Ons integriteitsbeleid bestaat uit een mix van maatregelen om het doel te behalen. Zo passen wij gedragsmaatregelen toe en zetten wij in op naleving & handhaving. Hierbij raken wij zowel zachte als harde maatregelen. Hieronder verstaan wij:
• Harde maatregelen: formele maatregelen zoals procedures, gedragscodes en een beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden.
• Zachte maatregelen: de niet-tastbare gedragsbeïnvloedende factoren in een organisatie die van belang zijn voor het realiseren van de organisatiedoelstellingen.
Hieronder staat beschreven hoe we aandacht hebben voor integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Veere:
Gedragscodes:
• De gemeente Veere stelde het integriteitsbeleid en andere aan integriteit gerelateerde documenten vast. Deze documenten zijn beschikbaar in het personeelshandboek (medewerkers) op intranet en via de gemeentelijke website: https://www.veere.nl/integriteit.
• De gedragscodes worden geactualiseerd naar de meest actuele landelijke uitreikingen en aanvullende wetgeving. Conform de Zeeuwse norm weerbare overheid is de gedragscode niet ouder dan 5 jaar.
• In het personeelshandboek zijn meldingsformulieren opgenomen met betrekking tot integriteit zoals het melden van nevenwerkzaamheden en belangen.
• Wij maken de nevenwerkzaamheden van de leden van het Management team openbaar via de gemeentelijke website.
Vertrouwenspersonen:
• We hebben twee interne vertrouwenspersonen aangesteld en één externe vertrouwenspersoon op het gebied van ongewenst gedrag en (vermoedens van) misstanden. Op het intranet is te vinden wie de vertrouwenspersonen zijn. De taken van de vertrouwenspersonen zijn beschreven in de Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag op het werk en de Regeling melden vermoeden misstanden.
Integriteit bij werving en selectie:
De gemeente handelt conform de eisen die gesteld worden aan screening van medewerkers in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Zeeuwse Norm weerbare overheid. Dit houdt in:
• BIO 7.1.1. Screening: verificatie van de achtergrond van alle kandidaten voor een dienstverband behoort te worden uitgevoerd in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving en ethische overwegingen en behoort in verhouding te staan tot de bedrijfseisen, de classificatie van de informatie waartoe toegang wordt verleend na de vastgestelde risico’s te zijn.
• Zeeuws norm weerbare overheid, hoofdstuk 2 integriteit van bestuur en medewerkers:
o Voordat met de geselecteerde kandidaat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, wordt de kandidaat verzocht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.
o De geselecteerde kandidaat wordt gewezen op de verplichting tot het afleggen van de ambtseed of belofte.
• Bij nieuwe medewerkers die werkzaam zijn in het veiligheidsdomein gerelateerd aan de ondermijningsaanpak word een screening uitgevoerd voor aanvang werkzaamheden.
• Bij de werving en selectie van medewerkers besteden wij aandacht aan integriteit. Zo vragen wij referenties na als wij dit noodzakelijk vinden en controleren wij de originele diploma’s en getuigschriften. Voor aanstelling of inleen wordt aan kandidaten het bezit van een verklaring omtrent gedrag (VOG) als vereiste gesteld.
• Integriteit komt tijdens selectiegesprekken aan de orde via het voorleggen van integriteitsdilemma’s. Bij het afleggen van de eed of belofte wordt aandacht besteed aan integriteit. Bij inhuurkrachten of stagiaires gebeurt dit bij aanvang van de werkzaamheden. Zij tekenen tevens een integriteitsverklaring waarin zij verklaren de organisatie-afspraken na te leven.
• Alle nieuwe medewerkers (inclusief tijdelijke krachten) doorlopen een introductiesessie integriteit. Hierin wordt het integriteitsbeleid toegelicht en worden gezamenlijk dilemma’s behandeld. Naast integriteit doorlopen de nieuwe medewerkers een sessie over:
o agressie en geweld
o informatiebeveiliging
o privacy
Afleggen eed of belofte
Op basis van de Ambtenarenwet moeten alle nieuwe werknemers de eed of belofte afleggen. Na het afleggen van de eed of belofte ondertekenen de werknemers en de afnemer van de eed of belofte een formulier. Dit formulier wordt opgenomen in het persoonsdossier. Medewerkers die niet in dienst zijn, zoals inhuurkrachten en stagiaires, ondertekenen een integriteitsverklaring. Daarin staat dat zij de integriteitsregels zullen naleven.
Geschenken
In de gedragscode integriteit zijn voorschriften opgenomen over hoe werknemers omgaan met relatiegeschenken, giften en diensten. Een werknemer meldt relatiegeschenken, giften en diensten bij de leidinggevende ter bespreking.
Maatregelen gericht op informatiebescherming
Wij stelden voorschriften vast voor het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Verder namen wij maatregelen die beogen te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.
• Zo zijn in de gedragscodes voorschriften opgenomen die betrekking hebben op de informatiebescherming en het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Daarnaast is er een Protocol e-mail, internet- en telefoongebruik voor het gebruik van e-mail, telefoon en internet.
• Instructies gebruik social media is een richtlijn voor het gebruik van sociale media.
• Op basis van de BIO is er voor alle medewerkers en contractanten die gebruikmaken van de informatiesystemen en -diensten de verplichting om binnen drie maanden na indiensttreding een training informatiebeveiligingsbewustzijn succesvol gevolgd te hebben (BIO 7.2.2.2).
Bewustwording:
Integriteit vraagt voortdurend aandacht. Wij bespreken dan ook periodiek het onderwerp integriteit. Dit doen wij door:
• Aandacht voor integriteit bij het afleggen van de ambtseed/belofte bij de gemeentesecretaris.
• Binnen 3 maanden na start van de werkzaamheden volgen alle nieuwe medewerkers en tijdelijk personeel de online introductiesessie integriteit (e-learning). Hierin wordt integriteit uitgelegd en worden integriteitsdilemma’s besproken.
• Iedere werknemer wordt geacht eens per 5 jaar een bewustwordingssessie te volgen. Hierin worden naast integriteit ook de onderwerpen ongewenst gedrag, privacy en informatiebeveiliging besproken.
• Het integriteitsbeleid is een vast onderdeel van het personeelsbeleid. Het is een vast punt in een functionerings- en beoordelingsgesprek en op een werkoverleg.
• Wij zijn als gemeente Veere een lerende organisatie. Daarom bekijken wij hoe wij kunnen leren van integriteitsschendingen mochten deze zich hebben voorgedaan.
• Daarnaast informeren wij de organisatie over de route om integriteitsdilemma’s te bespreken. Zo proberen wij vooraf elkaar te behoeden van valkuilen.
Verantwoording:
• We verantwoorden ons jaarlijks over het gevoerde integriteitsbeleid in een jaarrapportage. Wij maken deze verantwoording openbaar via de gemeentelijke website. De vertrouwenspersonen maken een verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3
Uitvoering van integriteitsbeleid – ambtelijk
Onderdeel van Beleidsnota Fraude, Integriteit en Misbruik & Oneigenlijk gebruik gemeente Veere