Indien zich de noodzaak voordoet een nieuwe reserve/voorziening in te stellen, gebeurt dit bij besluit van de gemeenteraad. Het budgetrecht ligt namelijk bij de gemeenteraad. In het raadsbesluit dient in ieder geval de volgende bestanddelen opgenomen te zijn:
het doel (aard en reden) waarvoor de reserve wordt gevormd;
historische achtergrond (het motief voor instelling en de voeding);
soort;
looptijd ofwel maximale duur (start- en einddatum van de reserve);
de gewenste of noodzakelijke minimale omvang en/of maximale hoogte (benodigde minimaal/maximaal peil);
de omvang en de wijze van stortingen of onttrekkingen (structureel of incidenteel);
de ontwikkelingsplanning.
algemene opmerkingen
Hierna volgt een toelichting van de bovengenoemde variabelen. Voor het gemak moet overal waar reserve geschreven is, reserve/voorziening gelezen worden, tenzij nadrukkelijk iets anders is vermeld.
Doel (aard en reden)
Hieronder beschrijven we kort en bondig het doel van de reserve. Deze omschrijving sluit aan bij de toelichting op de balans, als onderdeel van de jaarrekening. Buiten de Algemene Reserve heeft elke reserve een bepaald doel of bestemming.
Historische achtergrond
Bij de historische achtergrond geven we zo nodig aan hoe de reserve/voorziening is ontstaan en/of geven we overige van belang zijnde (aanvullende) informatie.
Soort
Hier geven wij aan of het gaat om een: a. Algemene reserve b. Bestemmingsreserve c. Voorziening Bij ‘soort’ is ook aangegeven of het gaat om een structurele dan wel om een incidentele reserve. Veel bestemmingsreserves zijn incidenteel.
Looptijd
Vaststelling van de duur van een reserve/voorziening bevordert de beheersbaarheid. Zoals in de inleiding van dit hoofdstuk is aangegeven zijn er incidentele reserves maar ook structurele (oneindige) reserves. Een bestemmingsreserve kan beter worden gelimiteerd in looptijd.
Benodigd minimaal/maximaal peil
Het aangeven van een bodem en plafond van een reserve voorkomt dat een reserve ontoereikend of meer dan toereikend is. Het is echter niet eenvoudig dit per reserve/ voorziening aan te geven. Daar waar mogelijk zijn normbedragen aangegeven.
Stortingen
De stortingen formuleren we zoveel mogelijk voorwaardelijk.
Onttrekkingen
De onttrekkingen formuleren we zoveel mogelijk voorwaardelijk.
Ontwikkelingsplanning
Afhankelijk van verwachte resultaten.
Algemene opmerkingen
Hier bespreken wij in het kort enkele zaken over de reserve. Daarbij kan gedacht worden aan verleende mandaten aan het college voor onttrekken uit de reserve.
Mutaties reserves: toevoegingen en onttrekkingen
In de begroting wordt een zo reëel mogelijk beeld gegeven van de toevoegingen en aanwendingen van de reserves in een bepaald jaar. Nieuwe toevoegingen en aanwendingen worden (tussentijds) in principe alleen via een raadsvoorstel of raadsrapportage tot stand gebracht. Toevoegingen c.q. aanwending van reserves gebeurt altijd bij besluit van de gemeenteraad.
Toevoegingen
Toevoegingen aan reserves worden door de raad goedgekeurd via het vaststellen van de begroting/jaarstukken of middels een van de bestuursrapportages.
Toevoegingen in de jaarstukken worden aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd. Daarboven is een raadsbesluit vereist.
Onttrekkingen
Onttrekkingen aan reserves vinden plaats na besluit van de raad via het vaststellen van de begroting/jaarstukken of middels een van de bestuursrapportages.
Onttrekkingen in de jaarstukken worden aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd. Daarboven is een raadsbesluit vereist.
Onttrekkingen uit reserves ten gunste van de exploitatie zijn gelijk aan de bijbehorende werkelijke lasten.
Mutaties voorzieningen: toevoegingen en aanwendingen
Zoals al is vermeld, dient een voorziening de omvang te hebben van de betreffende verplichting (of risico). De voeding van de voorzieningen vindt plaats via de exploitatie, maar de aanwendingen geschieden rechtstreeks ten laste van de voorziening. Vanuit dit startpunt is duidelijk dat ook toevoegingen aan voorzieningen een besluit van de gemeenteraad vereisen (normaal gesproken via de begroting of een wijziging daarop).
Toevoegingen
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door de gemeenteraad bepaalde kaders opgenomen in bijvoorbeeld de beheer- en onderhoudsplannen. Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt.
Artikel 4.1
Bestemmingsreserves en voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Bergeijk 2024 - 2028