De volgende aspecten zijn nodig om een hotspotmonitor in te richten:
Welke periode beslaat de hotspotmonitor? Met de inwerking treden van de selectielijst 2017 dient een hotspotmonitor met ingang van 2017 te worden vastgesteld. De waardering van archiefbescheiden voor wat betreft bewaren dan wel te vernietigen is in de voorgaande periodes uitgevoerd door een gekwalificeerde archiefmedewerker. Deze waardering wordt jaarlijks nog eens getoetst door een archivaris van het Gelders Archief. Daarom geldt deze hotspotmonitor vanaf 1 januari 2017.
Wat is de frequentie voor het actualiseren van de hotspotmonitor? Dit doen we tweejaarlijks omdat de interval enerzijds lang genoeg moet zijn om nieuwe hotspots op te leveren en anderzijds moet de interval kort genoeg zijn om te voorkomen dat digitale archiefbestanden verloren gaan.
Welke onderwerpen moeten in de hotspotmonitor worden opgenomen? Om een hotspotmonitor succesvol in te richten, is het verstandig om verschillende (vak)afdelingen en disciplines bij elkaar te brengen, eventueel in een overleg. De medewerker die zich bezig houdt met de informatievoorziening trekt samen op met de medewerkers van de (vak)afdelingen op het gebied van historisch, volkshuisvesting, stedenbouwkundige ontwikkeling en natuur, ecologie en milieu, sociaal maatschappelijk enz.
Het is aan te bevelen om ook een externe deskundige te betrekken bij de opstelling van de hotspotmonitor. Het Gelders Archief wordt hierbij aangewezen als instantie die de uitkomsten van de hotspotmonitor kan toetsen aan de criteria. Ook kan het Gelders Archief in de concept fase zelf een hotspot inbrengen.
Door wie wordt de hotspotmonitor vastgesteld? Het formeel vaststellen van de hotspotmonitor geschiedt door het college van burgemeester en wethouders.
De hotspotmonitor gaat uit van het werkingsgebied van de gemeente Rozendaal. Niet alle hotspots houden zich echter aan gemeente-, provincie- of waterschapsgrenzen. Grensoverschrijdende hotspots kunnen in gezamenlijkheid met andere zorgdragers vastgesteld en uitgevoerd worden. Er wordt voor gekozen om eventuele grensoverschrijdende hotspots die verder reiken dan het grondgebied van de zorgdrager in de eigen hotspot op te nemen en indien nodig, andere zorgdragers te betrekken om archiefbescheiden betreffende de hotspot veilig te stellen. Zo blijft de hotspot wel ‘in eigendom’ van de initiatief nemende zorgdrager. Een voorbeeld van een dergelijke hotspot is de Giro ‘d Italia in Gelderland, waarbij verschillende Gelderse gemeenten betrokken waren.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies