Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opstellen. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
- - Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden.
- - De grondslag op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit).
- - Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.