Inleiding

Deze beleidsregel gaat over het beleid van de gemeente 's-Hertogenbosch over briefadressen in de basisregistratie personen (BRP). Een briefadres is een adres waar iemand niet woont, maar waar brieven en andere poststukken in ontvangst worden genomen.

De gemeente heeft niet veel beleidsruimte. De regels zijn grotendeels opgenomen in de wet BRP. Een belangrijke hoofdregel in de wet is dat een briefadres alleen mogelijk is als een woonadres ontbreekt. In andere woorden: pas als iemand geen adres heeft waar hij of zij (het meeste) verblijft, is een briefadres mogelijk. Inwoners worden dus zo veel mogelijk ingeschreven op een woonadres.

Er is een belangrijke uitzondering op deze hoofdregel. Om privacy en praktische redenen kan iemand die in een zorginstelling of gevangenis verblijft ook een briefadres kiezen.

Het doel van deze beleidsregel is om registratie op een briefadres mogelijk te maken voor iedereen die dat nodig heeft, waaronder kwetsbaren. Daarnaast geeft de beleidsregel handvatten om misbruik tegen te gaan.

Aanleiding voor deze nieuwe beleidsregel

Op1 januari 2022 is de wetgeving rondom briefadressen aangepast. Sindsdien is de gemeente verplicht om ambtshalve een briefadres op te nemen als een woonadres ontbreekt. Vóór die datum was de gemeente alleen bevoegd (niet verplicht) om een briefadres op te nemen als een woonadres ontbreekt. Deze verplichting geldt uitdrukkelijk alleen als een woonadres ontbreekt. Overnacht iemand bijvoorbeeld op twee of meer adressen, dan is zijn ‘woonadres’ het adres waar hij het meest overnacht.

In deze nieuwe beleidsregel verwerken we de ervaring die we in de praktijk met de nieuwe wetgeving hebben opgedaan. Ook leggen we vast op welke manier de gemeente maatwerk kan leveren bij het verstrekken van briefadressen. We hebben de beleidsregel daarnaast in eenvoudigere taal opgesteld.

Stukken overleggen bij een aanvraag

In de artikelen 3, 4, 5 en 6 van de beleidsregel wordt gesproken over het overleggen van documenten. Hieronder worden de documenten toegelicht.

  • - Formulier “Aanvraag briefadres”
  • - De gemeente stelt formulieren beschikbaar waarmee een briefadres aangevraagd wordt. Het formulier bevat in ieder geval de datum van aangifte, de persoonsgegevens van de aanvrager, het oude adres en de gegevens van het briefadres.
  • - Formulier “vragenlijst briefadres”

    Als een woonadres ontbreekt (artikel 3 van de Beleidsregel) moet de aanvrager een vragenlijst invullen. Uit de vragenlijst briefadres blijkt in ieder geval de reden voor het aanvragen van een briefadres, de verblijfsadressen van de afgelopen 3 maanden, de verblijfsadressen voor de komende 3 tot 6 maanden, het adres waar privébezittingen bewaard worden en eventueel de gegevens van een hulpverlener.

  • - Een bewijs van verblijf in de instelling
  • - Als de aanvrager in een instelling verblijft (artikel 4) moet de aanvrager een bewijs overleggen dat hij in de instelling verblijft. Dat kan een huurovereenkomst zijn, of een verklaring van het hoofd van de instelling. Als dit bewijs ontbreekt, neemt de gemeente zelf contact op met de instelling om na te gaan of de aanvrager daar inderdaad verblijft.
  • - Formulier “Toestemming voor een briefadres”
  • - Er is altijd een persoon (een natuurlijk persoon of rechtspersoon) die de poststukken voor de aanvrager in ontvangst neemt. Deze ‘briefadresgever’ moet toestemming geven voor het gebruiken van zijn adres als briefadres. De briefadresgever heeft een aantal belangrijke verantwoordelijkheden. Hij moet de inhoud van de poststukken bijvoorbeeld met de aanvrager te delen. Ook moet hij de gemeente informatie kunnen geven over de verblijfplaats van de aanvrager, zolang die het briefadres bij hem heeft.
  • - Een geldig identiteitsbewijs van de aanvrager en de briefadresgever
  • - De aangever overlegt een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs van zichzelf als van de briefadresgever. Zo kunnen we de identiteit deugdelijk vaststellen.