Fraudemeldingen moeten zo efficiënt en effectief mogelijk worden opgepakt en afgehandeld. Meestal begint het met een vermoeden van fraude waarbij één of meerdere signalen wijzen op frauduleus handelen. Juist in die fase is het belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om het vermoeden van fraude bespreekbaar te maken. Vooral omdat soms achteraf zal blijken dat er van daadwerkelijke fraude geen sprake was. Als er sprake is van (een vermoeden van) fraude is het belangrijk snel en adequaat te handelen. De volgende stappen ondernemen we bij (een vermoeden van) fraude:
Stap 1: signaleren en melden
• Elk onderzoek naar fraude begint met het signaleren van (een vermoeden van) fraude en de melding die hierover gemaakt wordt.
• Als een medewerker fraude vermoedt, dan meldt hij/zij dit bij de leidinggevende.
• Als de melding gaat over het (vermoedelijk) frauduleus handelen door een leidinggevende, dan meldt de medewerker naar de gemeentesecretaris.
• Als de melder anoniem wenst te blijven, dan kan deze op grond van de ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Veere’ een melding doen.
Stap 2: beoordelen
• De leidinggevende of gemeentesecretaris/algemeen directeur bespreekt in eerste instantie de melding met de melder.
• Op basis van het gesprek oordeelt de leidinggevende of gemeentesecretaris/algemeen directeur of er objectief gezien inderdaad gesproken kan worden van een vermoeden van fraude.
• Als dat het geval is, dan wordt er door de leidinggevende of gemeentesecretaris/algemeen directeur hoor en wederhoor toegepast met de betrokken medewerker.
• Vervolgens zoekt de leidinggevende afstemming met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris/algemeen directeur beoordeelt de melding en besluit tot het al dan niet instellen van een onderzoek.
Stap 3: onderzoeken
• Als uit de beoordeling van stap 2 blijkt dat er sprake is van een vermoeden van fraude dan geeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur de opdracht tot het uitvoeren van onderzoek. Omdat fraudeonderzoeken een specifieke expertise vereisen, beleggen wij dit soort onderzoeken bij een extern gespecialiseerd onderzoeksbureau.
• Iedere fraude is uniek en vereist een specifieke aanpak van onderzoek. Gedurende dit onderzoek wordt de betrokken medewerker geschorst.
• Het extern onderzoeksbureau koppelt de uitkomsten van het onderzoek terug aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur informeert de leidinggevende.
• Op basis van de aard en de omvang van de fraude informeert de gemeentesecretaris/algemeen directeur het college. In dat geval zal ook in het jaarverslag onder paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven worden op de geconstateerde fraude. Dit is tegelijkertijd ook een teken om de accountant te informeren.
• De volgorde in stappen bij het signaleren van (een vermoeden van) fraude kan in sommige ernstige gevallen anders uitvallen. Zo kan het ook nodig zijn om eerst de toegang tot de (digitale) werkomgeving af te sluiten voor de vermoedelijke fraudeur en deze persoon (tijdelijk) op non-actief te zetten voordat een externe onderzoek wordt ingesteld. De leidinggevende of gemeentesecretaris beoordeelt of een andere volgorde van de stappen nodig is.
Stap 4: opvolging
• De impact van elke fraude is groot voor alle betrokkenen. Elke (vermoeden van) fraude behandelen we daarom met dezelfde professionaliteit en daadkracht. Toch is er onderscheid te maken in de aard en omvang van fraudes. Op basis van de aard en de omvang van de fraude bepalen we welke arbeidsrechtelijke- en juridische vervolgstappen er genomen moeten worden.
Stap 5: aangifte
• Als er daadwerkelijk fraude wordt geconstateerd, dan doen we daar aangifte van (artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering).
Stap 6: procesaanpassing
• In het proces waarbinnen de fraude plaatsvond, nemen we aanvullende beheersingsmaatregelen om nieuwe fraudes te voorkomen.
• Het verkleinen van de kans op fraude doen we onder andere door het opstellen van gemeentelijke wet- en regelgeving, richtlijnen en procedures. In de bedrijfsprocessen hebben we verschillende maatregelen geborgd om de kans op fraude te verkleinen. Voorbeelden van deze beheersingsmaatregelen zijn de controle-technische functiescheiding en autorisaties. Deze beheersingsmaatregelen zijn vooral gericht op het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek. Ze worden ook wel de ‘hard controls’ genoemd. De zogenoemde ‘soft controls’, die vooral gericht zijn op de aspecten ‘motivatie’ en ‘rationalisatie’, komen in hoofdstuk 2 van deze beleidsnota aan bod.
• Jaarlijks maken we een frauderisicoanalyse. Met deze analyse maken we inzichtelijk welke risico’s op het gebied van fraude zich kunnen voordoen bij onze gemeente en wat de kans op en de impact van deze frauderisico’s zijn. Voor ieder mogelijk frauderisico wordt vervolgens in kaart gebracht welke beheersingsmaatregelen zijn genomen waardoor de kans op fraude verkleint wordt. Met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt gedurende het jaar onafhankelijk de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen vastgesteld.
Hoofdstuk 1
Artikel 1.4
Procedure bij een (vermoedelijke) fraude
Onderdeel van Beleidsnota Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik gemeente Veere