Het vastgestelde metadataschema is geregistreerd in Corsa onder nummer BL20-01762 en omvat onderstaande onderdelen.
metagegevensschema
Naam
Identificatiekenmerk
ElementID TMLO
2.
Definitie
Uniek kenmerk van een record
Belang
Verplicht
Toelichting
Uniek kenmerk van een recordzoals daaraan toegekend door de archiefvormende organisatie. Een uniekeidentificatie is rand voorwaardelijk om records van elkaar te kunnen onderscheiden.
Waardenverzameling
HetIdentificatiekenmerk isopgebouwd uit drie delen, gescheiden door een liggend streepje, achtereenvolgens:
- - delandcode volgens ISO 3166-1, in dit geval “NL”;
- - het tweededeel van de toepasselijke ISIL-code (ISO 15511) (vanafhet streepje na de landcode) dan wel éénvan de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letterdie de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”);
- - de unieke identificatievan het recordbinnen de organisatie.
De eerstgenoemde twee delen zijnbij uitwisseling van records binneneen organisatie nietpersé nodig, bij uitwisseling tussen organisaties wel.
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
NL-K17272669/31789534
Naam
Naam
ElementID TMLO
4.
Definitie
Beknopte formeel-inhoudelijke beschrijving (titel) van hetrecord
Belang
Verplicht
Toelichting
Verwerk in de naam van het record bijvoorbeeld de processtap die tot hetrecord heeft geleid, bij voorkeur op basis van een naamgevingsconventie. Het wordt aanbevolen om voor de organisatie naamgevingsconventies te ontwikkelen en toe te passen.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN256
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Tweede bedenkingvan deWelstandscommissie
Naam
Dekking
ElementID TMLO
9.
Definitie
Nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record kan worden gepositioneerd
Belang
Pas toe of leguit
Toelichting
Dit gegevenmaakt het mogelijk het record in tijd en plaats af te bakenenten aanzien van het vastgelegde bewijs van de transactie waarop het recordbetrekking heeft. Het maakt duidelijk wanneer (tijd) en tot waar(geografisch) de werkingvan een Record zichuitstrekt. Bijvoorbeeld in geval vaneen record zijndeeen evenementenvergunning wordthier aangegeven voor welke periode en welk gebied de vergunning geldt; voor een bouwvergunning de geldigheidsduur en het pand en/of het adres waarop de vergunning betrekking heeft, etc.
Het elementbestaat uit de subelementen:
- - 9.1 In tijd
- - 9.2 Geografisch gebie
Waardenverzameling
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft)
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
In tijd
ElementID TMLO
9.1
Definitie
Geeft positionering in de tijdaan, waarin ietsvan kracht is / was dan wel bestond
Belang
Optioneel
Toelichting
In het geval van een recordzijnde een dossierbetreft dit veelalde periode waarinhet dossier behandeld of gecreëerd is, bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningaanvraag. Voor bepaalde archiefstukken in dat dossier kan evenwel een andereperiode van toepassing zijn Betreft de periode waarover de werking vanhet record zichuitstrekt, bijvoorbeeld de looptijd (werkingsduur) van een vergunning, ontheffing, uitlening etc. Ditis wat andersdan de periodewaarin het record tot stand gekomen is. Dat wordtgeregistreerd met element12 (Event geschiedenis). Indien er vooreen record geen sprake is van eenwerkingsduur, dan wordthet subelement niet van eenwaarde voorzien.
Waardenverzameling
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en Datum einde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje.
Formaat
Nvt
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
20180229-20180531
Naam
Geografisch gebied
ElementID TMLO
9.2
Definitie
Geeft ruimtelijke afbakening / locatie vanrecord of werking ervanaan.
Belang
Optioneel
Toelichting
Plaatskenmerk van de zaakwaarop het archiefstuk betrekking heeft. In veel gevallen zal de aanduiding bestaan uit het adres. Bij voorkeur wordt(tevens) gebruik gemaaktvan coördinaten aangezien het coördinatenstelsel onveranderlijk is (een adres kan vernummeren of vervallen). Het heeft de voorkeur de locatie aan te duidendoor middel van een GML- string (ook in het geval vaneen punt en een geo-rechthoek) vanwege de mogelijkheden tot automatische verwerking hiervan in GIS-systemen zoals geoviewers.
Waardenverzameling
Adres: het BAG-adres van de desbetreffende locatie, in de volgorde straatnaam, huisnummer, -letter en toevoeging, postcode, woonplaats. Het kan ookalleen straatnaam en woonplaats of alleen woonplaats betreffen. Ook eenserie adressen (van – tot) is mogelijk.
Gebiedsnaam: de naam vaneen gebied zoalsdat formeel bekendis.
Geo-locatie:
- - De RD-coördinaten van een punt die delocatie symboliseert: de X- en Y-coördinaat gescheiden door een spatie; of
- - De RD-coördinaten van de meest zuidwestelijke hoek en van de meest noordoostelijke hoek van de kleinste geografische rechthoek waarbinnen zich de locatie bevindt: de X- en Y-coördinaat van de zuidwesthoek gevolgd door de X-en Y-coördinaat van de noordoosthoek waarbij de coördinaten van elkaar gescheiden zijn door eenspatie; of
- - De GML-string van de polygoon waarmeede locatie geografisch afgebakend wordt.
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Beukenlaan19A, 1234ABWesterbeek Amsterdamse Waterleidingduinen 195647.000 441064.000
Naam
Extern identificatiekenmerk
ElementID TMLO
10.
Definitie
Kenmerken, toegekend aan een record buiten de huidige beheeromgeving.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Hiermee blijven records ook onderhun andere (eerdergegeven) kenmerken bekend. Het element bestaat uit de subelementen:
- - 10.1Kenmerk systeem
- - 10.2Nummer binnen systeem
Waardenverzameling
Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen.
