Voor het daadwerkelijk opstellen van de hotspotmonitor moeten onderwerpen worden verzameld die voldoen aan de daarvoor geldende criteria. De medewerker informatievoorziening heeft reeds een eerste onderzoek gedaan naar mogelijke hotspots. Binnen dit onderzoek zijn bronnen geraadpleegd zoals het archief zelve, kranten en internet. Vak afdelingen zijn gevraagd mee te denken in dit proces. Daarnaast is de hotspotlijst van de gemeente Rheden bestudeerd.
Bij het benoemen van hotspots kunnen bescheiden naar voren komen, die op basis van de selectielijst al worden bewaard. Hoewel het reeds te bewaren bescheiden betreft, wordt geadviseerd om ze wel te noteren. Enerzijds wordt het maatschappelijk belang van deze hotspot benadrukt, anderzijds kan hierdoor gecontroleerd worden of alle archiefbescheiden van de hotspot ook daadwerkelijk worden bewaard.
Bij het benoemen van de hotspots komen niet alleen gebeurtenissen en kwesties voorbij, maar ook markante personen of locaties. Dit zijn vaak zaken die al onder de andere uitzonderingscriteria vallen, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn strikt genomen geen hotspots (zie criteria hoofdstuk 3). Het is dus niet juist deze zaken als hotspot te laten vaststellen. Toch is het wel raadzaam om de suggesties mee te nemen in de uiteindelijke selectie, door deze op te nemen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. In de tabel moet worden aangegeven op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden.
Het is in dit geval in dit proces van essentieel belang om de informatie in de diverse bronnen goed op waarde te schatten.
Artikel 5.
Research: verzamelen onderwerpen voor opname in de hotspotmonitor
Onderdeel van Hotspotmonitor gemeente Rozendaal 2023