Uitzonderingenlijst vervanging:
Fysieke poststukken die niet voor vervanging in aanmerking komen:
- - Indien het proces nog (deels) op papier verloopt
- - Alle processen met betrekking tot de registratie van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen door Burgerzaken.
- - Alle processen rondom de verwerking van facturen.
- - Informatie die wettelijk verplicht op papier bewaard moet worden (aangetoond door de proceseigenaar (o.a. bankgarantie)
- - Informatie die technisch niet te scannen is (bijvoorbeeld groter dan A0 formaat);
- - Informatie die speciaal ingebonden, te kwetsbaar of van slechte kwaliteit is;
- - Informatie met een cultuurhistorische waarde, gekenmerkt door:
- - De uiterlijke vorm is belangrijk voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
- - Het heeft een esthetische of artistieke waarde;
- - Het heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals een zegel of watermerk;
- - Het heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.