en noodzaak van stortingen beoordeeld en of deze in overeenstemming zijn met de bestemming van de reserve.
Ondergrens
De minimale omvang van een reserve wordt gesteld op € 50.000. Als het saldo van een reserve, na verrekening van het resultaat, lager is dan de ondergrens van € 50.000, dan valt het restant automatisch vrij.
Looptijd
Er zijn geen beperkingen qua looptijd aan de algemene reserve en de bestemmingsreserves sociaal domein, grondexploitaties en dekking kapitaallasten. De looptijd van de overige bestemmingsreserves is beperkt:
bij het instellen van een bestemmingsreserve dient de opheffingsdatum of een gewenst moment van opheffen gegeven te worden;
de raad kan besluiten een reserve op te heffen of een andere bestemming te geven;
als een bestemmingsreserve gedurende vier opeenvolgende jaren niet is gebruikt, wordt de reserve na afloop van het vierde jaar automatisch opgeheven, tenzij de raad besluit om de reserve (opnieuw) langer aan te houden.
Geen negatieve stand.
Een bestemmingsreserve mag niet negatief staan. We houden een ondergrens aan. Als de stand van een reserve onverhoopt lager uitkomt, dan moet het ontbrekende bedrag allereerst snel gevonden worden binnen het betreffende beleidstaakveld om de reserve in stand te mogen houden.
Het proces van de toegestane toevoegingen en onttrekkingen
De raad is als enige bevoegd om te besluiten over mutaties -dat zijn begrote stortingen en onttrekkingen- van reserves. De begrote reservemutaties maken deel uit van de programmabegroting. Begrote stortingen en onttrekkingen kunnen gedurende het lopende jaar nog worden aangepast.
Wijzigingen van de begrote mutaties leiden altijd tot een begrotingswijziging. Het moment waarop de raad over reservemutaties besluit kan samenvallen met de perspectiefnota, de programmabegroting, één van de trimesterrapportages, slotwijziging of de resultaatbestemming bij de jaarrekening. Er zijn twee momenten in het jaar waarop de raad in ieder geval besluiten neemt over toevoegingen en onttrekkingen:
Bij de programmabegroting: hierin worden per reserve de begrote stortingen en onttrekkingen opgenomen en voorzien van een inhoudelijke toelichting. Zie hiervoor het overzicht van begrote mutaties reserves en de toelichting daarop in de programmabegroting.
Bij de jaarstukken: verschillen tussen begroting en realisatie worden in de jaarstukken opgenomen en van een verklaring voorzien. Bij de resultaten volgt per programma een voorstel over dekking (bij nadelig resultaat) of besteding (bij voordelig resultaat). Deze dekkings- en bestedingsvoorstellen houden meestal in: onttrekkingen aan of stortingen in een bestemmingsreserve. De raad besluit over deze dekkings- en bestedingsvoorstellen.
De werkelijke stortingen mogen de begrote niet overstijgen. Hetzelfde geldt voor onttrekkingen. Bovendien mogen werkelijke onttrekkingen niet hoger zijn dan de bestedingen die daarmee samenhangen. Een onttrekking die leidt tot een negatieve stand van een reserve is niet toegestaan. Stortingen zijn toegestaan zolang de maximale stand van de reserve niet overschreden wordt.
Rentetoerekening aan reserves
We voegen geen interne rente toe aan reserves
De niet bestede middelen uit de bestemmingsreserves
Zoals hiervoor aangegeven bij ‘looptijd’, vallen middelen uit een bestemmingsreserve automatisch vrij als de reserve gedurende vier opeenvolgende jaren niet is gebruikt. Ook komt het voor dat slechts een deel van de gereserveerde middelen zijn ingezet en er de komende jaren voor hetzelfde doel geen uitgaven meer verwacht worden. In beide gevallen wordt de reserve opgeheven nadat de resterende middelen zijn vrijgevallen.
De raad kan op voorstel van het college besluiten om de niet bestede middelen uit bestemmingsreserves, of een deel daarvan, af te romen ten behoeve van op dat moment urgentere bestedingen. Dit valt onder de raadsbevoegdheid tot het wijzigen van de bestemming van gereserveerde middelen.
Gelijktijdig met het vrijvallen van niet bestede middelen uit een reserve, besluit de raad op voorstel van het college of de reserve wel of niet moet worden opgeheven.
Proces van de jaarlijkse beoordeling van de reserves
De reserves worden ieder jaar kritisch beoordeeld op toereikendheid, nut en noodzaak. De jaarlijkse beoordeling van de reserves gebeurt bij de jaarafsluiting. Vóór het opstellen van de jaarstukken worden de financiële resultaten bepaald en de afwijkingen ten opzichte van de begroting geanalyseerd en verklaard. Dit is het moment om de reserves te beoordelen aan de hand van de kaders en criteria die in deze nota zijn beschreven. Ook oude reserves komen op deze manier bij de beoordeling aan bod.
Als proces sluiten we aan bij de resultaatbepaling: Het aanvullen of het laten vrijvallen van (een deel van) een bestemmingsreserve gebeurt als onderdeel van de dekkings- en bestedingsvoorstellen van de resultaten van het afgelopen jaar.
Een bestemmingsreserve opheffen of de looptijd ervan verlengen
Reserves opheffen of de looptijd ervan verlengen is een bevoegdheid van de raad. Als een reserve bij instelling een opheffingsdatum heeft meegekregen, dan wordt de reserve op die datum automatisch opgeheven. Hetzelfde geldt als het saldo van een bestemmingsreserve onder de ondergrens van € 50.000 is gedaald. Een bestemmingsreserve die gedurende vier opeenvolgende jaren niet is gebruikt, wordt eveneens automatisch opgeheven. Eventuele saldi vallen vrij in de algemene middelen. Voor verlenging van de looptijd van een reserve die anders zou vervallen is tijdig een nieuw raadsbesluit nodig. Het moment waarop de raad besluit over de opheffing dan wel verlenging van een reserve valt samen met het besluit over de bestemming van het jaarresultaat. Afhankelijk van het raadsbesluit, wordt de reserve administratief buiten gebruik gesteld of voortgezet.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.3
Bestemmingsreserves
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen 2024 - 2027