Het College van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de archiefruimten en voor de bedrijfshulpverlening (BHV).
De leiding bij een calamiteit ligt bij de ploegleider BHV. Hij neemt direct contact op met de teamleider IDV of zijn vervanger indien papieren archieven schade (kunnen) oplopen. Als het om een archiefcalamiteit gaat, hebben IDV-medewerkers van Dienst Dommelvallei expertise om schade te voorkomen c.q. te beperken. De archiefruimte maakt deel uit van het BHV-plan (ontruimingsplan).
De leiding voor de hulpverlening en ontruiming in de eerste fase van de calamiteit ligt bij het hoofd BHV, totdat andere instanties zoals politie, brandweer, ambulance de afhandeling overnemen. Daarna treedt dit calamiteitenplan in werking.
Praktische informatie over de archieflocaties staat in bijlage A. Het bedrijf Vanwaarde biedt hulp bij calamiteiten. Als uitwijklocatie voor te evacueren niet-beschadigde archieven fungeert naast Vanwaarde het RHCe en als laatste optie een van de gemeentewerven. De gemeentesecretaris, de directeur van Dienst Dommelvallei en de IDV-medewerkers worden zo snel mogelijk geïnformeerd.
Naast alle procedures is het bij een calamiteit belangrijk om flexibel te zijn en om te kunnen improviseren.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.1
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Onderdeel van Calamiteitenplan archieven gemeente Geldrop-Mierlo