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Kenmerk systeem
ElementID TMLO
10.1
Definitie
Naam of identificatie van externsysteem
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Betreft de aanduiding van het systeem, de gegevensverzameling, de andere opslag, de andere organisatie etc. waarin het record een rol heeftgespeeld onder eenandere identificatie. Het gaat dus om systemen in de meestbrede zin vanhet woord (niet alleenICT-systemen) die zich buiten de beheeromgeving bevinden waarin het recordbeheerd wordt.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN80
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Omgevingsdienst DeWaterlanden
Definitie
Nummer/code binnen het systeem
ElementID TMLO
10.2
Definitie
Nummer/code binnen betreffendesysteem.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Betreft de identificatie van het recordin het anderesysteem. Bijvoorbeeld briefkenmerk van derden, met name bij samenwerking in ketens.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN80
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
123587-PD
Naam
Taal
ElementID TMLO
11.
Definitie
Taal van een record
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Nederlands is standaard. Een andere taal indien van toepassing
Waardenverzameling
Taalaanduiding uit een authorityfile; de voorkeurheeft ISO 639-2/B.
Formaat
Tekst (AN30)
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
dut
Naam
Eventgeschiedenis
ElementID TMLO
12.
Definitie
Vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een record
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Deze informatie ondersteunt het kunnenafleggen van verantwoording over de op het recorduitgevoerde handelingen. Het geeft de ontstaansgeschiedenis (of lifecycle, ontwikkelstadia, …) weer van het recordvanaf het ontstaan daarvan als informatieobject.
Het is verplicht vastte leggen wanneereen archiefstuk is opgemaakt, een dossier is gevormd, een migratie heeft plaatsgevonden van een digitaal archiefstuk, een dossieris afgesloten. Afhankelijk van het proceswaarin het recordis ontstaan, dienen nog meer gebeurtenissen te worden vastgelegd.
Alleen die gebeurtenissen wordenvermeld die specifiek zijn voor het record. Gebeurtenissen die gelden vooreen groep records, wordenalleen bij die groep (aggregatieniveau) vermeld. Zo wordt een gebeurtenis die geldt voor een dossier en alle daartoe behorende archiefstukken, vermeld bijhet record zijndehet dossier. Alledaartoe behorende records (archiefstukken) overerven deze gebeurtenis. Gebeurtenissen in het eerstedeel van de levenscyclus kunnenveelal geautomatiseerd afgeleid wordenuit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Van elke relevante gebeurtenis wordtde datum (of periode) vastgelegd waarop dit plaatsvond, het soort gebeurtenis, de voor de gebeurtenis verantwoordelijke functionaris en wordt een beschrijving gegevenvan de gebeurtenis. Dit vindt plaatsmet de volgende subelementen:
- - 12.1Datum/periode
- - 12.2Type
- - 12.3Beschrijving
In sommige gevallen kunnen de metagegevens van eventplan gebruikt worden om automatisch metagegevens voor eventgeschiedenis te genereren (je plant bijvoorbeeld de openbaarmaking vanbepaalde stukken). Dit geldt zowelvoor het eventplan voorhet record (element 13) als, vooreen record zijndeeen archiefstuk, het eventplan voorde bestanden die van het record deel uitmaken (element 21.9).
Waardenverzameling
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Datum/periode
ElementID TMLO
12.1
Definitie
Datum ofperiode waarop/-in iets heeft plaatsgevonden.
Belang
Verplicht
Toelichting
Hier wordt vastgelegdwanneer degebeurtenis heeft plaatsgevonden die met ‘Type’ (12.2)is aangeduid.
Waardenverzameling
Datum en evt. tijdgebeurtenis (jjjjmmdd resp.jjjjmmddhhmmss) dan weldatum begin periode (jjjjmmdd) en Datumeinde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje.
Formaat
JJJJMMDD resp. JJJJMMDDHHMMSS
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
”20120229”
“20120229170321”
”20120229-20120531”
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Naam
Type
ta
12.2
Definitie
Soort activiteit of gebeurtenis
Belang
Verplicht
Toelichting
Invulling afhankelijk van het proceswaarin het recordbetrokken is (bijv.creatie, ontvangst, registratie, publicatie, verzending) en de soort van het record (archiefstuk, dossier, etc.)
Waardenverzameling
Te hanteren waardenlijst per soortrecord
Formaat
AN40
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
- - “creatie”(bij zowel archiefstuk alsdossier)
- - “ontvangst”(bij eenarchiefstuk)
- - “ondertekening” (bij archiefstuk)
- - “vastgesteld”(bij archiefstuk)
- - “verzending” (bijarchiefstuk)
- - “afsluiting”(bij dossier)
- - “conversie” (naar ander bestandsformaat)
- - ”migratie”(naar anderebeheeromgeving)
- - ”overdracht”(naar andere beheeromgeving of externe organisatie, gerelateerd aan de Archiefwet)
- - ”vernietiging”
Naam
Beschrijving
ElementID TMLO
12.3
Definitie
Nadere omschrijving van degebeurtenis.
Belang
Optioneel
Toelichting
Betreft een toelichting op Type (12.2). Zoals wat houdtde gebeurtenis in? Wat is het resultaat van de gebeurtenis? Alleen te gebruiken indien een verduidelijking van Type (12.2) gewenst is.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
In de migratie zijn de zakenvan soort ….overgezet naar …. waarbij…..
Naam
Eventplan
ElementID TMLO
13.
