Dit participatiebeleid heeft tot doel om handvatten te bieden aan medewerkers van gemeente Rijswijk. Voor een meer eenduidige werkwijze en ook voor beter contact met de Rijswijkse inwoners, ondernemers en partners. Daarom staat in bijlage 1 een concreet stappenplan uitgewerkt voor het ontwerpen van participatieprocessen. Om een goed procesontwerp te kunnen maken, is het belangrijk dat ook interne stakeholders goed zijn aangehaakt. Voor succesvolle participatie zijn een open houding, gespreksvaardigheden en inzicht in groepsdynamieken cruciaal. Dit is nodig om te kunnen horen wat de ander zegt en daarop te kunnen aansluiten en reageren. Vaardigheden zijn daarbij nodig en ook het besef dat de medewerkers het gezicht van de gemeente zijn.
Goed samenspel intern
Participatie is nooit een doel op zich. Het draagt bij aan beter beleid of een beter project. Daarom zijn opdrachtnemers leidend. Denk aan projectleiders of beleidsadviseurs. Maar, goede participatie organiseren zij niet alleen. Andere collega’s hebben een rol omdat zij bijvoorbeeld veel ervaring hebben met de wijk, straat of doelgroepen waarover het gaat. Of, omdat zij kunnen helpen bij goede communicatie. Het is daarom belangrijk om collega’s op tijd te betrekken en zo het intern samenspel in de voorbereiding en bij de uitvoering goed te organiseren. Collega’s die een rol hebben zijn: vakcollega’s met een opdracht (initiatiefnemer), vakcollega’s die kunnen helpen kaders duidelijk te krijgen (bijvoorbeeld juridisch of financieel), de coördinator participatie, communicatieadviseurs en collega’s die de wijken goed kennen.
Gezicht van gemeente Rijswijk
Inwoners wonen vaak jarenlang op dezelfde plek. Zij ervaren dag in dag uit wat hun omgeving zo fijn maakt, wat er mist of beter kan. Zij zijn betrokken bij hun straat en hun buurt. Een betrokken inwoner verwacht ook een betrokken gesprekspartner. Iemand die luistert, deskundig is en weet wat er speelt. Die verwachting is soms lastig waar te maken in een tijd waar collega’s en teams wisselen. Het is belangrijk om zich bewust te zijn van de verwachtingen die er zijn bij inwoners. En, om er recht aan te doen.
Dat kan door:
inwoners niet ‘van het kastje naar de muur te sturen’. Heeft een inwoner een vraag of idee waar jij niet direct het antwoord op weet, noteer de vraag en zoek uit welke collega’s verder kunnen helpen.
een warme overdracht bij personeelswisselingen. Verdwijn niet zomaar uit beeld. Laat weten dat een nieuwe collega jouw functie overneemt en op welke manier je ervoor zorgt dat diegene snel op de hoogte is.
het contact minder persoonsafhankelijk te maken. Bijvoorbeeld, heel praktisch, door te mailen vanuit een organisatiemailbox in plaats van persoonlijke mailadressen.
Een eenduidige werkwijze
Om te zorgen dat participatie niet alleen iets is dat we belangrijk vinden, maar iets wat we ook doen, starten we met een vaste werkwijze bij participatietrajecten. Het stappenplan in de bijlage (1) maakt die werkwijze concreet. Deze werkwijze past binnen de vier uitgangspunten voor participatie die vastgesteld zijn in de participatieverordening.
Hoofdstuk
Artikel 5.4.
Medewerkers in positie
Onderdeel van Participatiebeleid Eén gemeenschap, één stad: samen bouwen we Rijswijk