Art. 1. Hotspotmonitor gemeente Rozendaal 2023 — De (periodieke) hotspotmonitor

De overheid werkt op basis van selectielijsten om overheidsinformatie te waarderen. Op basis van deze lijsten wordt bepaald welke soort documenten voor vernietiging, dan wel voor bewaren in aanmerking komt. Voor de gemeente Rozendaal is de “selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020” van toepassing per 1 januari 2020. Voor de perioden hiervoor zijn de dan geldende selectielijsten van toepassing, afhankelijk van de periode. Dit zijn de selectielijsten van 1995 en 2017. Als aanvulling op deze gemeentelijke selectielijst zijn overheden verplicht een hotspotmonitor vast te stellen. Naast de in de lijst opgenomen waarderingssytematiek moet hierbij ook gelet worden op actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Daartoe moeten de “hotspots” worden geïdentificeerd. Een hotspotmonitor wordt als volgt omschreven: de hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. In het geval van de gemeente Rozendaal is dit de door de VNG opgestelde selectielijsten. Het betreft hier gebeurtenissen en kwesties die spelen binnen en het gebied van de gemeente Rozendaal, het kunnen echter ook grensoverschrijdende gebeurtenissen en kwesties zijn. Het opstellen van de monitor betreft geen eenmalige actie maar is een terugkerend proces. Periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan. De hotspotmonitor wordt achteraf toegepast, pas ná een gebeurtenis kan worden bepaald of er sprake is van een hotspot. Uitgangspunt is dat hotspots “kort achteraf” in beeld worden gebracht d.w.z. kort nadat de gebeurtenis of kwestie heeft plaats gevonden. Analoge stukken waarvan dossiers zijn gevormd, zijn niet zo kwetsbaar als bijvoorbeeld digitale bestanden. Digitale informatie is “vluchtig”, hierbij kan gedacht worden aan tweets en/of berichten op social media. Door deze informatie al kort na de gebeurtenis veilig te stellen wordt de kans dat deze informatie verloren gaat, sterk verminderd en wordt ook de actualiteit ervan direct meegenomen.

Rechtspraak bij dit artikel