Definitie
Geeft activiteitenof gebeurtenissen weerdie in de toekomst van belang zijn voorhet record
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Bepaalde activiteiten liggen van tevoren al vast, zoals overbrenging, vernietiging, verandering van openbaarheidsregime, het jaarlijkse overzetten van bestanden op een anderedrager, het periodiek controleren van de bestandsintegriteit, conversie van bestanden van een bepaald type, migratie e.d.Het is nuttigvoor deze activiteiten een eventplan in de records op te nemen, waardoor de toekomstige verandering van status kan worden beheerden – wellicht - geautomatiseerd. Alleen dieactiviteiten worden vermeld die specifiek zijnvoor het individuele record. Activiteiten die gelden voor een groeprecords op een hoger aggregatieniveau, worden alleen bij het recordop dat aggregatieniveau vermeld. Zo wordt een activiteit die geldt vooreen dossier en alle daartoebehorende archiefstukken, vermeld bij het record zijndehet dossier. Alletot dat dossier behorende records (archiefstukken) overerven deze activiteit. Zo kan voor een record zijnde eendossier één vernietigingstermijn geldendie van toepassing is op allein dat dossieraanwezige records zijnde archiefstukken. Mocht voor eenspecifiek archiefstuk in dat dossier een andere termijngelden, of moet dat archief juist overgedragen worden, dan wordtalleen bij dat ene archiefstuk in dat dossierelement 13 vanwaarden voorzien.
De planning van bepaalde activiteiten, zoals vernietiging en overbrenging, kunnenveelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Dat vereist overigens wel overeenstemming in semantiek tussen procesondersteunend systeemen archiefbeheersysteem. Bij element 13 gaat hetom activiteiten die betrekking hebben op het gehele record, zoals een dossier met alle daarbij behorende archiefstukken en een archiefstuk met alle bestanden waarindat archiefstuk inhoudelijk is vastgelegd. Geplande activiteiten die specifiek betrekking hebben op eenenkel bestand, dat deel uitmaakt van een record, worden gepland met element 21.9:Event plan formaat. Dat betreft bijvoorbeeld de conversie naar een anderbestandsformaat. Migratie kan daarentegen zowelop record- als bestandsniveau plaatsvinden (voor alle bestanden van een recordresp. een specifiek bestand van een record). Van elke geplande activiteit wordtde datum (of periode) vastgelegd waarop deze geplandstaat, het soortactiviteit, de aanleiding voor de activiteit en wordt een beschrijving gegeven van de activiteit. Dit vindt plaatsmet de volgende subelementen:
- - 13.1 Datum/periode
- - 13.2 Type
- - 13.3 Beschrijving
- - 13.4 Aanleiding.
Waardenverzameling
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Datum/Periode
ElementID TMLO
13.1
Definitie
Datum of periode waarop/-in iets zal plaatsvinden
Belang
Verplicht
Toelichting
Per geplande activiteit wordt een datum toegevoegd op basis vanalgemene voorschriften of specifieke besluiten. De datum van het geplande eventwordt uitgerekend op basis van de datumvan de creatievan een archiefstuk dan wel een andere aanleiding, zoals de afsluiting vaneen zaak of het vervallen van het belang,en de periode waarna de activiteit moet plaatsvinden, zoals overbrenging na 20 jaar,vernietiging na 5 jaar, einderubricering na 10 jaar.
Waardenverzameling
Datum en evt. tijdgebeurtenis (jjjjmmdd resp.jjjjmmddhhmmss) dan weldatum begin periode (jjjjmmdd) en Datumeinde periode (jjjjmmdd) gescheiden door een liggend streepje.
Formaat
JJJJMMDD (JJMMDDHHMMSS)
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
”20210229”
”20210229-20210531”
Naam
Type
ElementID TMLO
13.2
Definitie
Soort activiteit of gebeurtenis
Belang
Verplicht
Toelichting
Het verdient aanbeveling de typeaanduiding te ontlenen aan een waardenlijst die ook geldtvoor event-typen bij Eventgeschiedenis (element 12.2).
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN40
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
- - “conversie”
- - “migratie”
- - “overbrenging”
- - “publicatie”
- - “vervallenbeperkingen openbaarheid”
- - “overdracht
- - “vernietiging”
Naam
Beschrijving
ElementID TMLO
13.3
Definitie
Nadere omschrijvingvan degebeurtenis of activiteit.
Belang
Optioneel
Toelichting
Betrefteen toelichting opType (13.2). Zoalswat houdt het eventin? Wat is de (eventueel wettelijke)grondslag voor de geplande gebeurtenis?
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Vernietiging zaak(dossier) conformselectielijst categorie11.1.1
Naam
Aanleiding
ElementID TMLO
13.4
Definitie
Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet
Belang
Optioneel
Toelichting
Beschreven wordtwat de aanleiding inhoudt. Bijvoorbeeld, de datum waarophet dossier wordtgesloten kan i.c.m.een bewaartermijn de aanleiding zijn voor vernietiging op een bepaalde datum. Ook kan hier vermeldworden het resultaat van het proces of de zaakdat tot het record geleidheeft en het type procesof zaaktype, als het om activiteiten alsvernietiging en overbrenging gaat.Deze combinatie bepaalt veelal de beheerhandeling en bijbehorende termijn.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN80
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Waardering
Naam
Relatie
ElementID TMLO
15.
Definitie
Element waarmee een relatie gelegd kan worden met andererecords (op verschillende aggregatieniveaus)
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
In het 1-entiteitmodel wordthet element Relatiegebruikt voor het koppelen vaneen record aanandere records op hetzelfde of een hogeraggregatieniveau. Relaties naar records op een lagerniveau hoeven daardoor niet gelegd te worden, zij zijn af te leiden uit de ‘omgekeerd’ gelegde relaties.
Invullingis verplicht m.u.v.het hoogste aggregatieniveau.
De meestvoor de hand liggende relatieis die van een recordzijnde een archiefstuk naar het recordzijnde het dossier waarvan dat archiefstuk deel uitmaakt.
Relaties kunnentevens gelegd wordentussen dossiers vanzaken oftewel processen die successievelijk op elkaar volgden. Het gaat hier telkens om twee onafhankelijke zaken waarbij elkezaak geleid heefttot één zaakdossier. Door op deze wijzerecords aan elkaarte relateren wordtduidelijk hoe records, die ontstaan zijnbinnen een zaakof proces of in verschillende zaken of processen, zich tot elkaar verhouden.
Het element bestaatuit de subelementen:
- - 15.1 Relatie-ID
- - 15.2 Type relatie
Waardenverzameling
Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen.
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Relatie-ID
ElementID TMLO
15.1
Definitie
Identificatie van het record waarnaar de relatie wordt gelegd
Belang
Verplicht
Toelichting
De relatie wordt gelegd doormiddel van het identificatiekenmerk van het gerelateerde record zoals eendossier (de dossiers) of een archiefstuk in een ander dossier.
Waardenverzameling
De identificaties van records. Ditkan de volledige identificatie zijn (inclusief land- en organisatiecode), hetgeen de voorkeur heeft,of alleen de organisatie specifieke identificatie. In het laatste gevalmoet de landelijk unieke identificatie hiervan afgeleid kunnenworden uit de combinatie van de land-en organisatiecode van het onderhavige record (element 2) met de Relatie-ID.
Formaat
AN/50
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
NL-K12345678-2003/Zyx/2301
Naam
Type Relatie
ElementID TMLO
15.2
Definitie
Nadere aanduiding van aard van de relatie
Belang
Verplicht
Toelichting
Er bestaan diverse type relaties, zowel hiërarchisch, volgtijdelijk als functioneel. Bijvoorbeeld het archiefstuk dat deel uitmaakt van een dossier (“Maakt deel uit van”). Ook kan wordenaangegeven dat binneneen dossier het ene stukeen besluit is op het voorstel in een ander stuk ( ‘Besluit op’). En zo zijner meer typen relaties.
Waardenverzameling
Typeaanduiding ontlenen aan een, daartoe op te stellen, waardenlijst. Bijvoorbeeld uit de van toepassing zijnde zaaktypecatalogus of het RGBZ.
Formaat
AN/50
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
(Ontstaans-)context
ElementID TMLO
15C.
Definitie
De verantwoordelijken voorde creatie vanhet record en de door hen uitgevoerde activiteiten bij de creatie
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
De verwijzing naar de organisatorische context van het archiefstuk vindtin dit '1-entiteitmodel' plaatsdoor de entiteiten Actor en Activiteit (vande Richtlijn Metagegevens Overheid) en een aantal elementen daarvan op te nemen in het Record: de (sub)elementen 15C.1 resp.15C.2. Actoren en activiteiten kunnenop elk niveauvastgelegd worden, het verdient aanbeveling dit zoveel mogelijk op het niveau van Dossier te doen.
Het elementis herhaalbaar d.w.z.meerdere combinaties vanactor(en) en activiteit(en) kunnen vastgelegd worden.De combinatie betreft dan de activiteit(en) die door de actor(en) is (zijn) uitgevoerd. Tevens is het mogelijk om een actor zonder activiteit en een activiteit zonderactor vast te leggen alhoewel het laatste afgeraden wordt.
Het gaathier, in tegenstelling tot het elementEventgeschiedenis (12), om inhoudelijk gerelateerde activiteiten gedurende het creëren van het record, niet om recordmanagementactiviteiten.
Waardenverzameling
Wordt van waardenvoorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Actor
ElementID TMLO
15C.1
Definitie
Een organisatieof persoon verantwoordelijkvoor of betrokken bijhet opmaken, opnemenvan archiefbescheiden en/ofprocessen van informatie- en archiefbeheer.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
De organisatie of de persoon die formeel verantwoordelijk of gemandateerd is voor het creëren van het record.Op het hoogste aggregatieniveau is dit de archiefvormer. Het gaat om de verantwoordelijke vanuithet desbetreffende proces, niet voor recordmanagementactiviteiten (datwordt vastgelegd met element 12: Eventgeschiedenis).
De actorwordt vastgelegd op het laagstmogelijke niveau in de organisatie, bijvoorbeeld de desbetreffende functionaris. Om te kunnenherleiden om welkeorganisatie het gaaten/of hoe de verantwoordelijkheden liggenbinnen de organisatie, verdient het aanbeveling om als actoren tevens te vermelden alle hogere aggregatieniveaus in de organisatie. Dus bijvoorbeeld ook het organisatieonderdeel waarbinnen de functionaris werkzaam is en de organisatie waarvan dat organisatieonderdeel deel uitmaakt. In dit voorbeeld is er dus sprake van drie actorenbij het record. Een variant is om hogere organisatieniveaus alleenop hogere aggregatieniveaus vast te leggen(Serie, Archief).
Actoren wordenzoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Actoren op het niveauvan een dossier wordenovererft door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoevendus niet per archiefstuk vermeld te worden.
Vanuit privacyoverwegingen moet afgewogen wordenof namen van functionarissen vermeldworden of alleenhun functies. In het laatste gevalis in combinatie met een mandatenregister desgewenst alsnog te achterhalen welke persoon de functie op dat moment vervulde.
Onder actoren worden verstaan personen en organisatieonderdelen van de organisatie waar het recordgecreëerd is, niet externe betrokkenen zoals afzenders en geadresseerden (zoalsburgers en bedrijven) van brieven. Zie daarvoor 15C.* Het element bestaat uit de subelementen:
- - 15C.1.2 Identificatie-kenmerk
- - 15C.1.4.2 Geautoriseerde naam
- - 15C.1.7 Plaats
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien doormiddel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Identificatiekenmerk
ElementID TMLO
15C.1.2
Definitie
Uniek kenmerk van een actor
Belang
Verplicht
Toelichting
Verwijzing naarde actor onder wiensverantwoordelijkheid het dossier in behandeling is
Waardenverzameling
Dewaarde waarmeeeen actorwordt geïdentificeerd, hangt af van het aggregatieniveau van de actor:
- - Indien de actor een organisatorische eenheid betreft, dan de identificatie of code die intern, binnende organisatie, aan deze eenheid toegekend is;
- - Indien de actor een organisatie betreft, dan één van de identificaties van de organisatie in het NHR(RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letterdie de aardvan de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”).
Formaat
AN80
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
IVA.ID- Informatiediensten K12345678
Naam
Geautoriseerde naam
ElementID TMLO
15C.1.4.2
Definitie
De benaming (en)waaronder eenactor bekendis
Belang
Verplicht
Toelichting
Elke overheidsorganisatie heeft een officiëlenaam die bekend is en waaronder zij gevondendan wel geciteerd kan
worden.
Waardenverzameling
Zie Handelsregister
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Gemeente Oirschot
Naam
Plaats
ElementID TMLO
15C.1.7
Definitie
Fysieke of virtuele locatievan Actor
Belang
Optioneel
Toelichting
Er dient een verwijzing te zijn naar de plaatswaar nadere informatie over het hedenen verleden van de actorkan worden gevonden indiende actor de archiefvormer betreft. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de actor, geeftcontext aan de actor en - geefttoegang tot diensten van de actor.Aanbevolen is om in ieder geval van de actorop het hoogsteaggregatieniveau het fysiekeadres, het bezoekadres, het postadres of het internetadres te vermelden.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Molenweg9, 4321BA Westerbeek,Nederland b.i.j.v.janssen@gmail.com
Naam
Geslachtsnaam
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Geslachtsnaam van de betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Waardenverzameling
RSGB
Formaat
Tekst (AN200)
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Voorvoegsel geslachtsnaam
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Voorvoegsel geslachtsnaam van de betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Waardenverzameling
RSGB
Formaat
Tekst (AN10)
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Identificatiekenmerk (KvK-nummerbetrokkene)
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Kamer vankoophandel nummervan betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Verwijzing naar KvK-nummer vande betrokkene onderwiens formeleverantwoordelijkheid het archiefstuk is gecreëerd
Waardenverzameling
KvK-nummer uitHandelsregister
Formaat
Numeriek 8
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
17272669
Naam
Identificatiekenmerk (Vestigingsnummerbetrokkene)
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Vestigingsnummer van betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Verwijzing naar vestigingsnummer vande betrokkene onderwiens formeleverantwoordelijkheid het archiefstuk is
gecreëerd
Waardenverzameling
Vestigingsnummer uit Handelsregister
Formaat
Numeriek 12
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
000005380197
Naam
Geautoriseerde naam(betrokkene)
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
De benaming (en) van bedrijf, stichting, instantie
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Elk bedrijf, stichting, instantie heefteen officiële naamdie bekend is en waaronder zij gevonden dan wel geciteerd kan worden.
Waardenverzameling
Zie Handelsregister
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Friet van Piet B.V.
Naam
Plaats
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Plaats van betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Er dienteen verwijzing te zijn naarde plaats waarnadere informatie overde betrokkene kanworden gevonden. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de betrokkene en geeft context aan de betrokkene. Aanbevolen is om in ieder gevalvan de betrokkene op het hoogsteaggregatieniveau het fysiekeadres en/of het mailadres te vermelden.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Molenweg 9, 4321BAWesterbeek, Nederland
b.i.j.v.janssen@gmail.com
Naam
Rol betrokkene
ElementID TMLO
(Eigen toevoeging TMLO.Betreft de externe Actor,niet zijnde 15C.1)
Definitie
Rol van de betrokkene
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
De klantof de gemachtigde namens de klant die wat verlangt of doorgeeft
Waardenverzameling
Klant; Gemachtigde; Subject(lijdend voorwerp niet zijnde klant)
Formaat
AN20
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Gemachtigde
Naam
Activiteit (werkproces)
ElementID TMLO
15C.2
Definitie
Het geheel van taken,functies, activiteiten en transacties die op basis van een mandaat wordenuitgevoerd door een actor.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Betreft het proces dat,of de zaak die aanhet archiefstuk tengrondslag ligt. Dezeinformatie zou ookkunnen worden afgeleid vanhet classificatieschema (zieelement 5), mitsdit aansluit op de taken/ processen. Dit schema dientechter stabiel in de tijd te zijn en daarom is meer gedetailleerde en actuele informatie noodzakelijk ten aanzienvan de feitelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarmee een proces of zaak is ingeregeld op het momentdat het archiefstuk wordt opgemaakt, ontvangen en/of gebruikt.
De gegevens kunnen bijvoorbeeld ontleend worden aan een zaaktypecatalogus of een processenhandboek. De activiteit wordt zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogsteaggregatieniveau van records. Een activiteit op het niveauvan een dossier wordtovererft door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeftdus niet per archiefstuk vermeld te worden.
Het element bestaatuit de subelementen:
- - 15C.2.2 Identificatie-kenmerk
- - 15C.2.4 Naam
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien doormiddel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Identificatiekenmerk
ElementID TMLO
15C.2.2
Definitie
Uniek kenmerk van een activiteit.
Belang
Aanbevolen
Toelichting
Verwijzing naar het procesofactiviteit waarin het archiefstuk isgecreëerd. Er dient een verwijzing te zijn naar de bron waar nadereinformatie over het heden en verleden van de activiteit kan worden gevonden. Bij zaakgericht werkenbetreft dit de identificatie van het zaaktype
Waardenverzameling
Conform ZTC 2.0evt. aangevuld conformgemeentelijke zaaktype
Formaat
AN80
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
B1210
Naam
Naam (vanhet werkproces)
ElementID TMLO
15C.2.4
Definitie
Kernachtige omschrijvingvan de activiteit of het proces
Belang
Verplicht
Toelichting
Formele benaming van het typeactiviteit of (bedrijf)proces, zoals geldend bijde creatie van het record. Bij zaakgericht werken betreft dit de naam van het zaaktype
Waardenverzameling
Conform ZTC 2.0evt. aangevuld conformgemeentelijke zaaktype
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Behandelen bezwaarschrift
Naam
Gebruiksrechten
ElementID TMLO
16.
Definitie
Voorwaarden verbondenaan het gebruikvan het recordanders danraadpleging
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Het gaat erom datbijvoorbeeld auteursrechtelijke beperkingenenvoorschriften voor hetciteren uit, en verwijzen naar het archiefstuk worden aangegeven. In de loopder tijd kunnengebruiksrechten wijzigen; met het elementDatum/periode kan een gebruiksrecht in tijd begrensd worden. Ook kunnen voor een archiefstuk gelijktijdig verschillende typen gebruiksrechten gelden.
Het elementbestaat uit de subelementen:
- - 16.1 Omschrijving voorwaarden
- - 16.2 Datum/periode
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft)
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Omschrijving voorwaarde
ElementID TMLO
16.1
Definitie
Voorwaarde voorhet gebruik andersdan raadplegingvan het record
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Verbod op hergebruik tot 75 jaarna overlijden van auteur
Naam
Datum/periode
ElementID TMLO
16.2
Definitie
Datum of periodewaarin voorwaarden van toepassing zijn.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Vermeld wordtde datum van de startvan de beperking van de gebruiksrechten (doorgaans datum creatie) en de datum van de afloop van de beperking van de gebruiksrechten (indien bekend).
Waardenverzameling
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje.
Formaat
JJJJMMDD
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
”20120229”
”20120229-20120531”
Naam
Vertrouwelijkheid
ElementID TMLO
17.
Definitie
Indicatie vanniveau van vertrouwelijkheidvan de informatie (Record).
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Heeft ten doel het afschermen vaninformatie tegen inzagedoor onbevoegden. Geeftaan waarvoor, doorwie en gedurende welkeperiode deze informatie wel, niet of beperkt magworden ingezien en op welkmoment de beperking afloopt of moet wordenheroverwogen. Het niveauvan vertrouwelijkheid wordtbij voorkeur bijelk record vermeld, tenzij sprake is van overerving. Hetwordt in iedergeval vermeld indiener sprake is van enigemate van vertrouwelijkheid. De mate van vertrouwelijkheid heeftbetrekking op de periode voorafgaand aan de overbrenging. In de loopder tijd zalde mate van vertrouwelijkheid afnemen; met hetelement Datum/periode kan de vertrouwelijkheid in tijd begrensd worden. Het element bestaat uit de subelementen:
- - 17.1 Classificatie/niveau
- - 17.2 Datum/periode
Waardenverzameling
Formaat
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft).
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Classificatie/niveau
ElementID TMLO
17.1
Definitie
Aanduiding van niveau van vertrouwelijkheid.
Belang
Verplicht
Toelichting
Hierwordt aangesloten bij de door de organisatie vastgelegde categorisering van vertrouwelijkheid van informatie.De mate van vertrouwelijkheid heeft betrekking op de periode voorafgaande aan de overbrenging
Waardenverzameling
tekst. Indienmogelijk ontlenen aaneen classificatieschema.
Formaat
AN30
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Vertrouwelijk
Naam
Datum/periode
ElementID TMLO
17.2
Definitie
Vermeldwordt de datum start vertrouwelijkheidsclassificatie (doorgaans datum creatie) en de datum verval classificatie.
Belang
Verplicht
Toelichting
Waardenverzameling
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje.
Formaat
JJJJMMDD
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
”20120229”
"20120229-20210531”
Naam
Openbaarheid
ElementID TMLO
18.
Definitie
Mogelijke beperkingen aande raadpleging
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Openbaarheid gaatpas spelen bij overbrenging en wordt dan bepaald. Een stuk kan na overbrenging openbaar zijn ondanks dat het daarvoor vertrouwelijk of geheim was.In de loopder tijd zaleen eventuele beperking aan de openbaarheid afnemen; methet element Datum/periode kan de mate van openbaarheid in tijd begrensd worden. Indien de toekomstige datum bekend is waarop de openbaarheid wijzigt, wordt deze vastgelegd met het elementEvent plan (13). Bij uitzonderingen van de openbaarheid moet op recordniveau aangegeven worden welke beperkingen aanwezig zijn voor dit record. Dit mag ook op een hoger aggregatieniveau.
Het elementbestaat uit de subelementen:
- - 18.1 Omschrijving beperkingen
- - 18.2 Datum/periode
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen (indien niet overerft).
Formaat
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Omschrijving beperking
ElementID TMLO
18.1.
Definitie
Omschrijving van beperkingenvoor raadpleging
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Vermeld wordtde mate van openbaarheid en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Indien er niet sprakeis van openbaarheid dan gaat het veelal ombeperkte openbaarheid. Het niet openbaar zijn is in principe alleen mogelijk voor particuliere archieven.
Waardenverzameling
Tekst. Indienmogelijk ontlenenaan eenclassificatieschema.
Formaat
AN200
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
- - “openbaar”
- - “beperktopenbaar” (openbaar onder voorwaarden)
- - “nietopenbaar” (is in principe alleen mogelijk voor particulierearchieven)
Naam
Datum/periode
ElementID TMLO
18.2
Definitie
Datum ofperiode waarin openbaarheidsbeperking van toepassing is.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Vermeld wordt de aanvangsdatum openbaarheid of openbaarheidsbeperking (doorgaans datumoverbrenging) en de einddatum openbaarheidsbeperking (indien bekenden beperkt of niet openbaar).
Waardenverzameling
Datum beginperiode (jjjjmmdd) en eventueel Datumeinde periode (jjjjmmdd),gescheiden door een liggendstreepje.
Formaat
JJJJMMDD
Aggregatie
Archief/Serie/Dossier/Archiefstuk
Voorbeeld
”20120229”
”20120229-20210531”
Naam
Vorm
ElementID TMLO
19.
Definitie
Redactie, verschijningsvorm en structuur van het record.
Belang
Verplicht
Toelichting
Vastleggen essentiële kenmerken van een document metals doel na migratie of emulatie de integriteit te kunnen vaststellen. Van belangvoor bijvoorbeeld: e-mailmet bijlagen, kaarten, etc. Kan gebruikt worden om aante geven dat een record de vormheeft van tekst,database, spreadsheet, grafisch, audio, maar ooktype document (brief,nota, overeenkomst, factuur). De structuurkenmerken als header en body van (de inhoudvan) een recordworden in dit element vermeld, evenals de structuur van een serie of een archief.
Het elementbestaat uit de subelementen:
- - 19.1 Redactie/genre
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen.
Formaat
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Redactie/Genre
ElementID TMLO
19.1.
Definitie
Type archiefstuk (records) met een specifieke stijl,inhoud of vorm
Belang
Verplicht
Toelichting
Betreft documenttype
Waardenverzameling
De documenttypen zoalsbenoemd inNEN 2084
Formaat
AN80
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
Verslag
Naam
Formaat
ElementID TMLO
21.
Definitie
Fysieke/technische aspectenvan eenrecord.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Nadere beschrijving van de digitale kenmerkenvan een record, zijnde eenarchiefstuk, teneinde dat record oftewel de bestanden waaruit het bestaat, te kunnen herkennen, gebruiken en bewaren. Deze moet van waarden wordenvoorzien indien het recordeen archiefstuk betreft(zie element 3) en de inhoud van het archiefstuk in één of meer digitale bestanden is vervat. Per digitaal bestandworden de subelementen van waarden voorzien d.w.z. het element Formaat komt bij een archiefstuk even vaakvoor als het aantal bestanden waaruit het archiefstuk is opgebouwd. Bij een bestand dat is opgebouwd uit andere bestanden (type ‘Samengesteld’, ‘Container’ of ‘Enveloppe’; zie element 21.10)wordt het element Formaat afzonderlijk van waardenvoorzien voor zowelhet ‘overkoepelende bestand’ als voor elk bestand dat daarvan deel uitmaakt.
Het elementbestaat uit de subelementen:
- - 21.1 Identificatiekenmerk
- - 21.2 Naam
- - 21.3 Type
- - 21.4 Omvang
- - 21.5 Bestandsformaat
- - 21.6 Creatieapplicatie
- - 21.7 Fysieke integriteit
- - 21.8 Datum aanmaak
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subelementen.
Formaat
Aggregatie
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Voorbeeld
Naam
Identificatiekenmerk (vanFormaat)
ElementID TMLO
21.1
Definitie
Uniek kenmerkvan digitaal bestand.
Belang
Verplicht
Toelichting
Betreft de unieke sleutelwaaronder het bestand eenduidig gevonden kan worden op de fysiekeof virtuele locatiezoals aangeduid met element 7: Plaats. Ditkan de bestandsnaam zijn mits dezeuniek is of, doormiddel van voorloopkenmerken of aanvullende kenmerken (zoals een ‘pad-beschrijving), uniekgemaakt is. Daarwaar het bij element 2 gaat om de identificatie van een record,gaat het hierom de identificatie (van de vindplaats) van telkens één bestand dat deel uit maakt van een record, zijnde een archiefstuk.
Bij bepaaldegebeurtenissen zoals genoemd in het Event plan (migratie, conversie,overdracht e.a.) kan de identificatie wijzigen.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN80
Aggregatie
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Voorbeeld
- - “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc”
- - “//archfs09/zuidveen/2009/B&W_20090630_F&O.1”
- - “3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301”(een zgn. GUID: Globally UniqueIDentifier
Naam
Bestandsnaam (van Formaat)
ElementID TMLO
21.2
Definitie
Korte omschrijvingvan eendigitaal bestandof benaming.
Belang
Verplicht
Toelichting
Het betreft de naam vanhet bestand waaronder dit is vastgelegd op een gegevensdrager (‘harde schijf’ of ander digitaal opslagmedium).
Het elementbestaat uit de subsubelementen:
- - 21.2.1Naam
- - 21.2.2Extensie
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subsubelementen.
Formaat
Aggregatie
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Voorbeeld
Naam
Naam (van Bestandsnaam van Formaat)
ElementID TMLO
21.2.1
Definitie
Korte omschrijving van een digitaalbestand of benaming zonder aanduiding van het bestandsformaat
Belang
Verplicht
Toelichting
Dit element betreft de naamvan het bestand,zonder de format-extensie (zoals .pdf), waarmee de inhoud van het bestand gekenschetst wordt.
Waardenverzameling
Tekst
Formaat
AN200
Aggregatie
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Voorbeeld
Besluit_2016_Zyx_20160923
Naam
Extensie (van Naam van Formaat)
ElementID TMLO
21.2.2
Definitie
Aanduiding van bestandsformaat
Belang
Optioneel
Toelichting
De formaat-extensie van de bestandsnaam is een aanduiding van het bestandsformaat.Bij Windows is dit de meestal drieletterige code na de meestrechtse punt.
Waardenverzameling
Letters
Formaat
AN20
Aggregatie
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Voorbeeld
Naam
Type (vanFormaat)
ElementID TMLO
21.3
Definitie
Typeringvan digitaal bestand naar de wijze van groeperingvan daarvan deel uitmakende bestanden omwille van
samenhang ofverpakking
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Het element moet van een waarde voorzien worden indien het bestand opgebouwd is uit anderebestanden. Het gaatdan om een groeptypering naar de technische aard van bestanden, niet naar inhouden ook nietnaar bestandsformaat.
Bestanden kunnen op verschillende manieren gegroepeerd en bij elkaar gehouden worden voor verschillende doeleinden:
- - structuurvoor samenhang of alspakket: via een container (wrapper),bijv. met XML, TAR, zip-file
- - voor samenhang als een enveloppe, waarbij deze zelfook een inhoudelijke/ begeleidend bericht kan omvatten, bijv.een email met bijlagen
- - als logischsamengesteld geheel, bijeengehouden door een script(bijv. een website) of anderszins (bijv.database). De hieronder genoemde waarden voor dit element zijnniet hiërarchisch, maargeven verschillende vormenvan digitale bestanden aan.
Waardenverzameling
Container: bijvoorbeeld een zip-, tar- of jar- bestand
Enkelvoudig: bestand dat niet onderverdeeld is in bestanden.
Enveloppe: Bijvoorbeeld een e-mail of METS-bestand
Samengesteld: Bijvoorbeeld een website of een XML-bestand met stylesheet
Formaat
Type Bestand
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
Container
Naam
Omvang (vanFormaat)
ElementID TMLO
21.4
Definitie
Ruimtebeslag op medium, meestaluitgedrukt in bytes of een veelvoud ervan.
Belang
Verplicht
Toelichting
Gegevens overhet ruimtebeslag zijnvan belang voorhet bepalen van opslagcapaciteit en bij het verzenden van het bestand (benodigde bandbreedte). Omvang is meestal beschikbaar als bestandseigenschap in het desbetreffende besturingssysteem.
Waardenverzameling
Getal in Mb(Megabytes) metoptioneel ééndecimaal
Formaat
N4
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
2 Mb
Naam
Bestandsformaat (van Formaat)
ElementID TMbLO
21.5
Definitie
Code volgenswelke gegevensop een gegevensdragerzijn opgeslagen
Belang
Verplicht
Toelichting
Geeft de benodigdeinformatie over de applicatie waarmee het archiefstuk kan worden geraadpleegd.
Waardenverzameling
De bestandsformaataanduidingenzoals benoemdin het PRONOM-register.
Formaat
AN20
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
fmt/40 (Microsoft Word 97-2003document; extensie: .doc)
Naam
Creatieapplicatie
ElementID TMLO
21.6
Definitie
Omschrijving van de applicatie waarmee het bestand oorspronkelijk gemaakt is.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Betreft de applicatie waarmee het bestand gemaakt is dat nu deel uitmaakt van het record.Indien het bestandmet MS- Word gecreëerd is en lateromgezet is naar.pdf, dan wordtde applicatie vermeldwaarmee het pdf-bestand gegenereerd is. Voorgaande creatie-applicaties kunnenmet element 12 (Event geschiedenis) vastgelegd worden.
Verschaft extrainformatie over de mogelijkheid het archiefstuk te raadplegen wanneerdit op basisvan de informatie over het bestandsformaat niet mogelijk blijkt. Dit kan wordenveroorzaakt door incompatibiliteit van bestandsformaten.
Het elementbestaat uit de subsubelementen:
- - 21.6.1Naam
- - 21.6.2Versie
- - 21.6.3Datum aanmaa
Waardenverzameling
Het element moet van een waardeworden voorzienindien element 21.5: Bestandsformaat de waarde "onbekend"heeft.
Formaat
AN80
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Fysieke integriteit
ElementID TMLO
21.7
Definitie
Uitdrukking van mate van volledigheid enonbeschadigd zijn van digitaal bestand.
Belang
Verplicht i.v.t.
Toelichting
Eenwaarde waarmee in een later stadium de integriteit kan worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld doorberekening van de checksum, of door middelvan een digitale handtekening of digitaal watermerk. Verplicht in de digitale omgeving.
Het elementbestaat uit de subsubelementen:
- - 21.7.1Algoritme (type)
- - 21.7.2Waarde
- - 21.7.3Datum
Waardenverzameling
Wordt vanwaarden voorzien door middelvan de betreffende subsubelementen.
Formaat
Aggregatie
Archief, serie,dossier, archiefstuk
Voorbeeld
Naam
Algoritme (type)
ElementID TMLO
21.7.1
Definitie
Aanduiding vanalgoritme, gebruiktomde checksum te maken.
Belang
Verplicht
Toelichting
De aanduiding van het algoritme maakt het mogelijk de checksum te controleren.
Waardenverzameling
Formaat
AN80
Aggregatie
archiefstuk
Voorbeeld
“SHA-1”
Naam
Waarde (van Fysiekeintegriteit van Formaat)
ElementID TMLO
21.7.2
Definitie
De waarde van de checksum,het controlegetal,maakt het mogelijkte controleren of hetbestand niet gecorrumpeerd is.
Belang
verplicht
Toelichting
De waarde van de checksum,het controlegetal,maakt het mogelijkte controleren of hetbestand niet gecorrumpeerd is.
Waardenverzameling
Positief getal
Formaat
N9
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
“647907c27a060e90c2324fc21d0dcc2540817d51”.
Naam
Datum (van Fysieke integriteit vanFormaat)
ElementID TMLO
21.7.3
Definitie
Datum waaropde checksum is gemaakt.
Belang
Verplicht
Toelichting
Waardenverzameling
Formaat
Datum
Aggregatie
archiefstuk
Voorbeeld
20190115
Naam
Datum aanmaak (vanFormaat)
ElementID TMLO
21.8
Definitie
Datum waarop het digitale bestand isaangemaakt
Belang
Verplicht
Toelichting
Dit kan de datumzijn waarop het bestand met de oorspronkelijke creatie-applicatie (element 21.6)is gemaakt. Ook kan het een latere datumzijn. Bijvoorbeeld omdathet oorspronkelijke bestandis gemigreerd naar een nieuwere versie van de creatie-applicatie, wat resulteerde in een nieuw bestand.
Waardenverzameling
Datum
Formaat
JJJJMMDD
Aggregatie
Archiefstuk
Voorbeeld
20170426